Esta semana será intensa en Emprendelove, la comunidad para emprendedoras soñadoras que creé antes del verano. Hoy comienza un reto sobre organización del tiempo a través del cuál queremos ayudarte y motivarte para empezar a gestionar tu tiempo de forma óptima y rendir al máximo durante las horas que dedicas a tu emprendimiento digital.
Emprender no es fácil y si alguien te dice que con abrir un blog y empezar a escribir empezarás a generar ingresos instantáneos, desconfía. Y si decides confiar en sus consejos y te funcionan, por favor, antes de irte a alguna isla paradisíaca, acuérdate de nosotras y cuéntanos quién te ha iluminado la vida para apuntarnos también.
Las cosas buenas de la vida, esas capaces de hacernos cambiar, crecer y progresar, nunca son sencillas. La suerte tampoco tiene nada que ver. Si consigues cumplir tu objetivo y hacer realidad tu idea no será en un día ni por suerte, a no ser que tengas un contacto ya conocido que te de un empujoncito inicial. Será gracias a tu esfuerzo, perseverancia, ilusión y dedicación. Tu nivel de compromiso será el detonante para alcanzar el éxito, my friend.
Todavía puedes apuntarte al reto Consigo lo que me Propongo desde el siguiente botón:
ME APUNTO AL RETO
Si lo haces después del lunes 12 de septiembre, recibirás la clase que toque ese día pero podrás acceder al material anterior. Si estás 100% comprometida con tu idea genial y dispuesta a ponerte las pilas para rendir al máximo en tu proyecto online, estoy segura de que te pondrás al día enseguida y serás capaz de seguirnos el ritmo sin problema.
Y para ir calentando motores, hoy quiero compartir contigo 10 técnicas para aumentar tu productividad hasta el infinito. Son diferentes formas de hacer una misma cosa: sacar el máximo partido a esas horas que dedicas a tu idea genial. Todas funcionan y pueden ayudarte a seguir creciendo, pero dependiendo del tipo de negocio que tengas, verás que unas te van mejor que otras.
Ya sabes, todo es personalizable y adaptable, pero tienes que trabajar hoy en adaptar lo que aprendes a tus valores y los de tu marca para ver los resultados mañana. Ya te dije que no era fácil y dependiendo de tu nivel de compromiso y el número de horas que puedas dedicarle, cumplirás tus objetivos marcados antes o después.
Y una vez aclarado que eres tú quién tiene la última palabra ¿qué te parece si empezamos?
Esta técnica es una de las más efectivas y sencillas que conozco. Consiste en dividir el tiempo diario que quieres dedicar a tu proyecto en porciones, secuencias o "pomodoros" de 25 minutos. Durante esos 25 minutos no debes hacer otra cosa que la tarea que has escogido para esa secuencia de tiempo.
Una vez has finalizado esta tarea y termina el pomodoro, descansas 5 minutos y comienzas otra secuencia de tiempo. En esta nueva secuencia puedes seguir trabajando en la actividad anterior si no pudiste terminarla en la porción de tiempo anterior o comenzar una nueva. Tú eliges.
Tras finalizar una secuencia de 4 pomodoros, descansas un periodo más largo, 15 minutos. Esta es la ocasión ideal para tomar un tentempié (mermelada... ¡ñam), dar un paseo, hacer ejercicio, una ducha rápida... El objetivo es desconectar y que tu cerebro descanse y deje de pensar en trabajo, trabajo, trabajo para cargar las pilas de verdad.
Los descansos de 5 minutos son muy importantes. Estas paradas dan a tu mente el tiempo mínimo necesario para tomar un respiro, desconectar un poco y prepararse para rendir al máximo durante la próxima secuencia. Aunque te parezca un periodo de tiempo ridículo, no te lo saltes o esta técnica no te ayudará tanto como debería.
Parkinson decía exactamente:
Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realización, y en consecuencia, el tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible.
¿Qué conclusión podemos sacar de sus palabras? Muy sencillo. Si anotas que tienes una tarea urgente que te ocupará 2 pomodoros llevar a cabo... Te llevará ese tiempo porque es el que has asumido como disponible.
¿Por qué no retarte a ti misma y planificar esa tarea para una sola secuencia de 25 minutos? Cuánto menos tiempo tengas para realizar una tarea, más te concentrarás en llevarla a cabo. Con esto no te digo que si, como yo, te dedicas al diseño web, decidas montar una web en 25 minutos... No es realista.
Lo que si puedes hacer es dividir esa tarea urgente en miniobjetivos por cumplir. Por ejemplo, en mi caso:
Pomodoro 1: Diseñar boceto del header.
Pomodoro 2: Diseñar paleta de colores y tipografias a partir del boceto.
Pomodoro 3: Crear web de pruebas con header, tipografías y colores seleccionados.
En 3 pomodoros, con dos descansos de 5 minutos, tengo mi plantilla base de pruebas lista y funcionando. Me ha llevado 3 sencuencias de 25 minutos, un total de 75 minutos. El tiempo real que suelo tardar en crear la primera prueba sin modificaciones.
¿Cómo lo ves? Ahora solo tienes que adaptarlo a tu idea para empezar a aplicarlo hoy mismo.
Según Pareto: el 80 por ciento de tus resultados los obtienes del 20 por ciento de tus esfuerzos.
Y antes de que digas nada o te pongas a calcular, ya te digo yo que siempre es así. El 80% de la riqueza del mundo, está controlada por solo el 20% de la población. El 80% de tus ingresos, proceden del 20% de tus clientes.
Puedes comprobarlo si quieres y me cuentas tus resultados, no creo que estén muy lejos de estos datos, pero si es así, sería genial conocer tus circunstancias para tener en cuenta lo que hace que la ley de Pareto no sea aplicable a tu proyecto.
Pero ¿cómo aplicar esto a la gestión de tu tiempo para rendir más? Algunos ejemplos prácticos:
Analiza cuál es ese 20% de actividades que te generan el 80% de tus ingresos y céntrate en ellas como principales y prioritarias.
Localiza a ese 20% de tus clientes que te aporta el 80% de tus ingresos y ofréceles una atención al cliente impecable.
Dedica el 80% de tu tiempo, fraccionado en Pomodoros, a esas actividades y esos clientes considerados VIP que alimentan tu proyecto online.
Si consigues descubrir qué actividades y clientes son las que hacen funcionar tu negocio y dedicas la mayor parte de tu tiempo a gestionarlas de forma correcta y mejorar tu eficiencia, no necesitarás aumentar el número de pomodoros diarios dedicados a tu actividad porque estarás trabajando en los puntos que realmente funcionan y precisan de tu dedicación diaria.
No pierdas el tiempo con actividades y clientes que no hacen crecer tu negocio y consumen tus horas y recursos. Céntrate en lo importante, en lo que funciona y ofrece lo mejor de ti a quién de verdad te necesita para crecer y desea trabajar contigo.
Recuerda, solo el 20% de tus clientes son los que aportan el 80% de los ingresos a tu proyecto online. Encontrarlos, mimarlos y cuidarlos debería ser una obsesión diaria para ti si de verdad estás comprometida al 100% con tu proyecto genial.
En sus propias palabras: El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua.
Esta idea ya empieza a resultarte familiar ¿cierto?
Y dime ¿qué conclusión puedes extraer de ella? ¡Exacto! El coste de la multitarea puede ser el caos de tu rutina diaria. Mantener el foco, dividir tus tareas principales en miniobjetivos, distribuirlas en diferentes pomodoros y liminar las que no son rentables, te va a ayudar a no interrumpir innecesariamente tu flujo de trabajo y perder el tiempo sin necesidad.
Una interrupción durante un pomodoro puede dar al traste con tu organización de ese día. Te descontrolará el tiempo y tendrás que reiniciar todas las tareas y tiempos marcados antes de retomar tu actividad... o lo que es peor, ir por libre ese día. Una simple interrupción, sí. Es el coste de perder la concentración y el foco.
¿Y cómo evitarlo? desconectando de todo lo que no necesites para desarrollar la tarea que tú misma has asignado a ese pomodoro: móvil, redes sociales, correo electrónico... y TODO es TODO. Sin excusas. En 25 minutos te aseguro que no se acabará el mundo y cualquier necesidad urgente puede esperar a tu descanso de 5 o 15 minutos sin problema.
Haz caso a Carlson y no caigas en la tentación de hacer mil cosas a la vez y ninguna a derechas. Además de estresante, no conseguir tachar objetivos diarios por falta de concentración es de lo más desmotivador.
Pero tranquila, que si una de esas distracciones es URGENTE, pero con mayúsculas, tenemos a nuestro amigo David Allen para ayudarte. No te frustres. No pasa nada por dedicar dos minutos a una tarea urgentísima que acaba de surgir en mitad de uno de tus pomodoros.
Si toma menos de dos minutos, hazlo ahora.
No lo dejes para después. Es cierto que puedes perder la concentración, pero son solo 2 minutos. Ni uno más. Un correo urgente a un cliente que lanza la web mañana y necesita una contraseña. Un aviso de retraso de un envío. Un recordatorio a los interesados en el curso que comienza mañana y cuya promoción especial finaliza en 4 horas.
Recuerda: menos de dos minutos.
No te cargues tus sencuencias y periodos de descanso por enviar un correo a una clienta potencial que te pregunta un montón de dudas sobre uno de tus servicios. Para responder emails de ese tipo puedes reservar el primer y último pomodoro de tu jornada laboral, mientras tanto, correo cerrado. Así evitamos la tentación ¿verdad?
Vamos al grano ¿de acuerdo? Si has llegado hasta aquí, ya habrás entendido la gran importancia de conocer al detalle las tareas que vas a realizar, los procesos que vas a seguir, cómo vas a gestionar las interrupciones dependiendo de su importancia y lo importante que será analizar al detalle los resultados de cada una de tus acciones...
Pero cuándo eliges tus tareas, Eisenhower te propone dos preguntas fundamentales para verificar si de verdad son necesarias o puedes tacharlas directamente de tu lista y prescindir de ellas:
¿Para cuándo? y ¿Para qué?
Ya sabes que si una tarea decides que ocupará dos pomodoros, ocupará dos pomodoros gracias a Parkinson. El tiempo se dilatará hasta el margen que te hayas fijado. De ahí la importancia de saber con exactitud para cuándo NECESITAS tener los resultados de esa tarea.
Si la fecha límite es el miércoles y estamos a lunes, no te queda otra que organizar los pomodoros de mañana en desglosar esa tarea y desarrollarla. Es URGENTE procesarla. Pero si la fecha es a largo plazo, puedes desglosar la tarea principal en diferentes objetivos y desarrollarla poco a poco, en varios pomodoros repartidos en días diferentes.
Pero aquí no termina la cosa... ¿Para qué la necesitas? ¿Cuál es el objetivo final de la misma? ¿De verdad es necesaria para el crecimiento de tu negocio? ¿Forma parte de ese 20% que te reporta beneficios? ¿O del 80% de relleno que te mantiene ocupada pero no productiva?
Sí, querida, aquí vas a tener que tener muy en cuenta la Ley de Pareto y que 20% de actividades y clientes de verdad te son rentables antes de decidir en qué tareas inviertes tu valioso tiempo. Recuerda, nadie dijo que fuera fácil.
Aunque este principio se considera falso desde el punto de vista científico, desde mi punto de vista, en ciertas ocasiones si puede ser aplicado. Repito: desde mi punto de vista. El principio es el siguiente:
Cada persona está sometida a múltiple ritmos biológicos que deben ser tenidos en cuenta para la programación de nuestras actividades.
Y ahora te cuento por qué yo si lo tengo en cuenta a la hora de aplicarlo a la forma en que gestiono y organizo de forma productiva mi tiempo. Soy mujer y como tal, a veces mi estado de ánimo depende de mi ciclo menstrual.
Si eres uno de los pocos emprendedores masculinos que me lee, seguro que te saltas esta ley, como si lo viera... Pero tranquilo, que no voy a entrar en detalles escabrosos o que puedan herir sensibilidades. Vamos, que no te voy a hablar de flujos, consistencias y demás...
Pero si es cierto que cuándo estoy menstruando, me encuentro más cansada tanto física como psicológicamente y tengo comprobado que no rindo igual. Sobre todo en verano, el calor, unido a la deshidratación, me abotargan.
Por lo tanto, mi forma de organizar mis pomodoros y seleccionar las tareas a llevar a cabo, dependen mucho de la etapa del ciclo en la que me encuentre. Otro detalle más a tener en cuenta. Si tienes la suerte de no notar cambios en tu productividad dependiendo de tu ciclo menstrual ¡enhorabuena! Puedes saltarte esta técnica a la torera.
Una variación aplicable al Principio de Pareto que divide de forma distinta los porcentajes e importancia de cada tarea. El método ABC no excluye las tareas que aportan menos beneficios, pero si las identifica como menos relevantes. En resumen:
GRUPO A: El 20% de las actividades origina el 80% de los resultados.
GRUPO B: El 30% de las actividades origina el 15% de los resultados.
GRUPO C: El 50% de las actividades tan sólo aporta el 5% de los resultados.
¿Qué te parece? No te vuelvas loca con los porcentajes, es suficiente con analizar los resultados que obtienes de cada tarea que realizas y meterlas en el grupo correspondiente. Las que menos beneficios o crecimiento te aporten, son las menos importantes, las del grupo C, esas que puedes pasar de un día a otro sin que tu negocio se vea afectado de forma negativa.
Este método es ideal para clasificar por orden de importancia las tareas que distribuyes en tus pomodoros diarios y te ayudará a planificar las más importantes en tus secuencias más productivas dejando las menos importantes para las menos productivas.
Espero que te estés dando cuenta de lo importante que es para organizarte mejor conocer al detalle los entresijos de esas tareas diarias que crees imprescindibles. Tal vez no lo sean tanto y puedas eliminar un par de ellas...
Si tu objetivo es tener tiempo de calidad al margen de tu profesión, puede que sea buena idea reducir paulatinamente las tareas del GRUPO C e ir comprobando de qué forma afecta ello a tu negocio. Si la consecuencia no es muy negativa, yo la eliminaría de un plumazo sin pensarlo demasiado.
Illich lo podía haber dicho más alto, pero no más claro:
Tras un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido en una tarea decrece primero y se hace negativa después.
Por eso nosotras trabajamos por secuencias temporales, porque llegadas a este punto ya hemos asumido la importancia de ser productivas y tener un alto rendimiento en cada uno de los periodos de tiempo que nos hemos marcado.
Y es que cuánto más minutos añadas a cada pomodoro obviando conscientemente los tiempos de descanso, menos productiva serás y corres el riesgo de quemarte, estresarte y pensar que no eres buena en lo que haces. Y no es que no seas buena, es que te has saltado esos descansos que reactivan tu creatividad. Tu cerebro está saturado y tú, quemada.
Si no respetas tus tiempos marcados, puedes cometer errores que tendrás que corregir más adelante. ¿Y cuál será la consecuencia de rehacer tu trabajo? Dedicar más tiempo del que deberías al desarrollo de esa tarea que, si además es urgente, te obligará a trabajar horas extras... echando así más leña al fuego. La pescadilla que se muerde la cola ¿no crees?
Y ahora que has comprendido que los resultados que obtienes son proporcionales a la forma en qué organizas y gestionas tu tiempo, quiero terminar esta entrada con una última forma de organizar tu tiempo aplicando todas las técnicas anteriores:
En el primer día del reto vamos a ver al detalle qué es un Bullet Journal y como utilizarlo en nuestro día a día. Te sorprenderá lo adaptable que es a tu planificación diaria. De hecho, mi agenda del 2017 está inspirada en ese tipo de agendas personalizables en su distribución.
Desde mi punto de vista es uno de los sistemas más efectivos y sencillos de personalizar que he probado. Puedes adaptarlo por completo a tus necesidades e ir creando las diferentes secciones en consecuencia.
Solo necesitas una agenda en blanco o un block de notas, sin nada escrito, para poder crear la distribución de tu tiempo de forma personalizada. La forma básica de distribuir la información es la siguiente:
Índice de contenido actualizado: dónde vas anotando la página exacta dónde aparece información relevante a tener en cuenta, así te será mucho más sencillo localizarla cuándo la necesites.
Calendario mensual: dónde se marcan los eventos o tareas principales y urgentes del mes, esas que no puedes postergar al mes siguiente. Puedes usarlo tanto a nivel personal como profesional utilizando diferentes símbolos o colores para diferenciarlas.
Listas de tareas: de las que soy muy fan! Pero tareas realistas, medibles y cuantificables. Es decir, que sepas que puedes alcanzarlas y tacharlas algún día. Que te toque la lotería y te mudes a una isla del Caribe el mes que viene no cuenta...
Tareas o Planning Semanal / Diario: aquí tienes varias opciones. Puedes planear tu semana a modo lista o a semana vista, ambos sistemas funcionan si utilizas las 9 técnicas que acabamos de ver, solo tienes que ver cuál es la que mejor se adapta a tus necesidades.
Además, puedes utilizar diferentes colores, símbolos o incluso pegatinas para diferenciar las tareas urgentes de las importantes, las hechas de las pendientes o los eventos personales de los profesionales.
También es muy importante que no olvides actualizar el índice de tu Bullet Journal con los nuevos eventos o actividades hechos o por hacer, así te será muy fácil encontrar la información que necesitas y reiniciar la tarea en el punto en que la dejaste.
¿Qué te parece? Con fuerza de voluntad y compromiso no es tan complicado empezar a poner orden en tu rutina diaria y aprovechar al máximo tu tiempo activo ¿verdad? Como hemos repetido varias veces... No es sencillo, fácil ni mucho menos verás cambios de la noche a la mañana, pero una vez hayas convertido tus nuevos hábitos en rutina... ¡empezarás a notar cambios a largo plazo!
Además, quiero compartir contigo algunos consejos de las chicas de #Emprendelove sobre cómo organizan y gestionan su día a día, con ejemplos reales, todo es mucho más sencillo ¿verdad?
Reconozco que durante los 12 años que ejercí de abogada me costaba ser productiva, entre otras cosas (ahora me he dado cuenta) porque no me motivaba mi trabajo. Lo bueno -y lo malo- es que los abogados siempre estamos sometidos a plazos, así que al final tenía que cumplir con los trabajos sí o sí. Digamos que ese era el método arcaico que me hacía ser más productiva conforme se acercaba la fecha de vencimiento del plazo.
Pero ahora que he dejado atrás mi profesión de abogada y estoy emprendiendo en algo que me apasiona he descubierto que hay ingredientes que no fallan a la hora de ser más productiva, al menos en mi caso:
#1 Disponer de tiempo limitado, ya que la nena requiere atención casi 24 horas. Así que el poco tiempo que saco voy al grano, sin distracciones y me concentro antes y mejor.
#2 Motivación: para mí es fundamental, y hace que me dedique en cuerpo y alma a mi proyecto.
En cuanto a herramientas en sí, desde mis tiempos de abogada siempre he sido muy de libreta y agenda, nada teconológico. He probado algunas aplicaciones pero me llevan más tiempo del que se supone me deberían ahorrar, y siempre vuelvo a las anotaciones a boli en las páginas de mi agenda.
Cuando me programo las tareas trato de desmigarlas en partes, en tareas más pequeñas y suelo hacer las más complicadas o que requieren más concentración a primera hora de la mañana, que es cuando mi cabeza funciona mejor. Las tareas que requieren más creatividad las dejo para la noche, que es mi momento inspirador. Todo muy artesanal y rudimentario sí, será que soy de una generación donde no había tanta aplicación y programa informático para todo.
Y porque creo que al final, la productividad, como la fuerza de voluntad, es una actitud que hay que trabajar desde dentro. De todas formas no me cierro, y estoy segura que aprenderé muchas técnicas interesantes de otras emprendedoras más afianzadas que yo
Maite || Camino Inverso
Desde que dejé mi trabajo para dedicarme a emprender, sin duda lo más difícil ha sido organizarme. Trabajar desde casa tiene muchas cosas positivas, pero si no te planificas, puedes pasarte todo el día haciendo cosas sin parar y no obtener ningún resultado.
Por eso, desde hace unos meses decidí que la productividad era mi prioridad, y he creado una rutina diaria que me ha hecho, en menos de un mes, trabajar menos horas, teniendo mejores resultados, cumpliendo mis objetivos y estando más positiva y contenta:
• Todas las mañanas me levanto pronto, a la misma hora para hacer 5 minutos de meditación, 5 minutos de estiramientos y 5 minutos de agradecimiento, lo que me hace comenzar la mañana con energía, con una sonrisa en la cara y con más foco.
• Después, organizo mis objetivos del día, marcando sólo 2 o 3 como realmente importantes, y el resto como secundarios. De esta manera, me centro en lo importante y es más fácil cumplir 3 objetivos diarios que 10. ¡Se acabaron los agobios!
• Estos objetivos importantes los divido en pequeñas tareas y voy tachándolas una vez que las voy terminando. No te imaginas el subidón que da ver que vas cumpliendo todo lo que te has propuesto.
• Al final del día, reviso mis objetivos y las tareas realizadas. Si no he hecho alguna tarea secundaria, la paso al día siguiente como tarea importante.
Te aseguro que si sigues este plan todos los días, tu productividad mejorará muchísimo y tus niveles de estrés bajarán.
Sara || Mindful Travel
Me llevó un tiempo en crear un método de organización y planificación para poder llevar a cabo mis objetivos. Tengo mi propio planificador con las hojas que realmente uso e incluyen:
- Hoja mensual, hoja semanal, hoja diaria, hoja de objetivos con fecha, hoja de medición para ir midiendo los resultados.
Luego con mis objetivos del mes y lo que tengo que hacer para lograrlo, creo mi plan de la semana (el domingo en la noche) Allí coloco más detalle de cada tarea, tanto de mi proyecto como los personales. Y luego voy haciendo mi horario diario.
Si no coloco horas, puede pasar que no tengo control y me puedo pasar 2 horas redactando un post o "Buscando ideas", así que con las horas puedo llevar un control, obviamente siendo flexible, pero así no se me va el tiempo en cosas no necesarias. Me ayudo mucho organizando por colores, resaltando cosas con stikers y así. Poco a poco se va haciendo rutina.
Karla || Espacio Kahilú
Para organizar mi tiempo uso un método que aprendí por aquí mismo (facebook) de Yolanda Lorenzo, ella nos plantea en cronometro en marcha, la posibilidad de medir el tiempo de tus tareas pendientes y diarias, para así conocer, que tareas que dejamos sin hacer por pensar que son muy muy largas, puedo hacerla en 15 minutos o menos.
Pues desde que conocí y aprendí de esto, tengo todo más organizado y deje atrás lo de postergar.
También, en un webinar con Yolanda Lorenzo, conocí el Bullet Journal (bujo), me puse a leer sobre el tema, pues me llamó la atención y me enteré que tiene también una pagina oficial http://bulletjournal.com/ en youtube y pinterest, también encontré un montón de información sobre el tema que me mantiene encantada.
Me puse a trabajar, con un cuaderno y armé mi bujo con las características que a mi me funcionan (es lo bueno de esta estrategia, que la adaptas) y mi cambio fue de 100%, ya puedo saber lo que dejé de hacer, lo que falta y lo que logré.
Por otro lado, suelo levantarme antes que mis hijos, esto me permite; tomar un poco de tiempo para mí, vestirme antes, maquillarme con tiempo o tomar tranquila un café.
Luisa || Mundo Mamá Creativa
Llevaba tiempo sintiendo cómo me iba saturando poco a poco con mi proyecto debido a una mala organización, por lo que decidí ponerme las pilas para no ver mi proyecto decaer.
Conocí el método Bullet Journal, el cual me permitía unir tanto mi agenda, mi cuaderno y mis aplicaciones en un solo cuaderno. Así pues, hice todos los apartados correspondientes que me permitían llevar un seguimiento de lo que hago y de lo que no, de lo que me funcionaba, de todas las estadísticas, etc.
Por otro lado, me marco 4 objetivos por día:
· 1 objetivo que sea la acción más importante que pueda hacer para acercarme a mi meta (ej: escribir un post nuevo)
· 3 objetivos potenciadores que me ayuden a acercarme aún más a mi meta, ordenados por orden de importancia y los cuales solo se pueden hacer una vez hayamos hecho nuestro objetivo más importante.
A veces, si veo que tengo otras tareas del día a día por hacer me gusta marcarme horarios para cuadrarlo todo y que no se me vaya el tiempo sin darme cuenta.
Puedes ver un vídeo sobre cómo organizo mi Bullet Journal AQUÍ.
Carolina || Conexión Mente, Cuerpo, Alma
Para ser productiva necesito tener una rutina diaria, sé que muchas emprendemos para huir de la rutina: levantarnos, desayunar corriendo, salir pitando a coger el tren y pelearnos con los otros 100 pasajeros del vagón por un poco de oxígeno... Pero a veces hay que adoptar un comportamiento militar con nosotras mismos y establecer una rutina, ya que muchas veces perdemos la mayor parte del tiempo en el "¿y ahora que hago?" entre una tarea y otra y la productividad se nos va al garete.
Por ello, yo siempre el domingo me siento y estoy una hora con un papel delante y un bolígrafo en la mano organizando el tiempo de la semana que comienza: cuánto tiempo voy a tardar en hacer esto, a que hora voy a empezar y a cual voy a acabar... Además reservo también un espacio cada día para las tareas que no me ha dado tiempo a acabar en el tiempo que había previsto, y si me ha dado tiempo a acabar todo... ¡Netflix llega antes!
Desde que he comenzado a aplicar este método, el "¿y ahora que hago?" ha desaparecido y mi trabajo es mucho más fluido, tengo tiempo para ver los últimos capítulos de mi serie favorita, estudiar o incluso salir sin estresarme por no tener tiempo luego para hacer otras cosas.
Patricia || Con un portátil bajo el brazo
Pues una técnica no sé si es, el otro día leí por ahí que parece ser que se está poniendo de moda o en auge, levantarse bastante temprano. Vamos a media noche, en mi caso sobre las 4:00 o 4:15 para ir despejándome con un cafetín y estar en marcha a las 4:30. Esas tres horitas, o tres horitas y media son exageradamente productivas.
A veces me impresiono de la concentración que alcanzo. Y encima me da una felicidad increíble y un subidón cuando amanece y veo que todavía queda un día por delante.
Luego me recupero con una pequeña siestecilla de 20-30 minutos. Y me duermo sobre las 22:30 u 23:00.
Lo malo es que suelo recurrir a este sistema cuando las tareas o estudios se me atrasan u amontonan, como cosa temporal. Por eso bienvenidos otros sistemas o técnicas que nos ayuden a conseguir lo mismo en horarios normales.
Marysol || Detrás del Mapamundi
He vuelto a la agenda tradicional y estoy planificando todo así desde hace unos meses. Sinceramente, me da mejor resultado que tenerlo todo en el móvil (aunque también lo uso). He creado la rutina de leer la agenda a una hora determinada, planificar los post, ver las cosas que tengo pendientes, etc.
También he creado el calendario editorial de mi blog y estoy intentando ser muy disciplinada con los días de publicación. Trato de aprovechar el tiempo al máximo cuando el peque está para la guarde o cuando duerme, en esos momentos hago las tareas que requieran más concentración.
Gehisy || Aprendiendo Calidad y ADR
Yo me propongo 3 objetivos semanales, para cumplir a su vez los 3 objetivos grandes mensuales que me planificó cada mes para cumplir algo. En base a eso el Domingo sobre agenda de papel de toda la vida organizó mi día, en base a rutinas que sí o sí, intento no desviarme ya que con nenes pequeños y trabajo si no lo cumples al final se hace todo un lío.
Lo que menos me gusta lo hago lo primero, y lo que más me gusta a modo de premio al final del día que es cuando las fuerzas flaquean.
Sandra || Miss Agenda Limón
Planificación es la esencia de todo, la única manera que el día se aproveche más, y muy importante delegar, sobre esas tareas que odiamos como planchar, aunque no tenga nada que ver con tu proyecto.
Recuerda que al trabajar para ti misma, tus horas pasan a tener un precio, si haces la relación de lo que gastarías en llevar a una tienda a planchar la ropa y las horas que gastas tú en hacerlo, verás que ahorras mucho mas haciendo que otra persona haga este trabajo.
¿Loco no? pero saca la calculadora y hazlo, siempre en todo pueblo o ciudad hay una señora que se dedica a esto por precios muy buenos. Y ese tiempo que pierdes planchando lo puedes aprovechar en tu proyecto.
Caribay || Dónde Caribay
La verdad es que suelo tener todo en la cabeza y me acuerdo bastante, aunque poco a poco intento ir acostumbrándome a utilizar agendas donde escribir al menos tres tareas pendientes que quiero acabar cada día.
Antes me gustaba trabajar en varias asuntos de forma simultánea y ahora trato de centrarme en terminar lo que empiezo y no dejar tareas a medias, a parte de la "satisfaccion que da tachar" creo que es más productivo concluir temas antes de empezar otros, (siempre que se pueda claro).
Hace un tiempo hice un curso con una coach en el que aprendí acerca de la pirámide de valor que también me ayuda mucho a centrarme. También intento poner el foco en lo importante y huir tanto de distracciones como de excusas, y tirar hacia delante sin enredarme en el perfeccionismo, (un poco filosofía Lean Startup).
Esto cada día es un aprendizaje pero teniendo dos niños en casa creo que nos volvemos súper productivas si tenemos claros los objetivos...
Miriam || Comunicación con Bebés
Pues yo he vuelto a ser madre, así que la organización flexible es vital. Me propongo cumplir solo dos cosas cada día y así puedo estar con mi bebé.
Soy de levantarme muy pronto y aprovechar esas horas para trabajar tranquila antes que todos despierten en casa. Son mis horas más productivas del día.
Luego me voy adaptando según las necesidades del bebé y así hasta la tarde. La agenda en papel y las apps de google son indispensables.
Mercy || The Visual Corner
Te envío una de las técnicas que más utilizo a la hora de organizar mi tiempo y que mejor resultado me ha dado a lo largo del tiempo.
Para esta técnica utilizo 3 elementos:
- Hojas de papel (normalmente utilizo papel reciclado)
- Lapicera
- 3 bandejas de pendientes de esas que venden para organizar los papeles en las oficinas (otra buena opción es un tablero de corcho o pizarra dividido en tres columnas)
Lo primero es nombrar cada bandeja (o columna de la pizarra o tablero) de la siguiente forma:
- Urgente - Prioritario
- Prioritario- Importante
- Importante
Lo Urgente - Prioritario son las tareas que debo realizar y que no pueden esperar. por lo general allí tengo todas las actividades que debo realizar ese mismo día. Por ejemplo: Ir a correos para hacer un envío, alguna cita médica que tenga ese día, o cosas por el estilo. Normalmente esa bandeja debe estar vacía al finalizar el día y tengo mucho cuidado de colocar allí lo verdaderamente Urgente y Prioritario, al principio se tiende a llenar esta bandeja, pero con el tiempo aprendes a priorizar
Lo Prioritario - Importante corresponde a las actividades que puedo realizar en un lapso de días y que por lo tanto, si he finalizado con todas mis actividades de la primera bandeja puedo comenzar a evacuar las actividades de la segunda bandeja. Como mencioné inicialmente esta bandeja debe contener las actividades que puedo llevar a cabo en un lapso de máximo dos días.
Lo Importante son las actividades que puedo evacuar en un lapso de una semana o más y que son importantes, pero no tienen tanta prioridad. Esta es la última bandeja que se activa, una vez que las dos primeras están vacías.
Algunas recomendaciones importantes para gestionar correctamente esta técnica:
1, Anotar TODAS las actividades que debes realizar, como dice mi esposo, la memoria es frágil y cuando tenemos tantas cosas es nuestra mente; hijos, casa, proyectos, ideas, redes sociales, fabricar, escribir, hacer envíos, etc, nuestra memoria tiende a fallar y en ocasiones puede jugarnos muy malas pasadas.
2, Para hacer una gestión adecuada de tus bandejas debes definir muy bien el tiempo que tienes para cumplir con dicha tarea, comenzando por el día que transcurre y con miras en los días siguientes.
3, Para evitar confundirte cuando asignas una prioridad a cada una de tus actividades debes poner la que debes cumplir primero sobre todas las demás, de esta manera no tendrás problema en haber olvidado alguna que era más prioritaria que otra.
Para explicarme un poco mejor este punto, voy a darte un ejemplo:
Vas a comenzar a gestionar tu bandeja de Urgentes - Prioritarios con las siguientes actividades:
Enviar pedidos
Cita médica a las 12:00 m
Reunión en el cole a las 4:00 pm
Publicar en el blog
Enviar cotizaciónes
Preparar pedido para XX
El orden que vas a dar a tus actividades depende de la hora en que debas o puedas realizarlas, teniendo en cuenta esto; no deberías poner en primer lugar la nota con la reunión en el cole a las 4:00 pm, en cambio puedes poner en primer lugar enviar las cotizaciones e ir poniendo debajo de esa nota el resto de las actividades. Eso sí, recordando el tiempo que tienes para cumplirla.
Digamos que el orden que tienes en tu bandeja es el siguiente:
Enviar cotizaciones
Publicar en el blog
Cita médica
Enviar pedidos
Preparar pedido
Reunion en el cole
Has evacuado las cuatro primeras, pero son las 3:00 pm y la siguiente actividad que tienes pendiente es preparar el pedido pendiente, pero tienes reunión en el cole en una hora, esta actividad debe pasar a ser prioritaria sobre preparar el pedido.
4, Debes revisar tus bandejas al menos una vez al día para asegurarte de llevar las notas de tus actividades a la bandeja adecuada, es probable que tengas una actividad marcada como Urgente - Prioritaria, pero que por algún motivo puede esperar un par de días mas o una actividad en la bandeja de Importantes que debes darle prioridad.
En principio verás esta técnica como algo más por hacer y que te podría quitar minutos de tu día, pero una vez la pruebes y veas todo lo que puede aportarte en tu gestión del tiempo nunca más la dejarás de lado y esos minutos que antes "ahorrabas" cuando no la aplicabas se transformarás tal vez en horas de trabajo optimizado.
Lorena || Cambia tus Paradigmas
Y para finalizar con estos estupendos consejos REALES sobre gestión del tiempo de otras emprendedoras como tú, algunas de las profes del Reto Consigo lo que me Propongo también se han animado a contarte cómo lo hacen ellas:
En mi caso soy fán de David Allen y su regla de los 2 minutos, que procuro utilizar en todos los ámbitos de mi vida: es mejor ejecutar en 2 minutos que desperdiciar 30 segundos en decidir si lo hago ahora o cuando lo hago y de qué forma.
Para tareas más largas Pomodoro me resulta relajante, no me produce ni agobio ni presión ya que dividir las tareas en secciones cortas me da la sensación de que la tarea me supone menos esfuerzo; con Pomodoro evito que se me despierte mi lado más procrastinador.
Paloma || Gestión Emocional
Utilizo la técnica POMODORO desde hace tiempo, pero tengo que reconocer que al principio me costaba bastante. Creaba mis propios tiempos pomodoro y la productividad no es la misma que si la cumples tal y como es, 25 minutos de productividad y 5 minutos de descanso.
Además, aplico la técnica PARETO para ordenar mis tareas por prioridades. 5 minutos antes de empezar a trabajar es primordial ordenarme las tareas por orden de importancia, de esta manera dedico más tiempo a obtener buenos resultados para mi negocio.
Sara || Sara Carpio
Después de probar varias técnicas y adaptarlas a mi, al final me quedo con una mezcla de ellas:
- Me va genial planificar objetivos anuales, mensuales, semanales… Al terminar mi jornada, apunto que es lo que tengo que hacer al día siguiente, ordeno las tareas en función de qué es lo más urgente, lo que me va tener un efecto más positivo en mi negocio… Cuando me doy cuenta de que llevo varios días posponiendo algo, pienso en si es porque me siento bloqueada (y busco el motivo) o porque realmente no merece la pena hacerlo (entonces la tacho y me olvido del tema).
- Utilizo temporizador para tareas como responder emails, revisar redes sociales, leer otros blogs… Y así me aseguro de no quedarme atrapada y perder demasiado tiempo.
- Para las tareas que requieren más concentración, a mi, no me va demasiado bien hacer pausas cada media hora porque luego me cuesta coger el hilo. Al estar en casa, las interrupciones vienen solas: niño que se despierta o que necesita compañía, teléfono fijo (que siempre olvido desconectar) correo comercial… Rara vez consigo más de una hora seguida para trabajar. Así que suelo dividir las tareas en algo que pueda hacer del tirón, me concentro y no lo dejo hasta terminar. Uno de los superpoderes que me ha traído la maternidad es la capacidad de detectar y aprovechar al máximo estos momentos.
- Una vez empiezo a hacer algo no cambio de tarea a no ser que surja algo que pueda resolver en menos de dos minutos, o sea, si me lleva menos tiempo resolverlo que apuntarlo.
- En cuanto a mis ritmos… Suelo rendir mejor por las mañanas, cuando estoy más descansada. Así que prefiero levantarme un rato antes que el resto de la familia y aprovechar ese momento de calma. Por la noche, aunque disponga de más tiempo, me siento espesa y lo hago todo más despacio.
Yo tengo tendencia a dispersarme, cada vez que se me ocurre una nueva idea, y a imponerme más cosas de las que puedo asumir. Así que por el bien de mi cordura necesito emplear estas estrategias. Además de una buena dosis de flexibilidad ya que, a veces, las circunstancias cambian y hay que ajustar los planes.
Jessica || Mamá es una Friki
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