5 normas que mejoran la productividad de un equipo

Establecer normas es la mejor manera de mejorar el rendimiento de un equipo sin ser invasivos. Si bien es cierto que un equipo compuesto por profesionales de verdad no necesitan que les digan qué tienen que hacer y cómo lo tienen que hacer, es recomendable establecer un marco que regule los límites de lo que puede ser considerado “apropiado” o “inapropiado”.

En vez de hacer recomendaciones cada día o llamar la atención a un compañero porque su teléfono no deja de sonar, podemos dejar que sea el propio equipo el que autorregule su comportamiento dejando bien claras cuáles son las reglas de juego desde el principio.

Este conjunto de reglas están orientadas a fijar una serie de normas que está comprobado que aumentan la productividad de un equipo de trabajo.

1) Todos los móviles deben permanecer en silencio

Los móviles son la mayor fuente de interrupciones a la que nos enfrentamos en el entorno laboral. Las interrupciones se traducen directamente en pérdida de concentración y, por lo tanto, de productividad.

No creo que se deba restringir el uso de teléfonos móviles en el trabajo, pero sí es recomendable que los móviles estén en silencio para que no supongan una fuente de distracción para todos los compañeros. Si lo hace todo el mundo cuando va al teatro para no distraer la atención del público sobre la obra, qué menos que hacerlo también en la oficina para no distraer la atención de los demás sobre su trabajo.

2) Toda reunión debe tener un orden del día

Las reuniones mal planificadas y mal ejecutadas son uno de los mayores ladrones del tiempo a los que nos enfrentamos cada día. Establecer la norma de que todas las reuniones deben tener un orden del día, fija los límites temporales y establece el alcance de la reunión de forma natural. En toda reunión se deben tratar todos los puntos del orden del día pero no puede hablarse de ningún tema ajeno a esos puntos.

Es una regla sencilla que obliga a todo el mundo a reflexionar sobre lo que quiere decir antes de acudir a la reunión y marca claramente quién debe estar presente en dicha reunión. Está comprobado que esta sencilla regla reduce el tiempo empleado en asistir de forma espectacular.

3) Todos los días debe haber una mini-reunión de coordinación

La falta de coordinación o de comunicación es un factor crítico que incide directamente en el rendimiento de un equipo. Un equipo descoordinado es un equipo improductivo por definición.

Una forma fácil de sentar las bases de un sistema de comunicación fluido es mantener pequeñas reuniones todos los días en las que se hablará de las tareas que cada uno tiene que hacer a lo largo de la jornada.

Deben ser reuniones de no más de 15 minutos y siempre deben tener lugar a la misma hora y en el mismo lugar, preferiblemente de pie y frente a un panel donde pueda seguirse la evolución de las tareas dentro de un marco temporal más amplio (mes, trimestre, etc.)

De esta mini-reunión suelen surgir otras reuniones cortas en las que las personas implicadas tratan de algún tema en concreto con más detalles.

Es una idea extraida de la famosa técnica ágil de gestión de proyectos SCRUM y que da muy buenos resultados.

4) Cada tarea debe tener un único responsable

Aunque es cierto que en una tarea mal definida pueden estar implicadas muchas personas, debemos ser capaces de crear tareas lo suficientemente pequeñas como para que solo una persona sea el responsable final de la evolución de una tarea en concreto.

Si no hay ningún responsable o hay varias personas que puedan considerarse responsables, lo que ocurre es que la responsabilidad se diluye tanto que la toma de decisiones es ineficaz y el estado exacto de la tarea resulta muy difuso.

5) Nadie debe quedarse más horas de las necesarias

La máxima en este punto es comprender que si una persona tiene asignada una cantidad de trabajo que estimamos que debe ser capaz de producir en 8 horas, el trabajo debe ser producido en estas 8 horas.

Una de las costumbres de nuestra cultura que más lastran nuestra productividad es el presentismo: considerar más importante trabajar muchas horas que trabajar bien. Si establecemos la norma de que todo el trabajo de una jornada debe estar terminado dentro de las horas destinadas a tal efecto, estamos obligando indirectamente a que una persona sea productiva.

Según esta norma, si la productividad de alguien está por debajo de los términos aceptables establecidos para el equipo, o no terminará su trabajo o deberá quedarse más horas para terminarlo. Podremos así detectar fácilmente en qué punto existe un problema e intentar resolverlo.

Un beneficio indirecto de esta técnica es obligar a los trabajadores a que separen su vida personal de su vida profesional, lo que supone un gran beneficio para la motivación.

La productividad es una cuestión de cultura, y la cultura no deja de ser un conjunto de convenciones sociales comúnmente aceptadas por todos. Fijar normas claras y que benefician a todos es un primer paso (un gran paso) para establecer las bases de un equipo productivo.

Imagen | Kevin Dooley