5 Pasos para una buena planificación.

La planificación es un principio vital para el éxito de aquello que se quiere lograr en todas las esferas de la vida humana. Aunque el contenido de lo planificado, y su aplicación, varía en cada contexto, hay al menos 5 pasos que deben estar presentes siempre en esta actividad:

1. Definir los elementos de la fase direccional. En nuestro artículo anterior presentamos 5 aspectos que comprenden esta fase. Recordamos que siempre debemos comenzar definiendo la misión como punto de partida para todo lo que vamos a planificar. Esta es el objetivo principal o razón de ser de nuestra organización, institución, proyecto, negocio o trabajo. Después debemos continuar con la visión que define el alcance de nuestra misión. Los valores son igualmente importantes, pues nos ayudan a concentrar en pocos enunciados aquellos principios éticos y laborales que consideramos más importante.
2. Trazar metas y objetivos adecuados. Ambos deben seguir una norma saludable: deben ser desafiantes, pero a la vez alcanzables. Haciendo referencia a esta norma, alguien dijo: “nuestras metas y objetivos son como un barco en el horizonte, no están a la mano, pero están a la vista”.
3. Diseñar los programas. Una vez que sabemos a dónde nos dirigimos, y que queremos alcanzar, se impone trazar programas, actividades, acciones, tareas, procedimientos y/o estrategias que nos permitan alcanzar nuestra misión y demás aspectos direccionales. Es necesario ver siempre los programas o sus variables, como herramientas, instrumentos, vías o medios para alcanzar un fin más allá de ellos mismos. Y si por el camino descubrimos que no están funcionando o siendo lo efectivo que esperábamos, debemos ajustarlos recordando que lo más importante es alcanzar la misión y todos los objetivos propuestos.
4. Crear un calendario claro. Todos los programas deben tener una fecha de comienzo y terminación, de lo contrario, nunca se realizarán o serán poco efectivos. Es necesario realizar una macroprogamación, lo cual significa colocar en el calendario el nombre de cada programa y sus propósitos fundamentales. Posteriormente, debemos hacer una microprogramación, lo cual implica realizar una planeación detallada de cada programa. En esta micro se debe definir cada aspecto, quienes serán los responsables, cuáles serán los costos, el lugar y el horario exacto donde se realizarán el mismo.
5. Definir el presupuesto que necesitamos. Generalmente los programas tienen un costo. La suma de los costos de todos los programas de un año definirán nuestro presupuesto anual. Ahora bien, cuando la suma total de los recursos que necesitamos para un año supera nuestras posibilidades reales de poder suplirlo, se hace necesario reajustar los programas o la modalidad en que queremos hacer estos, a fin de hacerlos concordar con nuestra realidad. Siempre debemos recordar que lo más importante es alcanzar nuestra misión y objetivos. Por esta razón, los programas que son un medio (y no el fin) admiten todos los cambios que sean necesarios.