10 trucos para mejorar la gestión de tu tiempo y la productividad

Por Diego Antoñanzas de Toledo

En muchos de los procesos que tengo de coaching ejecutivo aparece la famosa frase que todos tenemos alguna vez en nuestra boca " es que no tengo tiempo "... La optimización en la gestión del tiempo es de los cursos más demandados en todo tipo de negocios. Pero ¿ sabemos de verdad gestionar nuestras prioridades ¿ ¿somos conscientes de la importancia que tiene la productividad en nuestras vidas personales y profesionales?

El covid ha traido una aceleración general de nuestras vidas profesionales y personales. Todo es para ayer, y sentimos que nos falta el tiempo para todo. ¿pero de verdad nos falta el tiempo o nos falta organización?

Esta mañana un cliente de coaching en Madrid me decía que quería ganar más dinero para comprar tiempo. Pero ¿se puede comprar tiempo? ¿podemos de verdad ganar con dinero tiempo para nosotros mismos? ¿ o nos estamos engañando? Aquí te traigo 10 trucos para mejorar la gestión del tiempo y la productividad.

1. La famosa matriz de Eisenhower y su correcta interpretación debería coronar nuestra agenda diaria, incluyendo sus continuos imprevistos. Y es que la gestión de lo importante vs lo urgente requiere muchas veces de tiempo previo para establecer prioridades .Incluso muchas veces estas prioridades vienen fijadas por factores externos a nosotros mismos.¿te has parado alguna vez a ver si todo lo que te come el tiempo es urgente? ¿o es todo tan importante como te lo hacen ver?
2. No es lo mismo estar al servicio que dar un servicio. Cuando un cliente te contrata para un servicio determinado, como por ejemplo recibir sesiones de coaching en Madrid, no te está contratando para estar siempre a su servicio. Esto es importante de cara a nuestra salud mental. Piensa en qué estás dedicando ese 20% del tiempo que te reporta el 80% de los ingresos ... e invierte en ese cliente más que en ninguno. La famosa regla de Pareto está más de actualidad que nunca.
3. Delimita tus horarios. Es muy peligroso ser muy irregulares en cuanto a los horarios. No por el hecho en si, sino porque puede influir en nuestra propia percepción de la productividad. También es importante respetar los tiempos: ser impuntuales con nosotros mismos puede ser muy peligroso. Yo divido el día en 30 minutos con descansos de cinco. Nunca el temporizador del móvil fue tan útil. Ponlo 30 minutos y en ese tiempo haz sólo una cosa. Sólo una.
4. Empieza pronto y empieza fuerte ... los primeros momentos del día eran mis tiempos más productivos porque normalmente son horas en las que la probabilidad de que surjan imprevistos o interrupciones era todavía baja. Todavía recuerdo cuando llegaba a la oficina antes de que se abrieran las puertas o pusieran la calefacción. Incluso con la bufanda puesta rendía más que en ningún otro momento del día.
5. Descansa cada cierto tiempo, en serio. Cada uno se conoce a si mismo y sabe cual es su límite de concentración. Normalmente es siempre igual o inferior a dos horas. Y siempre recomiendo descansar unos cinco o diez minutos con algo que nos permita "desconectar" para conectar. También debemos aplicarlo a la jornada diaria ( cuantas horas queremos trabajar) , y a las horas de sueño ( sabiendo que dormir bien es super importante).
6. Evita distracciones. Modo silencio, modo luna, teléfono en silencio... Cada vez soy más fan de las personas que tienen puesto el modo silencio ( o incluso avión ) de forma casi permanente. No pasa nada. La notificación de instagram, el bip de facebook, o el ping de un ingreso en tu cuenta corriente van a seguir estando allí cuando vuelvas. Piensa en que cada una de esas distracciones te obligan a desconectar y, lo que es peor, volver a conectar de nuevo.
7. Utiliza la informática a tu favor. Asana, Trello, o incluso la agenda calendar o las notas... pero lo ideal es que esté todo en el mismo sitio y que lo tengas siempre abierto para anotar la acción cuando llegue. Y que lo puedas llevar en el móvil. Otra cosa que yo hago siempre es cuando me aparece una tarea por hacer casi de forma automática la grabo en el sistema de manera que no puede olvidarse sin darla por finalizada. Desde la lista de la compra hasta el próximo viaje...
8. Divide y vencerás - divide la tarea en sub-tareas para evitar procrastinación. No hay nada peor que dejar de hacer algo porque ya lo vas a hacer mañana. ¿Y qué tal si no lo haces todo pero lo divides en pequeños trozos? Cuando mis clientes me confiesan la pereza que les da una tarea, les invito a partir esa tarea en pequeños "retos" y premiarse con ellos. Verás lo fácil que te resulta luego.
9. Genera hábitos, rutinas . dedica tiempo para preparar organizar y repasar tu agenda. Especialmente con aquello que te cuesta más piensa en cómo interiorizarlo de manera que te salga casi de forma automática. Lo más difícil es generar rutinas. ¿qué tal si empezamos y acabamos el día repasando las tareas pendientes y cada viernes destinamos a ver qué es lo que nos toca hacer la próxima semana? Un repaso y actualización de pendientes es fundamental. Llevar la app que uses de forma "ordenada" también.
10. Gestiona bien los recursos y las personas involucradas. Delega, aprende a decir que no, gana en asertividad y ganarás en tiempo para tí mismo/a. Cuántas veces se me contrata para ganar en productividad cuando lo que el directivo realmente necesita es delegar más. O no comerse "marrones" que no le corresponden... Aprende a gestionar tu tiempo y "regala" como oro en paño aquello que no te corresponde. Sin miedo.

Fuente: https://diegoantonanzas.com/10-trucos-para-mejorar-la-gestion-de-tu-tiempo-y-la-productividad/

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