5 formas de acceder a los documentos en SharePoint Online

¿Cuál es la mejor manera de acceder a los documentos en SharePoint? la pregunta no extraña, ya que la interfaz web de SharePoint es muy diferente a la experiencia del explorador de archivos/unidad de red que tuvimos durante años.

Como ocurre con muchas cosas en la vida, aquí no hay una respuesta correcta o incorrecta. Quiero aprovechar esta oportunidad y explicarte las distintas formas de acceder a los documentos, una vez subidos a SharePoint. El método que elijas dependerá de tus preferencias personales.

Opción 1: Sitio SharePoint

La primera opción es acceder a los documentos a través de la interfaz web, yendo directamente a un sitio de SharePoint.

Puedes utilizar esta opción si dispones de un centro de Intranet con navegación que te permita acceder y navegar por todos los sitios creados en su entorno.

Esta opción es mejor cuando:

1. Tienes otras partes/elementos web en un sitio de SharePoint.
2. Cuando tienes metadatos y necesitas ordenar/agrupar/filtrar los documentos.
3. Tienes flujos de trabajo que necesitas iniciar desde el sitio de SharePoint.

Opción 2: MS Teams

Si tu método preferido de colaboración es Microsoft Teams, no irás al sitio directamente. En su lugar, puedes acceder a la biblioteca de documentos a través de la pestaña “Archivos” en un canal de MS Team.

Si tienes otros elementos/bibliotecas en un sitio, puedes enlazarlos también como pestañas desde los canales de Team.

Esta opción es mejor cuando:

1. Tu principal medio de comunicación es MS Teams.
2. No tienes muchos otros elementos o partes web, a los que acceder en un sitio de SharePoint.

Opción 3: Windows Explorer (a través de la sincronización con OneDrive)

También puedes acceder a los documentos a través de la sincronización con OneDrive. Puedes hacerlo a través del Explorador de Windows.

Esta opción es mejor cuando:

1. Trabajas mucho con documentos y necesitas navegar y reorganizarlos a través de la interfaz del Explorador de Windows.
2. Cuando necesitas acceder a los documentos fuera de línea (sin conexión a Internet).
3. Cuando no tienes metadatos en tu biblioteca de documentos (ya que los metadatos/columnas personalizados, no se copian a un ordenador).

Opción 4: OneDrive para empresas

También puedes acceder a todos los documentos almacenados en los sitios de SharePoint, a través de la interfaz web de OneDrive para empresas.

Aunque principalmente OneDrive se utiliza como un espacio de almacenamiento de archivos personales en la nube, también permite a los usuarios acceder a las Bibliotecas Compartidas.

Esta opción es mejor cuando:

1. Te sientes cómodo trabajando fuera de tu OneDrive.
2. No necesitas acceder a otros elementos/partes web almacenados en un sitio de SharePoint.

Opción 5: Móvil

Si trabajas sobre todo desde el terreno, es posible que necesites acceder a archivos y carpetas a través de aplicaciones móviles.

En este caso, necesitarás las aplicaciones de OneDrive y SharePoint para poder aprovechar no sólo los documentos, sino también otros elementos del sitio.

Esta opción es la mejor cuando trabajas sobre el terreno y utilizas dispositivos móviles.

En Caltico implantamos sharepoint para empresas, si quieres empezar a trabajar en tu negocio con él contacta con nosotros para conocer más sobre el proceso.