3 tendencias en eventos para el 2022

Durante los dos últimos años, el sector de los eventos se ha enfrentado a una increíble incertidumbre. A pesar de que la imprevisibilidad reina todavía, tenemos algunas predicciones sobre las tendencias del sector de los eventos.

Hemos recorrido un largo camino desde marzo de 2020, pero el sector de los eventos sigue experimentando una profunda transformación, desde los eventos de gran repercusión con fiestas explosivas y presupuestos alucinantes hasta las experiencias virtuales e híbridas que requieren cierta creatividad. 

Aunque esta no es una lista exhaustiva de las tendencias del sector de los eventos -hemos dejado fuera las tendencias de la vestimenta de alta tecnología para eventos y el marketing de eventos, por ejemplo-, estas tres tendencias del sector de la gestión de eventos son clave para tener éxito en 2022.

1. Crecimiento de los eventos híbridos

Muchas personas creían que los eventos híbridos iban a dejar de existir después de la pandemia. Sin embargo, según un último estudio de la empresa americana Splash, los eventos híbridos seguirán creciendo.

«Una amplia mayoría espera organizar eventos híbridos [en 2022] (79%), y más que en años anteriores (86%)», se lee en el informe «Outlook on Events 2022» de Splash. «La noticia preocupante es que la mayoría de las empresas parecen contentarse con sus pilas tecnológicas de eventos existentes, que pueden no ser suficientes para satisfacer las expectativas de los asistentes en evolución.»

Splash trabaja con empresas de la lista Fortune 500, como LinkedIn y Salesforce (CRM), ayudando a diseñar, ejecutar y escalar sus programas de eventos presenciales, virtuales e híbridos. Splash encuestó a 253 profesionales de eventos y a 3.133 asistentes a eventos en los Estados Unidos en una variedad de industrias en noviembre de 2021. Para calificar, los encuestados tenían que trabajar en departamentos como el de marketing o el de recursos humanos.

El COVID-19 sigue suponiendo un lastre para la vuelta al trabajo presencial de los trabajadores, ya que gigantes del sector tecnológico como Meta (FB), empresa matriz de Facebook, han retrasado los planes de vuelta a la oficina de sus empleados hasta el 28 de marzo. Los empleados de Meta también pueden solicitar trabajar a distancia de forma permanente o pueden solicitar una prórroga para seguir trabajando desde casa entre tres y cinco meses más.

Otras métricas clave que Splash encontró en su encuesta incluyeron las tendencias relativas a las inversiones en tecnología de eventos virtuales de las empresas y cómo están aprovechando los eventos virtuales para hacer crecer sus negocios: el 59% de los encuestados planea aumentar su inversión en tecnología de eventos en comparación con 2021 y el 43% mide el éxito de sus eventos por su impacto en los ingresos. Además, el 74% de las grandes empresas celebraron formaciones virtuales para empleados el año pasado, junto con el 58% y el 55% de las pequeñas y medianas empresas, respectivamente.

«Las empresas siguen confiando en los eventos virtuales para mantenerse conectadas con los clientes», se lee en el informe. «Pero en 2021, más empresas citaron el crecimiento de los ingresos y las ventas como la métrica clave del éxito de los eventos virtuales, lo que indica un cambio de énfasis hacia la medición de los resultados comerciales reales.»

Si estás pensando en organizar eventos híbridos durante el año 2022, te recomendamos visitar esta página con recomendaciones de espacios para eventos híbridos.

2: Sigue habiendo una atmósfera de incertidumbre sobre el Coronavirus

Los grandes profesionales de los eventos saben que es fundamental tener siempre preparado un plan B cuando se planifican eventos. Por ejemplo, saben cómo hacer frente al mal tiempo en los eventos y cómo elaborar un plan de comunicación de crisis. Sin embargo, muchos aún no dominan la planificación de eventos a prueba de eventos improbables en medio de la pandemia, o al menos dominan la forma de comunicar la inevitable incertidumbre. Algunos expertos de la agencia Endless comparten su opinión acerca de la incertidumbre que podemos tener durante este año 2022 en cuanto a eventos:

«Se considera que los planificadores de eventos son buenos para tener múltiples planes para un evento. Por ejemplo, los planificadores de eventos siempre han sido buenos para saber qué hacer si el tiempo cambia. Además, han aprendido a espaciar las cosas a dos metros de distancia».

Pero esa parece ser la realidad de la planificación de eventos durante el COVID. Dos años después, sigue siendo difícil planificar eventos a prueba de imprevistos  «Me sorprendió ver la cantidad de gente que se vio sacudida por Omicron», dice Will. «¿No nos habíamos dado cuenta ya? Llevamos dos años y todo el mundo está cancelando sus eventos y posponiéndolos».

Otra pieza del rompecabezas es la falta de transparencia. «Si estás planeando un evento para el tercer trimestre de 2022, deberías planearlo con antelación y decir que este evento podría no ocurrir. Así es el mundo en el que vivimos», dice Nick. «Diga a sus asistentes cuál es su plan B. Esto es lo que vamos a hacer. Vamos a dividir este evento en otros más pequeños o vamos a posponerlo a la próxima primavera».

Dustin está de acuerdo. «Sería muy útil. Puedes decirles que pasarás a lo virtual o que les devolverás el dinero». Sin embargo, es más compasivo con los planificadores de eventos. «Puedo dar un respiro a todo el mundo porque todavía estamos en este espacio de incógnita. Pero me siento muy optimista de que por fin nos dirigimos hacia el final de esto».

Actualmente, Thuy se está apuntando a todos los eventos del sector para este año. Un gran ejemplo de evento a prueba de disrupciones es MPI. «Me han dicho que si te toca COVID o no puedes ir, te van a acreditar para el siguiente evento. Y es tranquilizador porque demuestra que son profesionales que piensan en el futuro».

«En estos momentos, la inquietud que suscita la asistencia en persona se debe a la aversión al riesgo por parte de los asistentes y de los expositores. Consideran que los eventos presenciales son demasiado arriesgados para invertir tiempo y dinero en ellos. La probabilidad de que se produzcan trastornos sigue siendo alta. Pero ser transparente corrige la aversión al riesgo. Puedes invertir en nosotros y te cuidaremos porque nos preocupamos por ti. El nivel de confianza cuando eres transparente es mucho más amplio que tu base principal. La gente del núcleo viene pase lo que pase».

En su opinión, los patrocinadores estarían más dispuestos a invertir en eventos a prueba de imprevistos. «Como patrocinador, nunca me han dicho cuál es el plan en caso de que las cosas vayan mal. Deberían explicarme cómo van a recuperarse de forma proactiva para que pueda invertir en ellos de forma inteligente».

«A medida que seguimos adentrándonos en un mundo híbrido más complejo de lo presencial y lo digital, necesitamos tener algo más que un plan cerebral de respaldo», añade Dustin. «Necesitamos un plan tecnológico. Tenemos que ser capaces de reaccionar para que podamos dar a nuestros clientes la confianza que necesitan para poner el negocio de nuevo en los negocios de confianza y ser capaz de empezar a reservar más negocio de largo plazo.»

3: El metaverso en los eventos ¿Realidad o Fantasía?

Si eres alguien que se mantiene al día con las tendencias de la industria de los eventos, es probable que veas la palabra «metaverso» apareciendo en todas partes últimamente. En marzo se celebrará una semana de la moda metaversa. El Open de Australia está planeando una reunión metaversa para los aficionados durante todo el torneo. Una pareja experta en tecnología incluso se casó en él recientemente.

Mientras los productores de eventos aún se recuperan del torbellino que supuso el paso a lo virtual, las nuevas tecnologías, como las NFT, los hologramas, las criptomonedas y, sí, el metaverso, están volviendo a trastornar la industria. Es comprensible que la cabeza le dé un poco de vueltas.

En pocas palabras: el metaverso es una colección de mundos virtuales en 3D, en los que la gente crea sus propios avatares personales para explorarlos en diferentes plataformas. El término fue acuñado inicialmente por el autor Neal Stephenson en la novela Snow Crash, de 1992, pero ha encontrado una nueva y amplia popularidad después de que Facebook anunciara que cambiaría su nombre por el de Meta. Para el fundador de Meta, Mark Zuckerberg, y otros defensores del metaverso, la idea final es una especie de segunda vida digital para que todos vivan en línea.

En un escenario ideal, la tecnología te permitirá sentirte como si estuvieras físicamente en el evento, con entornos 3D de alta definición a los que puedes acceder mediante gafas de realidad virtual, así como otros avatares a los que puedes acercarte e interactuar e incluso objetos físicos que puedes coger y examinar con guantes hápticos o mandos de juegos. Aunque es posible que una tecnología tan amplia aún no exista del todo -o, al menos, que tenga una barrera de entrada demasiado grande para el asistente medio a un evento-, muchas empresas tecnológicas y plataformas de eventos virtuales ya han empezado a crear sus propias versiones, más discretas, del metaverso.

Entonces, ¿es realmente el futuro de los eventos, o sólo la última palabra de moda en tecnología? Parece que este tipo de modelo tiene mucho interés cuando se observa algo como el videojuego «Fortnite» de Epic Games, que en abril de 2020 vio cómo la friolera de 12 millones de fans creaban avatares y se reunían en un espacio virtual para ver actuar al rapero Travis Scott, también como avatar. El mes pasado, el cofundador de Microsoft, Bill Gates, predijo que en los próximos dos o tres años la mayoría de las reuniones virtuales «pasarán de las cuadrículas de imágenes de cámaras 2D… al metaverso, un espacio 3D con avatares digitales».

Lachlan Phillips, director general de Orbits -que se autodenomina «una empresa de metaverso especializada en eventos y locales virtuales»- está de acuerdo con esa opinión. «El impacto del metaverso en los eventos y las reuniones será similar al que tuvo el correo electrónico en el correo postal», proclama con audacia.

«Hace veinte años, nadie planificaba eventos en línea. Y, ciertamente, hace unos años veíamos muy pocos eventos en línea. Pero entonces, en cuestión de semanas, vimos una completa transformación del campo hacia lo online», señala Lee Gimpel, fundador de Better Meetings. «Creo que es una locura decir que volveremos a una era en la que la mayoría de los eventos sean presenciales. Lo que es el metaverso y su aspecto sigue siendo objeto de debate, pero no creo que se discuta mucho que los eventos en línea seguirán creciendo, prosperando y evolucionando.»

Por supuesto, esto no significa que los eventos vayan a pasar por completo a la realidad virtual, por ejemplo, el año que viene por estas fechas, aclara Gimpel. La tecnología que los sustenta irá mejorando y cambiando con el tiempo, y «probablemente veremos una progresión constante hacia plataformas más inmersivas cada año«.

Valerie Bihet, propietaria de la empresa de producción de eventos VIBE Agency, sostiene que el sector de los eventos está «entrando en un mundo totalmente digitalizado, y tener una entidad digital en tu evento es una necesidad». Señala que este cambio hacia el metaverso es algo natural provocado por el auge de los videojuegos y los avatares en plataformas tan extendidas como Snapchat. «Ya hemos visto el gran impacto que ha tenido Snapchat y sus avatares personalizados en la gente. Les gusta crear su propio avatar personalizado, hasta el punto de que su uso ha traspasado esa única app y ahora se puede utilizar en funciones de chat y en las redes sociales», señala. «Ese amor por los avatares y la evolución de los mismos ha llevado al metaverso».

Fuentes:

Is the Metaverse the Future of Events? We Weighed the Pros and Cons

4 Event Industry Trends and Predictions for 2022