4 herramientas imprescindibles para el teletrabajo

En marzo de 2020, a raíz de la crisis generada por el Covid-19, se aceleró y evidenció el proceso de globalización, lo que trajo consigo un incremento del acceso a la información y un incremento de los modelos de trabajo a distancia. Para evitar la interrupción de sus actividades muchas empresas, e incluso profesionales independientes, se vieron obligados a replantearse las formas tradicionales de trabajo para adaptarse al distanciamiento social requerido y mantener activa su actividad.

Es cierto que no es consecuencia exclusiva y directa de la pandemia, ya que anteriormente ya había empresas que habían optado por estos sistemas. Sin embargo, se ha visto potenciada por este hecho, haciendo evidente la necesidad de contar con herramientas que permitan llevar a cabo nuestra actividad desde cualquier lugar.

El teletrabajo es ahora visto como una forma en que los empleados de una empresa pueden cumplir con sus actividades laborales desde un lugar alejado de la sede de la misma, normalmente desde su propio domicilio. Para ello, requieren el uso de medios de comunicación que les permitan mantener un intercambio de información y datos efectivo.

Son varias las herramientas que se necesitan para organizar un sistema de teletrabajo efectivo en el cual el equipo cuente con todos los elementos requeridos para cumplir con las funciones asignadas, y son casi infinitas las opciones que se pueden encontrar hoy día. Lo más importante es determinar qué herramientas son realmente indispensables para eliminar las barreras de comunicación y posibilitar el trabajo en equipo. A continuación te mostramos cuáles son las 4 herramientas consideradas como básicas en el teletrabajo.

1 – Herramientas de comunicación interna y externa: la centralita virtual

Desarrollar nuestro trabajo a distancia requiere de una comunicación efectiva, tanto con los miembros de nuestro equipo como con los clientes de la empresa. Por eso, una de las soluciones para trabajar en remoto más básica es un sistema de comunicación empresarial que nos permita mantener nuestras conversaciones a través de voz, vídeo o chat. 

Cada vez más, existen herramientas de comunicación basadas en la tecnología WebRTC (Web Real-Time Communication), funcionando a través de protocolos de código abierto en los que la voz viaja a través de Internet, y por tanto, no requieren el uso o instalación de equipos específicos. Sólo será necesario un dispositivo con una conexión a Internet estable para poder comunicarnos desde cualquier lugar.

En este sentido, una centralita virtual se convierte así en una herramienta imprescindible para el teletrabajo. Estos sistemas cuentan con una serie de funcionalidades que permiten a la empresa mantener el contacto de manera fluida tanto con sus clientes como con sus empleados, ya sea a través de una llamada, una videoconferencia, un mensaje de texto o por el chat interno en el caso de la comunicación interna.

Así, es posible lograr la coordinación de las actividades requeridas y el alcance de los objetivos, eliminando además las barreras de tiempo y distancia que pudieran existir según la ubicación física de cada uno de las partes.

2 – Sistemas de gestión de clientes o CRM

En cualquier empresa es fundamental contar con un CRM para mantener un registro de los datos del cliente y de las interacciones que se producen con él. Al igual que la herramienta anterior, se trata de una plataforma alojada en la nube, de manera que es posible acceder a ella desde cualquier ubicación, facilitando además el acceso por todos los miembros de la empresa.

Este sistema de gestión de clientes permite recopilar y organizar la información de los clientes de una compañía, analizándola para determinar las estrategias comerciales más adecuadas. Al condensar estos datos en un mismo sistema, se facilita en gran medida el procesamiento de datos requeridos para la determinación e implementación de estrategias comerciales efectivas para aumentar las ventas e incluso reducir costes, garantizando al mismo tiempo la satisfacción del cliente actual y la atracción de otros potenciales. 

Estos sistemas pueden conectarse con el sistema de telefonía VoIP de la empresa para incrementar la eficiencia. Con esta integración lograremos facilidades tales como que cada vez que se reciba una llamada o un mensaje, el empleado pueda visualizar automáticamente la ficha del cliente y realizar los cambios que estime oportunos, todo ello sin necesidad de abandonar la conversación. Además, al centralizar toda la información en un mismo lugar, el resto de compañeros del equipo podrán visualizar los datos del cliente y atenderlo de manera personalizada.

3 – Sistemas de organización de tareas

La organización de tareas en el trabajo a distancia se trata de algo fundamental. Así existen herramientas como Trello que te permiten crear espacios colaborativos para que todos los miembros del equipo tengan claras cuáles son sus tareas.

Se trata de un software de proyectos que puede ser utilizado tanto en ordenador como en teléfono móvil. A través de la creación de tarjetas y la organización del tablero en columnas, es posible visualizar rápidamente el estado de las tareas, asignarlas a los miembros que participan en el proyecto, e incluso asignar etiquetas. Ello permite que la distancia no sea un impedimento para organizar correctamente el trabajo. Y por supuesto, que no quede tarea sin realizar.

4 – Herramientas para almacenar y compartir documentos

Sistemas como la famosa plataforma de almacenamiento Google Drive, son una de los instrumentos más útiles y necesarios para el teletrabajo. A través de ello, podemos editar documentos de manera colaborativa con nuestro equipo y visualizar los cambios en tiempo real. De esta forma, ya no es necesario encontrarse en un mismo lugar para redactar un documento y compartirlo con el resto.

Como conclusión, un sistema de teletrabajo bien coordinado puede traer muchos beneficios a la empresa, pero es necesario cuidar el hecho de proveer a los trabajadores con las herramientas adecuadas, garantizando además a la empresa la posibilidad de coordinar y controlar las actividades de cada uno de ellos y llevar a cabo un desempeño óptimo.