6 Errores a evitar en la emisión de facturas

Si eres un profesional autónomo, la factura es una de las partes más importantes de tu labor. Se trata del documento que acredita que has prestado un servicio y el que te permite cobrar por tu actividad. Por ello hay que cuidar la emisión de facturas al milímetro y evitar cometer errores. 

Cualquier errata tiene consecuencias en este ámbito. Una factura mal emitida trae retrasos en los pagos y problemas con Hacienda, que puede multarte. Desgraciadamente, hay varios descuidos típicos que los profesionales cometen. Para poder evitarlos, te vamos a contar cuáles son. 

Errores más comunes a evitar con la emisión de facturas

Vamos a ver los 6 errores más frecuentes a la hora de emitir facturas. Verás cómo muchos de ellos son fallos que pasan más de lo que pensamos. 

No utilizar números correlativos

El primer error de este tipo es no saber numerar una factura correctamente. Debe tener una numeración consecutiva ordenada por fecha, la cual se reinicia en cada año natural. Es muy común para los autónomos poner mal los números por olvidarse de facturas pasadas o simplemente usar una sucesión incorrecta. 

En el caso de que te hayas equivocado, es importante no corregir la factura existente y enviarla sin más. Haz una factura rectificativa con una serie numérica diferente. Además, recuerda guardar una copia al menos durante 5 años para evitar problemas con Hacienda. 

Falta de datos esenciales

Para emitir una factura correcta, tiene que tener todos los datos correctos. Además del número y la fecha, necesitas los datos fiscales del emisor y el receptor de la factura. Un error común es confundir el domicilio fiscal con la dirección del local, que no tienen por qué coincidir. 

En la factura indica siempre el domicilio fiscal del que informaste en el Modelo 036 al darte de alta. Si pones un domicilio incorrecto, podrías tener problemas con la AEAT. Además, detalla todos los productos y/o servicios que factures, incluyendo su base imponible. 

Errores en los plazos de emisión de facturas

Por norma general, un autónomo emite la factura en el momento en el que realiza el servicio. Otras veces, se puede llegar a un acuerdo con el cliente, emitiendo un pago mensual o cobrando la mitad por adelantado. En cualquier caso, respetar el plazo de emisión de facturas te evitará problemas de morosidad. 

Esto también se hace para que sea más práctico en términos contables. Retrasar demasiado una factura puede hacer que cambie de trimestre, aumentando la probabilidad de error. Por ello, lo mejor es no dejarlo pasar.  

Cuidado con las retenciones del IRPF

Si eres un autónomo o PYME que trabaja para otra empresa, por norma general se aplican retenciones del IRPF. Por lo general, debes aplicar esta retención, que suele ser del 15% en cada factura. Eso sí, hay excepciones, como la reducción al 7% para los nuevos autónomos. 

En el caso de que hagas una factura para un consumidor final, no llevarán retenciones de IRPF. De todos modos, es importante informarte bien del tipo de cliente que tienes, para emitirle así la retención correcta. 

Diferentes tipos de IVA en la emisión de facturas

Salvo productos que estén exentos de IVA o ciertos tipos de facturas (operadores intracomunitarios de la UE o extranjeros), la mayoría de facturas llevan un IVA del 21%. Aunque en sectores como la alimentación, existen el IVA reducido y el superreducido, del 10 y del 4% respectivamente. 

Asegúrate de repercutir el IVA en el consumidor de forma correcta, informándote del tipo de IVA que lleva tu producto o servicio. Si la factura tiene varios productos y cada uno tiene un tipo de IVA, debes desglosarlos por separado en la misma. 

Equivocarte de departamento

Finalmente, el último error al emitir una factura es enviárselo a la persona incorrecta. Por suerte, este problema es el más fácil de solucionar y no tiene consecuencias con Hacienda. Tan solo tendrás que enviar la factura a la persona correcta. 

Eso sí, igualmente es un error a evitar. ¿Por qué? Porque cometerlo a menudo retrasará los pagos y eso pondrá en jaque la estabilidad de tu negocio. 

¿Cómo evitar estos errores en la emisión de facturas?

Estos errores con las facturas suelen ser típicos de profesionales autónomos, que no cuentan con un departamento de contabilidad. Al ser ellos los encargados de emitir las facturas, es normal tener pequeños despistes y no acordarse de todo, ya que están centrados en su actividad principal. 

Por suerte, hoy en día no hace falta tener un departamento de contabilidad al servicio del autónomo. La solución es contar con un software ERP que tenga un módulo de clientes y ventas. Como la mayoría de errores son humanos, una máquina podría ser la solución, ¿no crees?

Se trata de un programa informático que genera facturas de forma fácil, las agrupa por proyectos y clientes y las envía con un solo clic. Por otro lado, vienen con un potente buscador para encontrar todo a tiempo si tienes un requerimiento de la Agencia Tributaria. 

Además, estos programas tienen otras ventajas que puedes usar para tu negocio. Vienen con módulos de compras, gestión de personal para guardar los documentos de los empleados, control de stock y almacén o generación de informes y gráficas, entre otras ventajas. 

Eso permite agilizar el trabajo, al mismo tiempo que se evitan más problemas con la administración. 

Conclusión

Aunque puedas cometer errores, es fácil evitarlos con nuestro software. Gracias a Cloud Gestión, tendrás todas tus facturas totalmente ordenadas y al día, sin errores. Nuestro módulo de clientes y ventas te permitirá generar y gestionar las facturas, ahorrando así tiempo y dinero. 

Ahora podrás emitir facturas electrónicas libres de errores, que se enviarán a la persona correcta en la fecha correcta. Para convencerte de sus ventajas, te animamos a probar nuestra demo, que te demostrará todas ellas. Contacta con nosotros y solicita información sin compromiso.