12+1 errores a evitar para mejorar tu productividad

La forma más sencilla de erosionar la productividad personal son las pequeñas distracciones, futilidades o aspectos básicos que damos como ya entendidos o asimilados. Muchas veces nos relajamos y dejamos la puerta abierta a la entrada de malas costumbres que acabarán provocando problemas. Las siguientes líneas son detalles a tener en cuenta para mantenernos en guardia sin perder el flow y la magia en el momento de pasar a la acción.

1. Confiar en tu mente. Sabes que tienes que anotar todo lo que te viene a la mente y lo haces pero con el tiempo lo restringes a las cosas importantes: tareas a realizar, detalles a tener en cuenta … Te relajas y piensas, “Bueno ya me acordaré o si es importante me volverá a la mente” … Creamos una zona de penumbra abonada para olvidos y omisión de acciones a realizar que quizás no son importantes pero pueden convertirse en una nueva oportunidad o experiencia.
2. No recopilarlo todo. Una variante del punto anterior. “Hay cosas que no considero suficientemente importantes para anotarlas y tratarlas a través de mis listas de acciones, cuando tenga un momento ya las haré …”. Es una forma de crear una dualidad entre tu actividad oficial – la importante- y una de paralela. La recopilación debe ser indiscriminada y realizar la selección al procesar.
3. Utilizar listas y agenda para algo más que su función natural. Desde anotar acciones a realizar asociadas a una cita en la agenda o convertir una cita en una acción colocándola en la lista de siguientes acciones – asociando día y hora a la descripción – cuando es inminente (para no tener que consultar en la agenda). Se desdibujan los límites y se crea confusión.
4. Enviar a tu lista conceptos, no tareas ni acciones. Puedes recopilar una idea pero para introducirla en tu sistema debes convertirla en una acción que puedas realizar. Trabaja el texto asignado para señalar la actividad de forma concreta y suficientemente específica para saber que hacer al leerla. Anotando algo como ‘alquiler’ en lugar de ‘revisar si se ha domiciliado el recibo del alquiler’ nos obliga a pensar, matando la intuición y creando espacio para el error.
5. No valorar la complejidad de la tarea. Dos matices, el primero no hacer el esfuerzo de desglosar la tarea en acciones individuales – proyecto GTD – a realizar de forma secuencial. Segundo, hacer una apreciación a la ligera de su complejidad, no visualizarla. En ambos casos nos lleva a una valoración errónea que puede acabar con un trabajo a medias o un tarea procrastinada. Una correcta apreciación nos permite visualizar cuando la podemos realizar durante nuestra jornada. Ubicarla mentalmente.
6. Intentar gestionar el tiempo. Utilizar un planning como vía para organizarnos, asignando las acciones sobre el dibujo, dando un tiempo predeterminado a cada tarea sin tener en cuenta los imprevistos, interrupciones ni prever cómo nos encontraremos anímicamente. ¿Qué pasará cuando no podamos finalizar la tarea? ¿Qué pasa si hay algún impedimento material que no nos permite trabajar? Mejor gestionar la actividad con un sistema de contexto, tiempo y energía como GTD.
7. Revisar tus asuntos de forma superficial. Seguro que te preocupa cómo van tus proyectos y lo que tienes que hacer los próximos días, lo revisas y fijas acciones para que todo vaya bien. Fantástico pero hay que profundizar más, hasta llegar a un nivel burocrático. Limpiar y ordenar las listas de tareas, mirar a semanas vista tus responsabilidad, establecer varios niveles de revisión …
8. Infravalorar el poder de las pausas. Entre tarea y tarea un descanso para aclarar ideas. Lo tienes claro y lo llevas a cabo por lo menos durante las primeras horas de la mañana pero hay momentos durante el día – o la semana – que pasas. Estás preocupado por el trabajo, te acuerdas, no percibes como tan importante … el rendimiento baja y tu calidad de vida también. Muchas veces el descenso es asumible pero si convertimos la pausa en un hábito a la larga mejorará el rendimiento.
9. No disponer de criterios claros para fijar prioridades. Caer en la actividad sin dirección. Si no trabajas tu visión de futuro, definiendo un propósito y concretándolo a través de unos objetivos a realizar, lo que acabará marcando el día a día serán las urgencias, las fechas de entrega fijadas por otros y los caprichos (lo te apetece hacer en lugar de lo que tienes que hacer).
10. No desconectar. No me refiero sólo a dejar de lado el trabajo cuando acabamos nuestro horario laboral, también de disponer de tiempo de calidad a través de aficiones o de relaciones con otros que disfrutamos por puro placer y que son una fuente de crecimiento personal. Sustituimos las preocupaciones y/o el estrés generado por el esfuerzo del trabajo por algo placentero.
11. No establecer límites para las actividades de bajo valor. Navegar sin sentido por la red, revisar las apps móviles y redes sociales cuando queramos y todo el tiempo que queramos equivale a reducir la capacidad concentración y derrochar una parte importante de nuestro tiempo. Fijamos momentos durante el día – o la semana – con un tiempo predefinido para evitar quemar una parte importante de la jornada y crear malos hábitos.
12. No aplicar cambios de forma gradual. El cambio es bueno o mejor dicho, inevitable. Nos adapta al entorno, a las nuevas necesidad, pero llevar a cabo un ajuste del comportamiento de forma brusca sólo nos conduce a un lugar: al fracaso. Pequeños pasos – alcanzar metas modestas -para aplicar un gran cambio como dejar de procrastinar, hacer deporte de forma regular…

(Bonus track) “Soy una persona eficiente”. No lo dirás en voz alta pero lo pensarás, ¿verdad que si bandido;-) Relajarte, pensar que ya es suficiente con lo que tienes y perder la inquietud por seguir avanzando en este aspecto. El conformismo o la pérdida de tensión equivale a dar pasos atrás. Leer sobre el tema y evaluar tu actividad de forma continuada te mantendrá en guardia.

Imagen vía Mis-takes bajo licencia Creative Commons