Muchas veces, más de las que nos gustaría, tenemos la sensación de que se nos va el tiempo sin poder evitarlo y desearíamos que el día tuviera 30 horas, o más. Se nos echa el tiempo encima y cuando queremos darnos cuenta ya ha pasado la mitad de la jornada y hemos cumplido con una décima parte de las tareas que nos habíamos programado.
Se me ocurren varias posibles causas a este "encogimiento del tiempo": puede ser que hayamos procastinado (bonita palabra) o que no hayamos planificado adecuadamente.
Planificación: la preparación es vital
Debemos ser conscientes de que cuando planificamos estamos haciendo mucho más que organizar las tareas que debemos realizar. Una buena planificación implica un proceso mental de análisis y proyección. Implica pensar en los resultados que deseo obtener, en las tareas que debo ejecutar, en su orden en el día/semana y en la preparación para poder realizarlas con el mejor resultado.
La fase de preparación es la que se suele menospreciar a pesar de ser, quizás, la más importante en la planificación.
Veamos un ejemplo:
Planificamos una reunión el martes a las 9:00 con el cliente X para presentarle un proyecto y lo que hacemos, normalmente, es:
- convocar la reunión,
- preparar el proyecto a presentar (¿cómo no?) y
- anotar la cita en nuestra agenda.
Esto parece lo "normal", pero es como lanzarnos a la piscina sabiendo poco más que el lugar, día y hora en que nos lanzaremos.
Una buena planificación, siguiendo con este ejemplo, requeriría información precisa sobre el cliente, cómo es, cómo piensa, qué le gusta o disgusta, para poder definir nuestra estrategia. Habría que saber quiénes le acompañarán a la reunión, quiénes son, qué cargo ocupan y qué nivel de responsabilidad o poder de decisión tienen en su empresa. Deberíamos investigar sobre el lugar de la reunión, tamaño, disposición, luminosidad, si hay cobertura de móvil o Wifi, etc. También debemos conocer la zona en la ciudad donde nos reuniremos, si hay acceso rápido por carretera, si suele haber congestión de tráfico en la hora prevista, si hay facilidad para el aparcamiento o si es aconsejable el transporte público...
En definitiva, tener el máximo control sobre la situación.
La práctica y la experiencia nos hará aprender y mejorar cada vez más. No podemos olvidar que aunque haya diferentes técnicas o métodos de planificación, es un proceso que debe estar acorde con cada persona para que sea realmente efectivo. Aún así, siempre vienen bien algunos trucos que a otros (como a mí) les ha ido bien.
Trucos para planificar y optimizar el tiempo
A continuación recopilo algunos (hay muchísimos más) trucos o acciones que me parecen interesantes y efectivas para mejorar nuestra planificación:
- Planifica semanalmente. Tendrás una visión más amplia y podrás organizarte mejor.
- Identifica y clasifica las tareas según su urgencia e importancia.
- En la medida de lo posible, organiza las tareas en el día en función del esfuerzo que suponen y el nivel de energía que tendremos, equilibrando la jornada. Al inicio del día estaremos "con las pilas cargadas" por lo que deberíamos empezar con tareas clave. Del mismo modo, al final de la jornada, programaremos tareas que requieran baja energía.
- Reserva tiempo entre tareas. Es un error tan habitual como dañino programar tareas sin tiempo entre ellas, de forma que "si la reunión comienza a las 9 y durará 1 hora, la siguiente tareas la pondré a las 10". Debemos contemplar un margen de seguridad por retrasos, despedida... y tener en cuenta los traslados, etc.
- Alterna tareas presenciales con otras como llamadas de teléfono. De esta forma, al salir de una reunión podemos hacer llamadas mientras caminamos hacia el coche, por ejemplo.
- Agrupa tareas similares o relacionadas en bloques de tiempo en el día. Tareas de papeleo, llamadas, preparación de propuestas, creatividad, etc. Puedes ampliar en este post de ThinkWasabi.
- Agrupa tareas similares por días. Por ejemplo, día de reuniones, día de llamadas, día de control de cuentas bancarias, etc.
- Deja las tareas de menor esfuerzo para momentos de cansancio o con pocos ánimos. Son tareas como ordenar u organizar tu espacio de trabajo, limpieza de documentos, configurar programas, revisar RSS, comprobar actualización del antivirus...
- Planifica tus visitas por zonas, creando una ruta de visitas que minimice los desplazamientos.
- Si usas agenda en papel, dibuja bloques que incluyan el tiempo dedicado a cada tarea. De esta forma evitamos solapamientos si sólo anotamos las horas de inicio y no de finalización también.
- Trata de estimar siempre la duración de todas las tareas y no sólo de las que podamos controlar.
¿Conoces otros trucos? Escribe tu comentario.
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