10 Cosas Que Debes Hacer Para Organizar El Tiempo Mejor

Organizar el tiempo siempre ha sido un GRAN RETO para la humanidad.

Y si no, que se te lo digan a tí, que no encuentras un segundo porque vas literalmente corriendo de aquí para allá.

Por suerte existen 10 cosas que puedes hacer para mejorar tu gestión del tiempo y, por tanto, vivir más tranquilo y poder hacer más cosas en menos tiempo.

¿Magia? No. Estrategia.

Verás, personalmente entiendo la productividad como priorizar las tareas que tengo que completar en función de las áreas importantes de mi vida (finanzas, salud física/mental/espiritual y relaciones). Es algo así como hacer más cosas IMPORTANTES en menos tiempo para MAXIMIZAR el retorno de inversión de tu tiempo.

Maximizar el tiempo que inviertes para i) liberar tiempo para hacer otras cosas; ii) liberar tiempo para "no hacer nada". La clave es que quien decide que hacer con ese "tiempo liberado" eres tú.

Es por ello que hoy he recopilado 10 cosas que debes hacer para organizar el tiempo mejor...

1. Establece Tu Propósito (y Tus Valores) En La Vida: Necesitas un mapa de hacia dónde te diriges en la vida para que lo que haces cada año, cada mes, cada semana, cada día y cada hora cobre sentido. Si todavía no has establecido tu propósito en la vida lee este artículo.
2. Establece Metas Alineadas Con Tu Propósito y Tus Valores: Para organizar tu tiempo es fundamental que ANTES hayas establecido POR ESCRITO qué metas quieres lograr en las áreas importantes en tu vida. Una buena idea sería leer este artículo sobre cómo establecer metas en 3 pasos.
3. Utiliza Un Gestor De Tareas En Tu Smartphone (¡Sácalo Todo De Tu Cabeza!): No te puedes imaginar la "tranquilidad mental" que me da utilizar un gestor de tareas en mi smartphone. La clave es crear tantos proyectos como áreas sean importantes para tí en la vida. Para que te hagas una idea las áreas que son importantes para mi son las mismas que tienes a la derecha de este blog como categorías. ¿Que aparece una nueva tarea que quiero/tengo que hacer para lograr alguna meta? Abro mi gestor de tareas, apunto la tarea en el proyecto que corresponda, le pongo fecha (si aplica) y espero a que el día "D" mi gestor de tareas me avise. Suelo ser MUY DETALLISTA al apuntar las tareas: Apunto, si es que aplica, qué, quién, cuándo, dónde, cómo y por qué.
4. Utiliza Una Agenda/Calendario: Sí, debes tener una agenda/calendario donde registrar tus compromisos diarios. Yo tengo compromisos "recurrentes" (mis hábitos matinales, revisar emails a las 11am y a las 16pm (no siempre lo consigo, te diré)) y compromisos "puntuales" (p.e. una reunión, una comida). Puede ser en papel o en electrónico. Personalmente prefiero electrónico, pero para gustos los colores.
5. Escribe Un Diario Personal: Es la mejor manera de convertirte en estudiante de tu vida. Si lo pones por escrito te darás cuenta de cosas que podrías haber mejorado (y lo normal es que la siguiente vez lo hagas mejor). Es el mejor uso y la mejor inversión que puedes hacer de 10 minutos de tu día. Tú mismo te lo agradecerás cuando lleves ya 6 meses escribiendo en tu diario CADA DÍA y revisando periódicamente (p.e. semanalmente y anualmente) tus progresos. Y no te digo nada de tu familia si decides, como yo, imprimir en papel (aparte de guardarlo en una nube), tus diarios anuales (365 entradas con 365 fotos por cada año). 100% recomendable. Personalmente utilizo esta app y la verdad es que estoy MUY CONTENTO.
6. Descansa y Desconecta (Al Menos 1 Día a La Semana): Si eres como yo y dedicas tiempo a un proyecto que te apasiona, puedes "caer en la tentación" de no desconectar ni un sólo día de la semana (¡incluso en vacaciones!). Error. Te recomiendo que desconectes AL MENOS 1 día a la semana de todo (¿el domingo?) y, desde luego, en vacaciones al 100% para disfrutar de familia, amigos y hobbies. Volverás con más energía y nuevas ideas, ya que tu mente subconsciente siempre sigue trabajando aunque tú, conscientemente, estés "de vacaciones".
7. Crea Una Rutina De Meditación y Ejercicio Diario: La meditación te ayudará a relativizar tus problemas, encontrar soluciones creativas y vivir más el presente, mientras que el ejercicio ES CLAVE para mantener tu vitalidad, tu peso y tu ánimo. La rutina que actualmente estoy desarrollando incluye 3 minutos de meditación, 7 minutos de ejercicio y 15 minutos de carrera contínua alrededor de casa.
8. Aprende a Delegar (Pero Supervisa): No te cargues con todo. Aprovechate del tiempo y el talento de OTROS para terminar determinadas tareas. Eso sí, acuerda previamente con ellos un plan de acción, unos resultados, unas fechas límite y supervísales por el camino para que todo salga bien.
9. Deja Espacio En Tu Agenda Para "Imprevistos": Un error que yo mismo cometí al comenzar a mejorar mi gestión del tiempo fue no dejar ningún hueco libre en mi calendario. ERROR ENORME. Los imprevistos ocurren (p.e. una llamada, una reunión, un email importante y urgente, un día de baja productividad) y deberías dejar tiempo en tu calendario para "reordenar" tus tareas cuando lleguen esos imprevistos.
10. Planifica En Tu Agenda Cuándo "Procesar Emails", "Leer Whatsapps", "Mirar Facebook": Planificalo, así no estarás CONSTANTEMENTE pendiente de los emails que te hayan enviado o de los whatsapps o de Facebook. Personalmente lo tengo planificado de 11am a 12pm y de 16pm a 17pm. No siempre se cumple, sin embargo, como cualquier hábito, comenzar con planificarlo y empezar a cumplirlo es un paso. A partir de ahí sólo puedes MEJORAR.

Espero que estas ideas, que personalmente aplico, te resulten útiles para convertirte en una persona productiva y más en control de tu día a día.

Un fuerte abrazo,
Pablo García-Lorente

PD: Si estas ideas te han ayudado al menos un poco a organizar el tiempo mejor escribeme un comentario más abajo.