El tiempo es una de esas “cosas” que tenemos y que a menudo menos valoramos. Como pensamos que es ilimitado solemos malgastarlo o perderlo en actividades y tareas poco productivas. Pero el tiempo es un bien escaso que todos tenemos como un reloj que funciona en modo “cuanta atrás”. En más de una ocasión una gestión eficaz del tiempo nos puede permitir obtener mayores rendimientos y productividad pero es necesario saber a gestionarlo de la forma adecuada.
20 claves de gestión del tiempo
Étienne Garbugli es un famoso consultor y emprendedor canadiense que recientemente ha publicado el libro, Lean B2B: Build Products Businesses Want. Hace un par de años recopiló en una presentación sus “26 Time Management Hacks I Wish I’d Known At 20.” Aquí resumo las más importantes.
1. Siempre hay tiempo
La gestión del tiempo es una cuestión de prioridades. Si no terminas algo a tiempo, es porque no lo consideraste urgente o lo suficientemente agradable para darle prioridad por delante de cualquier otra cosa que estuviera haciendo.
2. Los días siempre se llenan más rápido de lo que uno espera
Planifique un tiempo de reserva. Sea realista y cuente con solo 4 o 5 horas de trabajo verdadero por día.
3. Trabaja más cuando estés centrado en el foco de la tarea
Algunos días está desenfocado, otros días usted será capaz de mantener su atención durante 12 horas seguidas. Aproveche estos últimos.
4. Deja la multitarea
El cerebro consume energía al reajustar el enfoque de una tarea a otra. Si pasas el día haciendo múltiples tareas a la vez, estás agotando tu cerebro.
5. Estamos más centrados y somos más productivos cuando el tiempo es limitado
El trabajo siempre parece encontrar una manera de llenar el espacio que se le asigna. Establece plazos más cortos para cada tarea.
6. Arrancar es la mejor manera de trabajar
Comience con pequeñas tareas para coger el ritmo. Una vez que haya arrancado, enfrente las tareas más grandes y complicadas.
7. Trabaja de forma iterativa
La expectativa de hacer las cosas a la perfección es sofocante. Recuerda que “un buen plan ejecutado hoy es mejor que un plan perfecto ejecutado la próxima semana“. No es lo mismo ser eficaz que ser eficiente.
8. Más horas de trabajo no significa más productividad
No te engañes pensando que sentado en el escritorio de alguna manera extraerás trabajo de ti. Haz lo que pueda para terminar la tarea durante el horario regular.
9. Separa las tareas “no pensantes” de las estratégicas
Si durante la ejecución de sus tareas se tiene que detener a pensar, está bajando la productividad. Idealmente, piensa primero y ejecuta después.
10. Planifica las reuniones importantes temprano en el día
El tiempo previo a un evento a menudo se desperdicia. Si tiene una reunión importante a las 4 pm, es posible que no pueda trabajar todo el día por la ansiedad. Si sales de eso temprano, pasarás el resto del día tranquilo.
11. Programa reuniones y comunicaciones por correo electrónico o teléfonos seguidas en un bloque ininterrumpido
Así evitas interrupciones el resto del día.
12. Trabaja en torno a la procrastinación
Trabaja intensamente durante un buen rato, y luego puedes procrastinar. Utiliza el método Pomodoro: desglosa tu trabajo en incrementos de 25 minutos con descansos de cinco minutos en el medio.
13. Divide una tarea enorme en bloques manejables
En lugar de enfocarte en ganar el Campeonato, centra tu atención en lo que tienes justo delante en el momento, cada jugada. Recuerda a Al Pacino en la película “Un domingo cualquiera“: “pulgada a pulgada“
14. No hay dos tareas que tengan la misma importancia
Siempre prioriza. Sé muy cuidadoso con las listas de tareas pendientes, aunque son formas eficaces de programar tu día, no permitas que una tarea como “organizar el escritorio” esté a la par de “preparar impuestos”.
15. Conoce siempre la única cosa que realmente tienes que hacer durante el día
De todo lo que tienes que hacer, identifica cual es la tarea más importante y enfoca tus energías en ella, para terminarla lo antes posible.
16. Delega y aprender a hacer uso de otras personas
Para ser realmente eficaz, tienes que superar el miedo a entregar tu trabajo a otra persona. Si algo puede ser hecho un 80% bien por otra persona, ¡delega! según John C. Maxwell, autor de How Successful People Think: Change Your Thinking, Change Your Life.
17. Olvídate de ayer
Piensa solo en hoy y mañana. No te distraigas con los éxitos o fracasos del pasado.
18. Establece plazos para todo
No dejes que las tareas sigan indefinidamente. Pasar demasiado tiempo en un proyecto o mantenerlo en un segundo plano durante demasiado tiempo dará lugar a un estancamiento.
19. Siempre tome notas
No asumas que recordarás toda buena idea que te viene a la cabeza durante el día. No importa si se trata de un bloc de notas, pizarra blanca o una App en el smartphone; sólo escríbelo.
20. Anota los pensamientos no relacionados que aparecen cuando estás concentrado en algo
Así evitarás que te distraiga.
Libros citados:
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