La mayoría de los servicios y las aplicaciones para leer el correo electrónico tienen la posibilidad de definir reglas o filtros1 para ordenar automáticamente los mensajes entrantes.
Si hay mensajes que siempre tratas de la misma forma, puedes crear una regla para procesarlos automáticamente y así ahorrar tiempo.
El uso más común de usar reglas es archivar automáticamente los mensajes en la carpeta del remitente. Por ejemplo, una regla que he visto mucho es la que archiva todos los mensajes de ‘[email protected]’ a la carpeta llamada ‘Jefe’.
El problema con esta regla es que en efectivo has creado una bandeja de entrada extra. Ahora, además de clasificar los mensajes nuevos en tu bandeja de entrada, también debes revisar las carpetas del archivo para conocer todas las acciones pendientes.
En lugar de este tipo de reglas, es mejor aplicar las reglas sólo en estos mensajes que siempre clasificas en la misma manera.
En este artículo presento 6 tipos de mensajes que puedes procesar con las reglas del correo.
1. Proyectos
“¿Porqué hacerlo manualmente si puedes automatizarlo?”Twitéalo
Muchas personas guardan toda la comunicación relacionada a un proyecto en a carpeta del proyecto. Si trabajas de esta manera, ¿porqué hacerlo manualmente si puedes automatizarlo?
La clave aquí es buscar alguna propiedad de los mensajes para poder vincularlos a un proyecto. Lo más fácil es si todos los miembros del equipo usan el mismo código en, por ejemplo, el asunto de cada mensaje. Algo cómo ‘[cliente X]’, ‘[folleto]’ o simplemente ‘[proyecto 123]’.
2. Redes sociales
Cada vez más, las redes sociales como Facebook, Twitter, LinkedIn, etc., usan el email para enviar notificaciones de nuevos followers y comentarios.
Si te conectas a menudo una red, puedes desactivar estas notificaciones, pero para redes menos usadas es mejor mantenerlas y seguir desde el email lo que está pasando con tu cuenta.
Todas estas notificaciones parecen urgentes, pero habitualmente no lo son. Por eso puedes crear una regla para aparcar estos mensajes en una carpeta especial.
3. Boletines de noticias
Si te has apuntado para recibir, por ejemplo, la Revisión Semanal del Canasto por correo2 puedes guardar estos mensajes automáticamente en una carpeta especial.
Este tipo de mensajes son de carácter informativo y casi nunca urgente. Cuando tienes tiempo para leer o cuando necesitas inspiración, puedes abrir la carpeta de los boletines.
4. CC y FYI
Cuando me envías un correo y mi dirección está en el campo ‘CC’, sé que no tengo que tomar ninguna acción. Este email sólo contiene información para leer, y por tanto lo puedo archivar.
También puedes acordar con tus colaboradores de etiquetar emails informativos sin acción con por ejemplo las letras ‘FYI’ — del inglés For Your Information. Otra vez puedes crear una regla para guardar estos mensajes en una carpeta de material de referencia, pero no es necesario procesarlos.
5. Facturas
Otra categoría de mensajes que guardo automáticamente en una carpeta son las facturas electrónicas como, por ejemplo, de la línea telefónica, el gas y el seguro. Como pago estas facturas vía domiciliación bancaria, puedo archivar estos mensajes directamente sin tener que procesarlos.
6. A la Espera
¿Sabías que en algunas aplicaciones también puedes crear reglas para el buzón de salida? Yo uso estas reglas para crear mi lista de ‘A la Espera’.
Cada vez que delego una tarea mediante correo electrónico pongo el código secreto ‘[ee]’—de En Espera—al final del mensaje. Una regla guarda automáticamente una copia en una carpeta, que uso para hacer el seguimiento.
Para más ideas de reglas y filtros de correo útiles, descarga mi lista de reglas esenciales de correo.
Descarga mis reglas de email Descarga las reglas de email Email *En breve recibirás el documento con mis reglas de email.
- Algunas aplicaciones hablan de ‘reglas’ y otras de ‘filtros’. En mi opinión, la palabra correcta es ‘regla’, porque un filtro habitualmente determina lo que está visible y no implica una acción. ↩︎
- La mayoría de los blogs ofrecen la posibilidad de suscribirte por correo electrónico. ↩︎
Jeroen Sangers
Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.
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