5 técnicas fáciles para organizar mejor las tareas de la empresa

Hoy vamos a hablar de técnicas para organizar nuestras tareas y aumentar la productividad personal.

El problema principal con las técnicas empleadas para organizar las tareas de las empresas es que, en la mayoría de ocasiones, son demasiado complejas.

Y en el mundo real, lo complicado no se pone en marcha o no aguanta demasiado y volvemos a las viejas maneras de hacer las cosas.

Por eso, en estos años, lo que mejor me ha funcionado ha sido simplificar y volver a lo fundamental.

Así que he aquí 5 fáciles técnicas para organizar tareas que sí funcionan.

1. Volver a lo analógico y centrarse en los objetivos importantes con ayuda de una pizarra

Uno de los principales problemas de productividad es que pequeñas tareas sin importancia real nos mantienen ocupados la mayor parte del tiempo.

Eso impide que nos centremos en los objetivos importantes.

La técnica más sencilla para enfocarnos en lo importante es tener siempre en cuenta y a la vista los objetivos principales del día.

Uno de los efectos psicológicos más curiosos es el que suele llamar: "Out of sight, out of mind".

Y viene a decir que, en cuanto perdemos algo de vista se nos va olvidando.

Nos centramos en lo que vemos y llama nuestra atención y, ¿cómo podemos aprovechar eso para ser más productivos?

Uno de los mejores métodos es ir a una tienda de material de oficina y comprar una pizarra para nuestro lugar de trabajo.

Puede ser una pizarra magnética o de cualquier otro tipo, pero que le permita escribir y tener a la vista cuáles son sus objetivos para ese día.

E idealmente también, anotar las principales tareas de la jornada.

De esta manera, nuestra mente siempre tiene esa pista visual y no se olvida. Al contrario, tiende a aprovechar el efecto de centrarse en lo que ve.

Nada hay más común que olvidarse de lo que queríamos cumplir, vernos atrapados por tareas sin valor, como responder emails o navegar por Internet, olvidándonos de lo que queríamos hacer.

Esta sencilla técnica nos ayudará a reconducir nuestro trabajo hacia las metas que nos hemos propuesto ese día.

La pizarra es ideal porque es grande, atrae a la vista y así es imposible no ver lo importante.

Pero si no puede ser, podemos anotar en un post it esos objetivos diarios y tenerlo pegado en la pantalla del ordenador.

Eso también hará que los tengamos siempre a la vista.

De esa manera, contrarrestaremos la distracción por olvido y aprovecharemos que la mente se concentra en lo que puede ver, mientras que se olvida enseguida de lo que queda en segundo plano.

2.- Comience cada ítem de su lista de tareas con un verbo

Otra de las sencillas técnicas de organización personal es empezar cada punto de nuestra lista de tareas con un verbo.

Eso incita a la acción y deja bien claro qué tenemos que hacer.

Yo era culpable de poner un montón de tareas difusas y apelotonadas en mi aplicación de gestión de tareas.

Ejemplos de esa clase de tareas eran:

Eso no me decía nada sobre lo que debía hacer exactamente y me creaba confusión, contribuyendo a la odiosa sensación de que no avanzas, porque no sabes exactamente cuál es el siguiente paso.

Entonces descubrí la sencilla técnica de que la primera palabra de una tarea tenía que ser siempre un verbo. Por ejemplo.

• "Escribir el libro de Marketing".
• "Establecer los objetivos a conseguir con el proyecto X"·

Cuando miraba las tareas, el verbo ya me decía exactamente lo que tenía que hacer y me incitaba a la acción.

Muchos emprendedores no tienen una lista de tareas sino una lista de " cosas", y ese es uno de los grandes problemas de la productividad.

Lo que nos proponemos hacer parece una nebulosa de " temas" que no tenemos muy claro dónde empiezan y dónde acaban.

Con esta sencilla técnica de que la primera palabra siempre sea el verbo adecuado para la tarea, moldeamos esas cosas sin forma.

Teniendo claro eso, vamos a profundizar en cómo hacer mucho mejor esa lista de tareas.

3.- Tener muy claro el output a conseguir con lo que vamos a hacer y detallarlo en la propia tarea

Para ser productivos, queremos que lo borroso sea nítido.

Para eso, hemos usado las dos técnicas anteriores. Pero necesitamos ir un paso más allá a la hora de definir nuestras tareas.

Siguiendo con el ejemplo, ya sé que tengo que escribir el libro de Marketing, pero eso sigue siendo demasiado difuso para anotarlo en mi pizarra.

Por eso, para cada tarea que nos propongamos tenemos que tener claro el output a conseguir. Es decir, el resultado tangible que queremos tener ante nosotros una vez terminada dicha tarea.

Ese output tiene que ser medible. Si llegamos hasta esa medida, la tarea está terminada, si no, debemos seguir.

Por ejemplo, a la hora de escribir ese libro de Marketing puedo querer que, como mínimo, tenga 1000 palabras nuevas, o bien un capítulo completo.

O quizá ya hemos escrito el capítulo y lo que queremos es pulirlo para que pase de borrador a texto final.

Todas esas cosas son outputs tangibles.

Si viene un observador externo puede mirar lo que hemos hecho y, efectivamente, comprobar si hemos completado la tarea o no.

Así pues, para dar mejor forma a dicha tarea, nos preguntamos qué resultado tangible queremos cuando la hayamos terminado y lo verbalizamos adecuadamente cuando la escribamos en nuestra lista de tareas que tendremos en esa pizarra a la vista, junto con los objetivos del día.

Ejemplos:

• "Escribir 1000 palabras del libro de Marketing".
• "Escribir un capítulo entero sobre planes de Marketing".
• "Establecer los 3 objetivos principales del proyecto X".

Ahora ya estamos detallando tareas correctas, empezando con un verbo y teniendo claro el resultado tangible que obtendremos si la terminamos correctamente.

Vamos avanzando, pero muchas técnicas empleadas para organizar las tareas de las empresas son rígidas y no tienen en cuenta que muchos proyectos son difusos, con multitud de minitareas de todo tipo a realizar.

Profundicemos en esto.

4.- Trabajar un periodo de tiempo determinado en la tarea

En algunas ocasiones, el output en una tarea será difícil de definir. Hay tareas necesarias que, muchas veces, no pueden tener un resultado excesivamente claro.

Me explico.

Siguiendo con el ejemplo del libro de Marketing, si estoy en las fases muy iniciales del proyecto, y estoy investigando para ver qué incluir, muchas veces es difícil obtener algo tangible.

Apunto una serie de notas, repaso material interesante, refresco conocimientos para ver qué incluyo o qué no...

Es una labor ingrata, pero necesaria y que a veces no tiene un output muy definido. Del mismo modo, pueden ser muchas pequeñas actividades de diferente tipo, que no puedo estar anotando en mi lista de tareas porque no me cabrían o porque cambian constantemente según la necesidad del momento.

Igualmente, hacia el final del libro iría corrigiendo erratas, repasando capítulos y dando forma definitiva al texto...

Es un trabajo muy necesario, pero no tan tangible como haber escrito 1000 palabras nuevas.

¿Qué hago en esos casos donde no tengo claro un output que pueda definir?

En esas situaciones hay que proponerse un tiempo determinado de trabajo en ese proyecto.

Un ejemplo de tarea de este tipo sería:

"Repasar durante 50 minutos el libro de Marketing".

En ese tiempo corrijo erratas, incluyo alguna imagen aquí, mientras que acorto un texto allá...

Cuando no tengamos muy claro un resultado tangible a obtener con la tarea, simplemente ponemos un tiempo y nos comprometemos a no levantarnos de la silla hasta que pase dicho periodo de tiempo empleado en trabajar eso.

Esta técnica, llamada timeboxing, también es muy útil para tareas que requieren mucho esfuerzo para completarse.

De hecho, una de las encarnaciones más famosas del timeboxing es la técnica Pomodoro. En ella, dividimos el trabajo en intervalos de 20 o 25 minutos, con 5 de descanso intercalados entre ellos y un descanso un poco más largo tras haber completado varios Pomodoros.

Esta técnica de organización funciona porque la única manera de comerse un elefante (afrontar una enorme tarea) es mediante bocados pequeños. Cualquier otra cosa, está abocada al fracaso.

Imaginemos que estoy trabajando en una presentación de ventas muy compleja.

Probablemente, no debería intentar terminarla de una sola sentada, pues a lo mejor me lleva días. De esa manera, la tarea siempre está ahí en la pizarra o donde la haya puesto a la vista, sin terminar y produciendo esa sensación de agobio y falta de avance.

Si no podemos dividir un trabajo en tareas claras y tangibles, de nuevo lo divido en tiempo y establezco una tarea que sea:

"Preparar la presentación de ventas durante 40 minutos".

De esa manera es mucho más asequible y la tacharemos de nuestra lista.

5.- Reduzca las tareas importantes a 3

Esto parece una locura, pero es necesario priorizar, porque el día no tiene más horas y, sobre todo, nosotros tenemos una energía limitada.

Aunque tuviéramos días de 48 horas, no tendríamos fuerzas para hacer el doble de trabajo.

Así que, cuando estemos ante la pizarra organizándonos preguntémonos esto:

"Si me dijeran que mañana sólo puedo terminar tres tareas y ni una más, ¿cuáles elegiría para volver a casa con la sensación de que he avanzado en lo importante?".

La cuestión es ésta, de todo ese calendario tan saturado que solemos tener, realmente solo son importantes un 20% de las tareas.

En serio, es así prácticamente siempre.

Reducir a 3 tareas principales nos obliga a separar el grano de la paja y a centrarnos en lo importante.

De aquí a unos meses, la diferencia entre haber terminado lo importante o no la va a marcar haber afrontado esas tareas importantes.

Por eso es prioritario que identifiquemos cuáles son y anotarlas bien a la vista.

No somos superhombres y, sinceramente, si hay algo que he visto que funciona en cuanto a productividad, es el hecho de que la solución para conseguir más, suele ser hacer menos.

Ahora ya lo tenemos. 5 técnicas sencillas para organizar las tareas en nuestro negocio, que funcionan y contribuyen a aumentar nuestra productividad. Ponerlas en práctica hará que obtengamos más resultado con menos esfuerzo.

El problema principal

Como pequeños emprendedores, somos el alma de la empresa. Si trabajamos bien, la empresa va bien, pero si nuestra productividad flaquea, todo el negocio se resiente.

Por eso, si se encuentra agobiado por muchas tareas, ese proyecto no sale adelante o, simplemente, quiere hacer más, en menos tiempo y mejor, siga leyendo.

1. Centrándonos en los objetivos importantes con ayuda de una pizarra

Uno de los principales problemas de productividad es que pequeñas tareas sin importancia real nos mantienen ocupados la mayor parte del tiempo. Eso impide que nos centremos en los objetivos importantes.

Una de las técnicas más sencillas para enfocarnos en lo prioritario, es tener siempre muy en cuenta los objetivos importantes del día.

Uno de los efectos psicológicos más curiosos que hay es el que, en inglés, se denomina: "Out of sight, out of mind" y viene a decir que, en cuanto perdemos algo de vista se nos va olvidando.

Nos centramos en lo que vemos y llama nuestra atención y, ¿cómo podemos aprovechar eso para ser más productivos?

Teniendo siempre bien a la vista los objetivos del día y las tareas importantes.

Para eso, uno de los mejores métodos es ir a una tienda de material de oficina y comprar una pizarra para nuestro lugar de trabajo.

Puede ser una pizarra magnética o de cualquier otro tipo, pero que le permita escribir o tener bien a la vista cuáles son sus objetivos para ese día y las tres tareas más importantes de la jornada.

De esa manera, nuestra mente siempre tiene esa pista visual y no se olvida. Al contrario, tiende a aprovechar el efecto de centrarse en lo que ve.

Nada hay más común que olvidarse de lo que queríamos cumplir, vernos atrapados por tareas sin valor, como responder emails o navegar por Internet, y olvidarnos de lo que queríamos hacer.

Con esta sencilla técnica, siempre tendremos nuestros objetivos a la vista en esa pizarra, lo que ayudará a reconducir nuestro trabajo hacia ellos.

La pizarra es ideal porque es grande, atrae a la vista y así es imposible no ver lo importante.

Pero si no puede ser, podemos anotar en un post it esos objetivos diarios y tenerlo pegado en la pantalla del ordenador.

Eso también hará que los tengamos siempre a la vista. De esa manera, contrarrestaremos la distracción por olvido, y aprovecharemos que la mente se concentra en lo que puede ver.

2.- Comience cada ítem de su lista de tareas con un verbo

A la hora de escribir las tareas principales en nuestra pizarra, la manera adecuada es empezarlas con un verbo.

Eso incita a la acción y delimita qué queremos conseguir.

Yo era culpable de poner un montón de tareas difusas y apelotonadas en mi aplicación de gestión de tareas.

Ejemplos de eso eran: " Libro de Marketing" o " Proyecto X".

Eso no me decía nada sobre lo que debía hacer exactamente y me creaba confusión, contribuyendo a esa odiosa sensación de que no avanzas porque no sabes exactamente cuál es el siguiente paso.

Entonces descubrí la sencilla técnica de que la primera palabra de una tarea tenía que ser siempre un verbo. Por ejemplo.

"Escribir libro de Marketing". "Establecer los objetivos a conseguir con el proyecto X"·

Cuando miraba las tareas, el verbo ya me decía exactamente lo que tenía que hacer y me incitaba a la acción.

Muchos emprendedores no tienen una lista de tareas sino una lista de " cosas", y ese es uno de los grandes problemas de la productividad.

Lo que nos proponemos hacer parece una nebulosa de " cosas" o " temas", que no tenemos muy claro dónde empiezan y dónde acaban.

Con esta sencilla técnica de que la primera palabra siempre sea el verbo adecuado para la tarea, ya vamos moldeando una forma clara para esas " cosas" sin forma.

Teniendo claro eso, vamos a profundizar en cómo hacer mucho mejor esa lista de tareas.

3.- Tener muy claro el output a conseguir con lo que vamos a hacer y detallarlo en la propia tarea

Para ser productivos, queremos que lo borroso sea nítido. Para eso hemos usado las dos técnicas anteriores. Pero necesitamos más a la hora de definir nuestras tareas.

Siguiendo con el ejemplo, ya sé que tengo que escribir el libro de Marketing, pero eso sigue siendo demasiado difuso para anotarlo en mi pizarra.

Por eso, para cada tarea que nos propongamos, tenemos que tener claro el output a conseguir, es decir, el resultado tangible que queremos tener ante nosotros una vez terminada dicha tarea.

Ese output tiene que ser medible. Si llegamos hasta esa medida, la tarea está terminada, si no, debemos seguir.

Por ejemplo, a la hora de escribir ese libro de Marketing puedo querer que, como mínimo, haya 1000 palabras nuevas en el libro, o bien un capítulo entero. O quizá ya hemos escrito el capítulo y lo que queremos es pulirlo para que pase de borrador a texto final.

Todas esas cosas son outputs tangibles.

Si viene un observador externo puede mirar lo que hemos hecho y, efectivamente, comprobar si hemos completado la tarea o no.

Así pues, para dar mejor forma a dicha tarea, nos preguntamos qué resultado tangible queremos cuando la hayamos terminado y lo verbalizamos adecuadamente cuando la escribamos en la pizarra.

Ejemplos:

"Escribir 1000 palabras del libro de Marketing". "Escribir un capítulo entero sobre planes de Marketing". "Establecer los 3 objetivos principales del proyecto X".

Ahora ya estamos detallando tareas correctas, empezando con un verbo y teniendo claro el resultado tangible que producirá si la terminamos correctamente. Profundicemos en esto.

4.- Trabajar un periodo de tiempo determinado en la tarea

En algunas ocasiones, el output en una tarea será más difícil de definir. Hay tareas necesarias que, muchas veces, no pueden tener un resultado excesivamente claro.

Me explico.

Siguiendo con el ejemplo del libro de Marketing, si estoy en las fases muy iniciales del proyecto y estoy investigando para ver qué incluir, muchas veces es difícil obtener algo tangible.

Apunto una serie de notas, repaso material interesante, refresco conocimientos para ver qué incluyo o qué no... Es una labor ingrata, pero necesaria y que a veces no tiene un output muy definido.

Igualmente, hacia el final del libro, voy corrigiendo erratas, repasando capítulos y dando forma definitiva al texto... Es un trabajo muy necesario, pero no tan tangible como haber escrito 1000 palabras nuevas.

¿Qué hago en esos casos donde no tengo claro un output que pueda definir?

No pasa nada, en esas situaciones hay que proponerse un tiempo determinado de trabajo en ese proyecto. Ejemplo:

"Repasar durante 50 minutos el libro de Marketing".

En ese tiempo corrijo erratas, incluyo alguna imagen aquí, mientras que acorto un texto allá...

Cuando no tengamos muy claro un resultado tangible a obtener con la tarea, simplemente ponemos un tiempo y nos comprometemos a no levantarnos de la silla hasta que pase dicho periodo de tiempo empleado en trabajar eso.

Esta técnica, llamada timeboxing, también es muy útil para tareas que requieren mucho esfuerzo para completarse.

Imaginemos que estoy trabajando en una presentación de ventas muy compleja. Probablemente no debería intentar terminarla de una sola sentada, pues a lo mejor me lleva días. De esa manera, la tarea siempre está ahí, en el calendario, sin terminar y produciendo esa sensación de agobio y falta de avance.

Si no podemos dividirla en tareas claras y tangibles, la divido en tiempo y establezco una tarea que sea:

"Preparar la presentación de ventas durante 40 minutos".

De esa manera es mucho más asequible. Estoy seguro de que podré acometer dicha tarea, en vez de estar dejándola siempre para luego, porque es tan grande, difusa y pesada, que nunca tengo incentivo suficiente para ponerme.

Así, en caso de duda sobre el resultado tangible de una tarea, la dividimos en periodos de tiempo que emplearemos trabajando en ella, lo cual conecta con el siguiente "hack" o táctica.

5.- Reduzca las tareas importantes a 3

Esto parece una locura, pero es necesario priorizar, porque el día no tiene más horas y, sobre todo, nosotros tenemos una energía limitada.

Aunque tuviéramos días de 48 horas, no tendríamos fuerzas para hacer el doble de trabajo.

Así que, cuando estemos ante la pizarra organizándonos preguntémonos esto:

"Si me dijeran que mañana sólo puedo terminar tres tareas y ni una más, ¿cuáles elegiría para volver a casa con la sensación de que he avanzado en lo que realmente deseaba?".

La cuestión es ésta, de todo ese calendario tan saturado, realmente solo son importantes un 20% de las tareas. En serio, es así prácticamente siempre.

De aquí a unos meses, la diferencia entre haber terminado lo importante o no la van a marcar solamente unas pocas de todas tareas.

Es prioritario que identifiquemos cuáles son.

No somos superhombres y, sinceramente, si hay algo que he visto que funciona en cuanto a productividad, es el hecho de que la solución para conseguir más, suele ser hacer menos.

Ahora ya lo tenemos. 5 claves sencillas, que funcionan y que contribuyen a aumentar nuestra productividad, obteniendo más resultado con menos esfuerzo.

Fuente https://recursosparapymes.com/5-tecnicas-faciles-productividad-organizar-mejor-las-tareas/