Una de las palabras que la gente suele emplear en las empresas es, “productividad”. No obstante, está palabra engloba la siguiente interrogante: ¿Existirá la manera de hacer mi trabajo de forma más sencilla y fluida?
En ese sentido, la empresa Microsoft ha ocupado su tiempo en crear sencillas experiencias para los usuarios y administradores de Office 365, y así puedas realizar tus tareas de forma más fácil y simple.
Si actualmente te has planteando trasladar tu empresa o negocio a Office 365, en este post conocerás los 12 motivos fundamentales del porque debes dar este paso, y estos son:
1. Utilice las herramientas que ya conoce y utiliza.
La herramienta Office 365 funciona de manera óptima con las aplicaciones que ya debes conocer, tales como: Outlook, Word, Excel, OneNote, Publisher y PowerPoint; estas herramientas tienen un gran potencial dentro de Office 365.
Además, esta herramienta te ofrece una cantidad de niveles relacionados con la suscripción. Con ella, podrás visualizar cuando otras personas se encuentren editando documentos de su interés, sincronizando documentos directos a su escritorio, proyectando presentaciones en Power Point, y además registrando documentos, tanto dentro como fuera de los documentos en línea.
2. Es amigable con el usuario final
La aplicación Office 365, es una herramienta de fácil uso la cual te facilita un fluido aprendizaje. Con ella no tendrás que aprender un nuevo software; además, podrás registrarte con una cuenta de prueba para que puedas valorar los grandes beneficios de tener tu negocio en la nube.
3. Comunicarse y colaborar con facilidad
Con Office 365 también, podrás crear un portal seguro, ya que obtendrás tu propia contraseña, para que así puedas compartir archivos extensos dentro y fuera de tu empresa o negocio; en ese sentido, esta aplicación te ofrece una ubicación única para que de esa manera puedas encontrar las últimas versiones de documentos y archivos, indistintamente de cuantas personas se encuentren trabajando en estos.
Además, productos como la herramienta, “Microsoft Teams”, le enviará mensajes de manera automática a clientes y compañeros de trabajo, referentes a invitaciones para participar en reuniones, foros y seminarios en línea, donde podrán realizar labores de revisión de documentos, o en su defecto, asumir el control de un escritorio.
4. No es necesario ser un experto en TI
Office 365 ha sido creado con el fin de atender pequeñas, medianas y grandes empresas. Esta además ha sido diseñada con un software que te resultará fácil de configurar y utilizar.
Office 365 te ayudará a centrarte en tu empresa o negocio rápidamente. Para tal fin, podrás efectuar labores administrativas a través de un intuitivo portal, al cual solo accederán las personas que tú permitas. Este portal en línea te suministrará las instrucciones necesarias para que así puedas agregar usuarios y además configurar tu cuenta, a la cual accederán los empleados de tu empresa o negocio.
5. Colaborar en línea
La empresa Microsoft cuenta con sobrada experiencia, ya que durante muchos años se ha encargado de crear nuevas y múltiples experiencias de soluciones en línea, confiables. En ese sentido, Office 365 es una herramienta que tiene como función mejorar tu experiencia mediante un buzón de 50 GB, en el cual podrás almacenar archivos adjuntos de hasta 25 MB. Además, contiene calendarios, reuniones en línea, contactos, mensajería automática, colaboraciones diversas en documentos, entre otras.
6. Obtener ese aspecto profesional
Office 365 te ofrece la posibilidad de diseñar fácilmente un portal web profesional, el cual se hará público en solo minutos. Con este sitio podrás ofrecer servicios de colaboración, correo, mensajería, entre otras funciones, las cuales podrán ser usadas rápidamente por los usuarios, ya que está creada con un software bastante intuitivo.
7. En cualquier lugar y en cualquier momento de acceso
Con Office 365, tendrás acceso abierto para web a tu correo electrónico, documentos más relevantes, calendarios y contactos en los siguientes dispositivos: Android, IPhone, tabletas, entre otros.
Con esta herramienta también podrás realizar tus actividades, en el lugar que te encuentres, y a la hora que desees. También con ella, tendrás la posibilidad de responder de manera inmediata a las solicitudes más relevantes y puntuales. Para tal fin, solo necesitarás una óptima conexión de datos a internet.
8. Flexibilidad para su negocio
Podrás obtener con Office 365 opciones de planes con precios flexibles, para que decidas implementar esta herramienta en tu empresa o negocio. Office 365 le facilita a los usuarios los servicios que requieren, y de manera muy rentable.
9. Tiempo de actividad garantizado
Office 365 es una herramienta de gran rendimiento y confiabilidad, ya que la misma te proporciona la protección de tu información y datos críticos, frente a los errores que se puedan presentar con respecto a estos centros de datos y commutaciones automáticas. Además, te ofrece una política de protección de datos, la cual está garantizada al 99,9%.
10. Seguro y seguro
Podrás con Office 365, emplear los sistemas que utiliza Microsoft y diversas empresas en el planeta, para que así puedas proteger: los documentos, el correo electrónico y las redes de tu empresa; los mismos se encargan de escanear tus mensajes, datos y documentos, para buscar spam, además de software malicioso las 24/7.
11. Todas sus aplicaciones en un solo lugar – una interfaz de usuario unificada
Como ya debes saber, Microsoft tiene una cantidad de aplicaciones empresariales que se publican con regularidad en la tienda Windows, y las cuales son en su mayoría gratuitas. Estas aplicaciones podrás agregarlas en el menú de inicio de Office 365, para que así puedas acceder fácilmente a ellas.
12. Nuevas características y actualizaciones de errores
Cuando ya hayas decidido dar el paso de mudarte a Office 365, tendrás acceso de manera inmediata a las correcciones y actualizaciones de los errores, todo ello sin costes adicionales.
Características interesantes que debes usar en Office365
La herramienta Office 365, trae una lista completa de aplicaciones que podrán facilitar el aumento de la productividad en tu negocio. En ese sentido, te resultará muy sencillo utilizarlas, ya que durante años seguramente has manejado las aplicaciones de Office. Solo tendrás que adaptarte a una interfaz diferente, y comenzar a usarla inmediatamente.
Es probable que cuando comiences a emplearla, se pierdan características que podrían aumentar la productividad de tu labor. Por tal razón, a continuación deberás tener en cuenta las 12 características primordiales de Office 365:
Coautor
Podrás colaborar de manera online en tiempo real; es decir, podrás ver los diferentes cambios efectuados por los usuarios, con la coautoría en tiempo real en la herramienta Word. Luego de ello, podrás guardar el archivo en OneDrive o en Share Point, y así otros usuarios puedan trabajar contigo en el mismo.
Chatear en aplicaciones de Office
Cuando integras Teams en las aplicaciones de Office, tendrás la posibilidad de chatear, compartir pantalla y establecer conversaciones de video o audio con tus colegas y empleados. Además, cuando cierras la aplicación, tendrás la posibilidad de seguir manteniendo la conversación mediante el Teams, en tu teléfono o escritorio.
Insertar enlaces a archivos almacenados en lugar de enviar archivos completos a compañeros de trabajo
No tendrás por qué preocuparte al enviar archivos adjuntos de gran tamaño, ya que Office 365 te brinda la posibilidad de cargar este tipo de archivos en la nube. Para ello deberás hacer lo siguiente:
- Deberás crear un correo electrónico
- Luego tendrás que adjuntar un archivo
- Debes insertar el vínculo al archivo que desees en la nube
- Seguidamente Outlook dará permiso de edición a los usuarios que les enviarás por correo electrónico.
- Además, podrás cambiar los permisos en el momento que desees.
Convierta un elemento de OneNote en un evento de calendario de Outlook
Con OneNote podrás:
- Convertir tareas dentro de tu calendario para que así puedas enviarlas a los compañeros de trabajo, agregando además, recordatorios y plazos de entrega.
- Enviar las notas de reunión tomadas por OneNote mediante correo electrónico, donde además podrás agregar la fecha, ubicación, los asistentes, entre otros detalles necesarios para cada reunión.
Utilice el ratón como puntero láser en PowerPoint
Podrás utilizar el comando Ctrl+P, para que de ésta manera conviertas el ratón en una luz de rayo láser, al momento de que realices tus presentaciones en Power Point. Esto lo podrás hacer, manteniendo el dedo o lápiz hacia abajo con el dispositivo; de esa manera aparecerá el botón rojo para el puntero laser.
Edite y convierta a PDF fácilmente
Cuando hayas podido editar una hoja de cálculo, documento, o una presentación o publicación, tendrás dentro de Office 365 la posibilidad de convertir tu trabajo a PDF y guardarlo con este formato. Además, si decides editar un PDF, podrás convertirlo sin ningún tipo de inconveniente a Word.
Reanudar la lectura en Word
Con Office 365 podrás utilizar la función de lectura de CV para Word, con la cual podrás retomar la misma en el momento que lo desees, y además, en diferentes dispositivos.
Recuperar la versión correcta
Con esta función de Office 365, podrás visualizar los cambios que se le han realizado a un determinado documento; conocerás el porqué de estos cambios, y cuando se efectuaron. También con esta función podrás regresar a la versión anterior de cualquier archivo.
Trabajar sin conexión, subir los cambios más tarde
Además con Office 365, podrás trabajar sin conexión, ya que el almacenamiento de OneDrive se sincroniza automáticamente con el dispositivo. Cuando decidas conectar nuevamente con internet, las versiones se cargaran de manera automática en el almacenamiento. Esta nueva versión se enviará además, a otro dispositivo que se encuentre conectado en la red.
Trabajar en cualquier lugar desde cualquier dispositivo
Debido a que Office 365 es un programa que se encuentra anclado en la nube, tus trabajadores o colegas ya no tendrán que estar supeditados al escritorio para que puedan acceder a los datos de la empresa y producir. Además, con esta herramienta podrán desde el móvil, tabletas y portátiles, trabajar desde cualquier lugar donde se encuentren, todo esto respaldado mediante medidas integrales de seguridad de datos.
Deberás suscribirte a Office 365 para que así puedas trabajar con los archivos en la nube, y además desde cualquier explorador de la web que se encuentre actualizado y conectado a internet.
También tendrás acceso a Office Mobile Apps, para que de esta manera puedas utilizar las herramientas de Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive directamente desde tu tableta o Smartphone, mientras te encuentras en movimiento.
Office 365 Planner para ayudar a organizar el flujo de trabajo de su equipo
Office 365 Planner, te dará la facilidad de organizar las diversas colaboraciones, y además planificar los flujos de trabajo. En ese sentido, tendrás la posibilidad de:
- Crear planes
- Organizar y asignar tareas
- Compartir archivos
- Establecer las fechas de vencimiento
- Proporcionar las actualizaciones de estado
Estas actividades serán ejecutadas a través de notificaciones que llegarán a tu correo electrónico, y a tus paneles visuales.
¿Te interesa tener Office 365 en tu empresa? En Caltico somos partners oficiales de Microsoft y podemos ayudarte con la implementación, cuéntanos tu caso a través de nuestro contacto.
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