4 pasos para elaborar un manual de procedimientos

¿Qué sucede cuando no existen guías en las organizaciones? La respuesta es: un caos. La mayoría de las empresas altamente exitosas necesitan un manual por área y puesto, que les permita orientar a sus trabajadores y líderes, tanto en metodología como en objetivos, aquí es donde entra el gran papel de los llamados "Manuales de Procedimiento".

"Es parte de la disciplina que debe tener cualquier organización que esté organizada. Es el instrumento que permite ordenar y alinear los objetivos y la operatividad en las empresas (...) se puede catalogar como un instrumento administrativo que te va a apoyar sobre tu quehacer cotidiano en las diferentes áreas de una empresa", comenta Salvador De Antuñano, Gerente de Recursos Humanos de Adecco, empresa asociada a la AMECH (Asociación Mexicana de Empresas de Capital Humano).

¿Por qué necesito un manual?

De acuerdo con el experto de Adecco, existen grandes ventajas organizativas que te brinda el contar con manuales de procedimiento en las empresas.

►Grandes guías en el ingreso

Estos documentos ayudan al auxilio y capacitación de las personas cuando recién ingresan a las organizaciones. Detallan las funciones que deben desempeñar cada persona, así como sus obligaciones y expectativas de cada puesto.

►Auxiliares en la rutina

De acuerdo con el especialista, estos manuales suelen ser grandes instrumentos operativos para el desempeño rutinario de los colaboradores. Son guías del día a día.

►Delimita la relación entre áreas

Es un gran catalizador de capacidades. Suelen delimitar la operatividad y relación profesional con las otras áreas que componen a las empresas. Pueden especificar cómo ayudar, cuándo acudir y con quién hacerlo.

Los manuales de procedimientos están realizados respecto al ideal para cada puesto de trabajo.

►Especifica desempeño y personalidad

Estos documentos pueden ayudar a tener una coordinación adecuada de actividades, pero también suelen especificar lo que el trabajador necesita para sobresalir en el puesto asignado.

Cuando no se cuenta con un procedimiento, simplemente puedes decir que se haga de una u otra forma, sin embargo, al carecer de un documento donde se aterrice o especifique el cómo hacerlo qué, las personas suelen actuar a su entendimiento y conveniencia, lo que no garantiza que esto sea a beneficio de la empresa, comenta De Antuñano.

Paso 1. Define el contenido

El primer paso no es nada nada sencillo, pero valdrá la pena. De acuerdo con la especialista, debes realizar una introducción e identificar el objetivo de las áreas en las que se piensa aplicar el manual. Para ello debes aclarar quienes serán los responsables en cada área para implementarlo.

También necesitas:

"Se necesita detallar cada uno de estos puntos para poder definir el objetivo y el contenido", comenta.

Paso 2. Recopila información

Se necesita documentar, de manera lógica, cada detalle operativo de las áreas, para ello se recomienda realizar un estudio preliminar de cada una. Para ello necesitas:

Paso 3. Estructúralo

Es hora de comenzar a hacerlo, cuida que su estructura sea limpia y con una redacción legible y lógica para aquél que lo lea. También es importante cuidar la ortografía y los siguientes detalles.

Paso 4. Comunícalo

Una vez que lo hayas realizado, el objetivo primordial será difundir su existencia. Debes trabajar tu estrategia de comunicación para que cada colaborador esté enterado de ello y también dar las herramientas para su fácil acceso.

Como recomendación, el experto asegura que estos manuales deben contar con lugar y fecha de la elaboración, así como los responsables de su realización y aquellos que lo autorizan. También es importante cuidar los formatos en los que se presentan para cada área y que la información sea clara para cada persona que pueda tener acceso a ella.

Antes de implementar tu manual considera lo siguiente:

También es importante dar seguimiento una vez que se haya implementado, de acuerdo con el portal ehowenespanol.com, estos son los pasos a seguir:

• Recurre a un experto. Antes de implementarlo debes de probar su efectividad y funcionamiento, es bueno que acudas a un experto que te indique los puntos fuertes o débiles del documento.
• Capacita a tus trabajadores. Si bien es cierto que cada colaborador tiene una función estratégica y específica, los manuales aplicados por área pueden ayudarte a capacitar a grupos enteros. Realizar un estudio activo del manual, así como guía de implementación puede ser muy efectivo en empresas con un gran número de colaboradores.
• Verifica su disponibilidad. Debes cuidar que todos tengan acceso a ella.
• Realiza evaluaciones periódicas. Esto te ayudará no sólo a evaluar su efectividad en la operatividad de tu personal, también te ayudará para realizar actualizaciones cuando sea necesario. En estos casos, es importante que le informes a tu personal de los cambios y que la actualización se haga en todos los documentos.

¿Qué otros tips recomiendas para hacer un Manual de Procedimiento efectivo?