15 herramientas imprescindibles para una pyme dinámica

TRABAJAR DESDE CUALQUIER SITIO ES UN RETO Y REQUIERE DE HERRAMIENTAS CLAVE.

La empresa y el profesional actual operan en escenarios que antes no se daban. La información y los datos necesarios para desarrollar un trabajo o gestión fuera de la oficina se tienden a optimizar en el sentido de poder disponer de una oficina portátil que contenga toda la información necesaria y poder acceder a esta, en cualquier circunstancia, realizando una gestión casi como si nos encontráramos en la oficina.

Hoy en día y por medio de aplicaciones y programas, podemos trabajar desde casi cualquier sitio, esto es una ventaja realmente productiva y eficaz si se consigue crear de manera eficaz una estructura de oficina portátil. 15 Herramientas imprescindibles para una Pyme dinámica, es una guia de aplicaciones gratuitas y muchas de ellas compatibles y conectables entre sí, desde diferentes soportes : Tablets, PC, Smartphones.

1º creamos la estructura de la oficina virtual y 2º la rellenamos con apps.

Que te parece si vamos por partes ?

La nube. Toda oficina debe estar conectada a una base de datos, esta puede ser una memoria externa usb o una nube, te interesa que sea accesible desde cualquier sitio y admitida por todos los soportes, lo más recomendable en este caso es utilizar apps de almacenamiento en la nube:

• 💻 📱 Todos los soportes.
• Dropbox, Google Drive y One Drive , son los servicios de almacenamiento en nube gratuitos , sencillos y más utilizados. En ellos se pueden guardar todo tipo de información en los formatos más habituales : pdf, xml, word, excel, power point, etc. Se pueden preparar presentaciones, esquemas, trípticos, informes, etc. y dejarlos listos para su uso en cualquier ocasión.

Ya tenemos el contenedor para guardar las cosas y el acceso al mismo mediante las aplicaciones. Independientemente de lo buenas o malas que sean estas apps si algo debes de tener siempre en cuenta a la hora de diseñar tu oficina virtual, es que todas estén optimizadas para poderlas descargar en tu móvil, tablet y portátil y que además, puedan conectarse entre si y compartir la información.

Ahora vamos a producir, necesitamos una app que nos permita crear notas donde diseñar reuniones, guardar paginas web, presentaciones, listas, fotos, compartir contenidos con otros colegas, un programa donde volcar y ordenar las tareas, ideas y compromisos.

• 💻 📱 Todos los soportes.
• Evernote, en su versión gratuita cumple perfectamente con esta función de anotación, creación de listas, contenidos , etc.

Factor tiempo y tareas. Tener bajo control esta parte de la productividad es una necesidad de primer orden, para ello te propongo que consideres dividir las cosas que tienes que hacer en dos partes, por un lado las que tienen fecha, utilizaremos agendas, por otro lado las tares que tienes que ir completando o que se te van ocurriendo, usaremos gestores de listas o tareas.

• 💻 📱 Todos los soportes.
• Agendas : Dos imprescindibles, accesibles y completas son las agendas de Outlook y Gmail Calendar, a ambas se puede acceder desde cualquier sitio o soporte, se pueden crear accesos directos y mostrarlas en escritorios, están accesibles desde el correo lo que permite gestionar cómodamente las aplicaciones.
• Gestores de tareas: Muy apreciados entre los fans del sistema GTD, aplicaciones como Todoist oWunderlist son muy sencillas y compatibles , no sirven como agendas pero si se pueden programar tareas en días concretos, investígalas !

Redes Sociales. Si tu empresa está en las redes y tienes varios perfiles en Twitter, Facebook o Linkedin, necesitarás ahorrar tiempo y evitar pasarte el día mirando el móvil, contestando, compartiendo o introduciendo contenidos, nada mejor que un buen gestor de redes :

Hootsuite, el gestor por excelencia, con la versión gratuita podrás gestionar y programar tres redes sociales, esto hará que puedas aprovechar el tiempo de manera mas eficiente y disminuirás el peligro de "engancharte" todo el día a las redes.

Vamos a ver ahora la parte comercial de tu oficina, si trabajas con clientes necesitarás un CMR, un programa o app que te permita el acceso a las fichas de tus clientes desde cualquier lado. En este caso debo reconocer que me ha resultado muy difícil encontrar una app gratuita 100% ( que no sea de prueba ) y que además se pueda instalar el todo tipo de dispositivos. Las mejores son : SugarCMR y Vtiger pero ambas de pago. La app de Androit Sales on the move, es una sencilla CMR que en versión para Movil o tablet es gratuita, si conoces alguna te agradecería mucho que nos la mostraras.
Por último, toda Pyme necesita una herramienta de gestión administrativa, que permita llevar las contabilidad, crear archivos excel para Hacienda, controlar los stocks y pedidos, hacer facturación , etc.

En este sentido es complicado encontrar programas o apps que sean gestionables desde todos los dispositivos, en parte por la complejidad de el tipo de tareas a realizar y por el hecho de que si estas empezando y necesitas herramientas sencillas y poco costosas , estas van a ser limitadas. Aún así existen algunos programas de gestión y contabilidad que son muy interesantes y un buen punto de partida :

Euroges y Cont4 de Tetra Informática. Son dos programas de gestión gratuitos y muy completos, ideales para una empresa de tamaño pequeño y autónomos, se pueden crear facturas, llevar la contabilidad, controlar pedidos y ventas, IVA, etc.

Algunas ideas. la variedad de utilidades y aplicaciones para el trabajo online es tan amplio como nuestro tiempo y recursos para explorar y probar cosas. Además de estas apps, las tecnologías que incluyen los nuevos aparatos , cada día más, empiezan a centrarse en la capacidad de las mismas para ser accesibles e interactivas, en este sentido a la hora de adquirir un producto es necesario fijarse en su conectividad y capacidad de trabajar como tu , a distancia.

• Impresoras : transmisión de datos por wi-fi, conectividad con Smartphone e impresión y control a distancia. ( EPSON WORKFORCE )
• Tablets profesionales conectividad total, proyector incluido para presentaciones, impresión a distancia.( TABLET LENOVO YOGA 2 PRO )
• Ereaders, imprescindibles para guarda y lectura de documentos, libros, etc. (KINDLE AMAZON)
• Smartphones, considerar este tipo de dispositivos desde el punto de vista empresarial ( Apple, Samsung GNote )

El campo de trabajo es enorme y si también lo es tu bolsillo, entonces ancha es castilla, si no , la empresa va creciendo poco a poco y a la misma velocidad debemos avanzar y optimizar nuestras herramientas.

Te invito a que si conoces más apps de este tipo las compartas con nosotros.

Gracias .

jose carlos Gisbert

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