23 formas para que trabajes menos y logres más

Por Leo Babauta,Dumb Little Man

Es algo que todos estamos buscando – la solución perfecta que reduzca al mínimo nuestra vida laboral, mientras siga terminando las cosas que necesitamos terminar. Bueno, esa solución no existe, pero con una combinación de estrategias, puedes llegar a donde quieres estar.

Ahora bien, ninguno de estos consejos cambiará tu vida completamente. Pero pueden hacer una gran diferencia, y cuando se usan juntos, tu vida laboral podría volverse agradable, productiva, sin estrés y con mucha diversión. Estos consejos no funcionarán para todos. No están hechos para ser usados como una guía paso-a-paso. Es una lista de estrategias que funcionan – elige tus favoritas y dales una oportunidad.

Descubre cómo trabajar más inteligentemente.

1. Una meta
Establece una única meta para llevar a cabo este año – Yo sé que probablemente quieras lograr 12 metas, pero es muy difícil mantener tu atención en más de una meta, y eso difunde tu energía.

Elije una meta para los próximos 12 meses, y luego una meta simple de 3-6 meses que te conduzca a tu meta de 12 meses. A continuación, elije algo que puedas lograr dentro de las próximas 1-2 semanas que te lleven hacia tu meta de 3-6 meses.

Ahora céntrate en ese objetivo a corto plazo, dándole toda tu energía, y cuando lo logres, establece tu próximo objetivo a corto plazo hasta que hayas logrado tu objetivo de medio plazo.

2. Encuentra una pasión
Todos estos consejos son sólo un escaparate si encuentras un trabajo que te apasione. Si no estás en un trabajo que te guste, comienza la búsqueda de ese trabajo ahora mismo.

No necesitas renunciar a tu trabajo actual de inmediato, pero empieza a hacer algunas investigaciones en la web. Piense en lo que realmente te interesa, habla con quienes estén haciendo lo que quieres hacer. Haz de este tu único objetivo para este año, y podría convertirse en tu mejor año.

3. Trabaja desde casa
Esta no es una solución milagrosa, pero es algo que a muchas personas les gustaría hacer. Y es totalmente posible – más y más personas lo están haciendo todos los días.

¿Es algo que quisieras hacer? Piensa un poco al respecto, y encuentra una solución que funcione para ti. Tal vez puedas trabajar online en tu trabajo actual desde casa. Planea cómo decírselo a tu jefe, asegúrate de centrarse en los beneficios que le traerá a la empresa.

O podrías encontrar otro trabajo que te permitiera trabajar desde casa – incluso si la paga es menor en un primer momento, habrás reducido los costos de no tener que viajar o comer en el trabajo o comprar ropas caras de trabajo, y también habrás aumentado tu satisfacción.

4. Llega temprano 
Si el tele-trabajo no es lo tuyo, trata de llegar al trabajo 30-60 minutos antes que el resto. O incluso más.

Esto podría requerir que aprendas a levantarte más temprano, pero los beneficios son muchos: esquivas el tráfico de la mañana, puedes trabajar sin distracciones hasta que el resto de tus compañeros de trabajo entren, puedes estar por delante de los demás y hacer más cosas. Empezar temprano es una gran manera de comenzar tu jornada de trabajo y ser más productivo.

5. Trabaja 4 días
Si puedes controlar tu horario de trabajo (o puedes convencer a tu jefe de cambiarlo), trata de trabajar menos días. Trabaja cuatro días a la semana no solamente que dará un día adicional de descanso, sino que te forzará a ser más productivo en los días de trabajo.

Piensa en esto: si supieras que tienes que tener todo tu trabajo hecho para el final del jueves, te concentrarías más en lo que realmente necesitas terminar, y te distraerías menos también. ¿Qué harías menos? ¿Contestar E-mails? ¿Leer cosas por Internet? ¿Chatear? ¿Jugar al buscar minas? Esas cosas sin importancia se desvanecen cuando tu tiempo es limitado.

6. Trabaja seis horas al día 
El mismo concepto que el anterior, pero reconfigurado.

Personalmente, elegiría trabajar cuatro días a la semana, pero eso puede no funcionar para todos. Llegar temprano e irse aun más temprano, (imagina un día laboral de 7 a.m. – 1 p.m.). Con enfoque, se puede hacer.

7. Trabaja 20 horas
Esto puede parecer imposible. Y si eres un empleado de tiempo completo, tal vez lo sea. Pero puedes elegir entre 1) tele-trabajar, y tener hecho tu trabajo en menos horas, o 2) trabajar para ti mismo.

Ahora, voy a admitir que estas opciones no funcionarán para todos, pero se pueden realizar. Y también voy a admitir que en trabajar para ti mismo, tenderás a trabajar más horas, no menos. Pero si limitas tus horas a 20, te obligará a concentrarte de la misma forma en la que lo haces para trabajar cuatro días a la semana. Y si te centras solamente en aquellas tareas que son realmente importantes (ver punto siguiente), puedes tener hecho un montón de cosas en esas 20 horas a la semana.

8. TMIs
Cada día, haz una lista con sólo tres ítems: Las tres Tareas Más Importantes (TMI) que deseas llevar a cabo hoy. Haz que al menos una de ellas esté relacionada con tu objetivo principal.

Las otras podrían ser sobre algo que hayas estado postergando, o sobre un proyecto que tengas que realizar hoy, o algo similar. Idealmente, estos TMI son tareas realmente importantes – tareas que te harán ganar reconocimiento o ingresos en el largo plazo. Ahora enfócate en estas, asegúrate de llevarlas a cabo.

Lo mejor es hacer las cosas de tus TMIs por la mañana, antes de ser interrumpido por un montón de otras cosas. Si haces sólo tres cosas hoy (puedes elegir más o menos de tres TMIs, pero he encontrado que tres funciona bien para mí), que sean de las TMIs.

9. Procesa por lotes.
Normalmente hay un montón de pequeñas tareas que tenemos que hacer que no son tan importantes. Email, documentos, llamadas telefónicas, cosas así. En vez de hacer esas pequeñas cosas durante el día, interrumpiéndote y distrayéndote de tus tareas importantes, Hazlas todas juntas a una hora determinada del día.

Haz una pequeña lista de estas tareas, y en la primera hora de tu jornada laboral (o la que funcione para ti), comienza a procesarlas lo más rápido posible, tachándolas de tu lista.

10. Tele-trabaja 1 día a la semana.
Si no puedes convencer a tu jefe de que te deje trabajar completamente desde tu casa, trata con un día a la semana. Podrías comenzar llamando y avisar que estás enfermo y que seguirás terminando tus asuntos pendientes desde casa. O que quieres intentarlo, sólo por un día esta semana, porque crees que te hará más productivo.

11. Hazte independiente como un segundo trabajo.
Esto es algo que yo hago, y gano un extra de $ 2000 al mes haciéndolo. Es un trabajo extra, pero me ayuda a pagar las cuentas (y pagar las deudas y ahorrar). Eventualmente, si te vuelves bueno como independiente, podrías hacerlo a tiempo completo.

Para hacer esto como un segundo trabajo, deja un poco de tiempo del día para tu trabajo como independiente. Yo uso las primeras horas de la mañana (me levanto una hora antes y que me dedicó a una tarea), mi hora de almuerzo, mi tiempo de trabajo (con permiso), o por la noche. Si pudieras hacer una o dos tareas al día, podrás obtener un ingreso decente, empezarás tu camino hacia trabajar para ti mismo.

12. Para llevar. 
Esto no cambia vidas, pero yo almuerzo en el trabajo todos los días (sobras o un bocadillo) por lo general, con algunos snacks como frutas por ejemplo ¿Cómo ayuda esto? Bueno, me ahorra mucho dinero (unos pocos miles al año), me permite trabajar durante el almuerzo, y me da tiempo para mi trabajo independiente o tal vez me permita salir del trabajo temprano

13. Ve en bicicleta a tu trabajo.
Una vez más, no necesariamente cambia vidas, pero si puedes viajar aunque sea un par de veces a la semana en bicicleta, ahorrarás dinero en gasolina, reducirás el estrés de la hora pico del tráfico, y harás ejercicio diario al mismo tiempo. Una ducha en el trabajo (o en algún gimnasio cercano) ayudará a hacer esto más fácil.

14. Tome proyectos de alto perfil.
Si tomas un trabajo cualquiera, tu jefe podría o no apreciarlo, pero desde luego no te hará una estrella y no te llevará muy lejos. En cambio, ofrécete para los proyectos grandes, los que le darán un nombre a ambos, a ti y a tu empresa. Si no hay ninguno disponible, haz el tuyo propio.

Asegúrate de que puedas hacerlo bien, si lo haces, estos proyectos tendrán un enorme impacto en tu vida. Las tareas de estos proyectos deberán estar en tus TMIs de todos los días. Si tomas los proyectos de alto impacto, puedes ser más productivo trabajando medio día que trabajando 10 horas al día en tareas que no importarán hasta la próxima semana.

15. Automatiza tu negocio.
Si tienes tu propio negocio, o estás estableciéndolo, encuentra la manera de automatizarlo lo más que puedas. Todo puede ser subcontratado, desde la fabricación, el mailing, la publicidad, el recibo de órdenes, la atención al cliente hasta el procesamiento de las tarjetas de crédito.

Pon tu negocio en línea, con pedidos en línea, y dales a tus subcontratados la habilidad de tomar decisiones (con ciertos límites, siguiendo las reglas que tú hayas impuesto) sin tu aprobación, Deja de ser el cuello de botella.

Si está completamente automatizado, tu negocio requerirá menos de tu trabajo una vez que ya tengas todo establecido. Entonces todo lo que tendrás que hacer es comprobar de vez en cuando para asegurarte que las cosas estén funcionando sin problemas, y asegurarte de que tu dinero está siendo depositado en tu cuenta bancaria. Lindo.

16. Guarda tu aumento.
Si consigues un aumento de sueldo (y si no lo tuviste desde ya hace un tiempo, es necesario hacer que eso ocurra, tomando proyectos de alto perfil y luego pedir el aumento), no aumentes tus gastos. Toma ese aumento y ponlo en el banco. No aumentará tu productividad, pero puede aumentar tu estabilidad financiera.

17. Limpia tu escritorio.
Un escritorio desordenado puede ser el signo de una mente creativa, pero en mi experiencia (he probado los dos desordenado y ahora limpio), tener un escritorio que esté limpio es mucho más relajante, mucho más productivo y más organizado.

Lo más importante es que reduce el desorden visual y te permite concentrarte en la tarea que tengas a mano, incrementando tu productividad. Limpiar tu escritorio puede tomar tiempo, pero vale la pena; toma todos tus papeles (¡Todos!) y ponlos en una bandeja, o en una pila si no encajan.

Ahora procésalos, uno a la vez, de arriba a abajo, archívalos, anota los que son para hacer ahora, delégalos, tira cada documento o anota las tareas en una lista de “Tareas pendientes” para más adelante (y archiva los documentos “para hacer ahora” en una carpeta de acción).

18. Granulariza
Si un proyecto o tarea parece demasiado intimidante, divídela en tareas más pequeñas, y centrarse sólo en la primera tarea que necesitas que hacer. Por ejemplo, en lugar de “informe de investigación”, sólo encuentra tres fuentes en Internet. Tú puedes leer cada una de estas fuentes y tomar notas después de eso.

19. Delega
¡Termina con la costumbre de pensar que tienes que hacer todo por ti mismo! Abandona el control y aprender a confiar en los demás. Si no crees que una persona pueda manejar una tarea, tómate el tiempo para entrenarlo. Esto te ahorrará toneladas de tiempo y dolores de cabeza más adelante. Y por delegar, empoderarás a otros mientras que reducirás tu lista de tareas, dejándote concentrar en lo que es realmente importante.

20. Elimina
¿Tu lista de tareas pendientes tiene un kilómetro de largo? ¿Nunca serás capaz de hacer todas esas cosas? Divídela en dos y elimina las cosas que realmente no son necesarias hacer, o delégalas a otros. Y de esa lista, selecciona las tres cosas más importantes que necesitas hacer hoy. Adquiere el hábito de eliminar tantas tareas y procesos que normalmente haces como te sea posible, y tu trabajo se simplificará enormemente.

21. Borra distracciones.
Además de limpiar tu escritorio, puedes permitirte enfocarte más eliminando todas las distracciones: Email o mensajería instantánea, Twitter, otras páginas web (de hecho, tal vez sea bueno desconectarse de Internet), llamadas, el desorden a tu alrededor o en tus paredes. Usa auriculares para que tus compañeros de trabajo te interrumpan menos, o hazles saber que no estás disponible ahora. Céntrate más, y obtendrás más resultados.

22. Elimina las reuniones.
Una de las mayores pérdidas de tiempo en nuestra vida laboral. La mayoría de las veces, una reunión podría haberse llevado a cabo con un correo electrónico o una llamada telefónica. Pide salir de las reuniones (o si usted es el jefe, elimínalos) afirmando que tienes un proyecto en el que necesitas trabajar. Entonces, sé muy productivo durante el tiempo que estarías en la reunión, y muéstrale a tu jefe lo mucho que haces.

23. Usa el Email una vez al día.
No utilices el correo electrónico durante el día. Establece una hora determinada durante el día para procesar tu correo electrónico, procésalo, y deja vacía tu bandeja de entrada (utilizar los mismos pasos que en “limpia tu escritorio” más arriba). Si revisas tu correo electrónico durante el día, te estás permitiendo a ti mismo estar distraído y estar a merced de cualquier persona que te envíe una solicitud.

Y por estar enviado mensajes por Email todo el día, estás generando incluso más respuestas, complicando el problema. Procesa por lotes, y obtendrás muchas más cosas hachas.