10 consejos para dejar de perder el tiempo y organizarse mejor

Saber gestionar eficazmente el tiempo permite que podamos llegar a todo de forma relajada. Compaginar la vida profesional, familiar y personal no es nada sencillo. Muchas personas dicen que son incapaces de ser puntuales, de abarcarlo todo o de no dispersarse. Es cierto que el día tiene 24 horas y que no podemos hacer todo lo que nos gustaría, pero si aprendemos a organizarnos, todo encaja mejor.

Analiza en qué pierdes tiempo

Antes de empezar a gestionarlo es mejor saber dónde se te escapa. Lleva una agenda y anota en ella cada pérdida de tiempo, bien sea porque te dispersas pensando en las musarañas mientras redactas algo en el ordenador, o porque dedicas demasiado rato a un juego en el móvil, o a las horas que ves la tele o el simple hecho de dedicar tiempo de más a escoger la ropa que te pones cada día. Puede también que pierdas el tiempo en buscar la manera perfecta de redactar algo. Simplemente, anota todas tus pérdidas de tiempo.

Una vez analizado, puede que te tires de los pelos por ver la cantidad de ratos desaprovechados que tenemos en nuestra vida. Después del shock, introduce medidas de corrección. Haz una lista de actividades que vas a abandonar o a limitar el tiempo que les dedicas. Y actúa. Por ejemplo, si te relaja jugar con el móvil u ordenar fotos en el teléfono, no tienes que dejarlo de hacerlo, pero sí decidir dedicarle solo diez minutos después de una reunión tensa o solo en el trayecto del metro.

Cambia el tiempo que dedicas a lo inútil por nuevas actividades o hábitos saludables

Muchas personas se quejan de no tener tiempo para comer de forma sana porque implica cocinar, para realizar ejercicio porque no lo cuadran con la agenda o para ponerse crema hidratante porque van como los bólidos por la mañana. Ahora que has analizado en qué pierdes tu tiempo, trata de sustituirlo. Se pueden hacer programas de ejercicio en casa (asesorado por un preparador físico) de solo media horita, o incluso menos, que pueden sustituir perfectamente media hora de televisión o de entretenimiento con las redes sociales. Una manera de introducir hábitos de vida saludables es sustituirlos por otros que lo son menos o que crees que te aportan poco.

Lleva una agenda en la que apuntes todo con un sistema de colores

Lo que no está apuntado, no existe. Lo ideal es llevar una sola agenda que contenga tus temas personales y profesionales. Si las llevas por separado, llega un momento en el que terminas solapando actividades. Para facilitarte a nivel visual la organización del día, te aconsejo anotarlo todo, absolutamente todo. Al principio uno cree que pierde tiempo llevando esta organización, pero todo cambio de hábitos requiere su tiempo. Una vez que te acostumbres verás lo fácil que es. Yo utilizo un sistema de colores con los subrayadores para diferenciar cada actividad. Mis pacientes presenciales van en amarillo, los de Skype en lápiz, las conferencias en fosforito naranja, el deporte en verde y las intervenciones en prensa y medios en rosa. Así, nada más abrir la agenda, con un golpe visual, integro perfectamente mi día y la semana.

Yo anoto todo, el trabajo, las horas de escribir artículos, el deporte, incluso el tiempo que tengo que dedicar a los recados. Si dejas el deporte y los recados para cuando te sobre tiempo, al final, nunca sobra. Y escribo todo con lápiz, de tal forma que mi agenda nunca está llena de tachones. Esto me agiliza los cambios.

Establece prioridades

Si estás deseando realizar actividades a las que nunca les encuentras el tiempo, una de dos, o no son tan importantes para ti o no les estás dando la categoría que se merecen. Tener tiempo para ti es un derecho. No te ningunees. Redacta una agenda, por escrito, que permita compaginar tus responsabilidades profesionales o las del hogar con tiempo para ti. Si no lo anotas como algo de tu día a día, siempre estarás esperando tener tiempo que sobre para poder dedicártelo. Siento decirte que es complicado que nos sobre tiempo salvo que tú le hagas espacio a lo que deseas.

Haz planes posibles

Ni somos superman ni superwoman. No podemos llegar a todo. Así que trata de gestionar una agenda posible. La idea de encajar la agenda como el Tetris y llegar al final de día con la mitad de las tareas sin cumplir, te genera sensación de frustración e ineficacia. No llegas no porque no seas capaz. La mayoría de veces no llegas porque es un imposible. Si tienes trabajo fuera y tu pareja también, pide ayuda doméstica. A pesar de que las tareas de la casa son cosa de la pareja, muchas mujeres, sobre todo ellas, no quieren delegar esta tarea pensando que si lo hacen interpretan que no son capaces de ocuparse de las obligaciones de la casa. Pero de lo que no eres capaz es de llevar dos trabajos tan intensos a la vez. Este suele ser un tema de conflicto de muchas terapias de pareja. Pide ayuda y coge tiempo para relajarte si tu economía te lo permite. No estás tirando el dinero, estás cuidando tu tiempo y tu salud. Y delega. Si siempre lo haces tú tendrás que ocuparte siempre de ello.

Sé puntual, calcula los traslados

La puntualidad es un signo de respeto hacia el tiempo de la persona con la que has quedado. Ser impuntual es la mejor manera de sentar las bases de un mal profesional. Nadie confía en quien empieza fallando llegando tarde. Muchos son los que dicen que les cuesta la vida ser puntuales y que desconocen en qué pierden el tiempo. La puntualidad se consigue simplemente haciendo cálculo. Calcula cuánto tiempo te lleva vestirte, desayunar, el traslado en coche, la reunión, hacer compras. Calcúlalo de forma fiable y formal. Y deja siempre un margen de error. Es preferible que esperes tú a que hagas esperar a los demás. Si tardas media hora en arreglarte y desayunar no digas que estarás en la oficina en media hora. Cuenta con el desplazamiento, el atasco y los infortunios que puedas tener. No hay nada más desesperante que esperar a alguien que te ha dicho que en cinco minutos está y la espera se termina convirtiendo en media hora. Esa reunión empieza ya con mal humor y cambiar las expectativas negativas que se han generado será complicado.

Lleva reloj

Los móviles han jubilado a muchos relojes de pulsera y no llevarlo es una forma de descontrolar el tiempo. No siempre tienes el móvil a mano para calcular si puedes seguir con la llamada o si tienes que acabar con la reunión. Tener un reloj de pulsera permite tener una referencia constante del tiempo.

Deja un margen de unos minutos entre una actividad y otra

Si entras en una reunión inmediatamente después de salir de otra, el cerebro no habrá desconectado del pasado y no podrá meterse en el presente. Te sentirás aturdido, agobiado, despistado. Deja siempre un margen de unos minutos para mentalizarte con lo que viene a continuación: poder ver el tema del que se va a hablar, qué personas van a asistir a la reunión, con cuánto tiempo cuentas, etc.

Aprende a decir que NO

Cada vez que das un sí que no deseas, terminas por cargarte de trabajo y de mal humor. Decir que no es una respuesta con la que la otra persona cuenta. Así que no tengas miedo. Tu tiempo es importante, aunque sea para elegir perderlo. Las personas tienen miedo a decir que no porque sienten que así fallan a los demás, pero también te estás fallando a ti mismo: a tu tiempo, a tu espacio, a tu paz, a tu salud. Aprender a decir que no es el primer paso para vivir con serenidad. Verás cómo ganas mucho tiempo para ti.

Dale carpetazo al perfeccionismo

La exigencia y el perfeccionismo nos llevan a perder mucho tiempo en nimiedades que luego nadie valora. Y además, la búsqueda de la perfección tiene un enorme hándicap, y es que nunca la encuentras. Cuando algo está realmente bien, te hace pararte, pensar y buscar en qué podría estar todavía mejor. Las personas perfeccionistas terminan por enlentecer el ritmo del grupo y no siempre es fácil trabajar con ellos en equipo.

El tiempo es oro y saber aprovecharlo es uno de nuestros más preciados bienes. Aprovechar el tiempo significa disfrutar de él, no meter cientos de actividades a presión.

Fuente: https://blogs.elpais.com/plena-mente/2017/03/10-consejos-para-dejar-de-perder-el-tiempo-y-organizarse-mejor.html

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