7 pasos para convertirte en un maestro en HACER

Conseguir que las cosas se hagan, la punta de lanza de la productividad personal. Las siguientes líneas son un conjunto de consideraciones a tener en cuenta para entrar en un ciclo de resolución continuado de tus asuntos.

Nos perdemos planificando y preparando la actividad pero no damos el peso que le corresponde a la resolución. El poco cuidado y atención nos suele dejar con asuntos inacabados o terminados sin el suficiente detalle.

Trabajar con actividad accionable

Elimina la palabra tarea de tu vocabulario y de tus listas de temas pendientes. Una tarea es heterogénea y poco definida. La inconcreción dificulta definir los límites de la actividad y la estimación de tiempo y energía necesaria para llevarla a cabo.

Desglosa tu actividad en acciones físicas indivisibles y si una tarea se divide en varias acciones orientadas a un resultado común agrupa en proyectos.

Es un esfuerzo adicional a realizar para preparar tu actividad y facilitar su resolución. Es una inversión en facilitar la resolución de tus asuntos.

Elegir la próxima acción

Tener unos criterios claros para elegir tu siguiente acción te permitirá no perder tiempo cada vez que finalices una de tus responsabilidades evaluando que tienes que hacer a continuación.

No te encontrarás con un dilema cada vez que termines lo que tienes claro que tienes que hacer y pases a un rango de selección de actividad más gris donde las prioridades no están en negrita.

Trabajar con un sistema de eficacia personal como Getting Things Done (GTD) te da las pautas para evitar las situaciones descritas. Selecciona por contexto, tiempo y energía tu próxima acción evita las transiciones eternas.

Elegir la primera acción del día

¿Cuáles son las acciones más importantes del día? No hace falta que contestes, no me interesa y la verdad a ti tampoco. El concepto TMI (Tarea más importante) engloba un conjunto de despropósitos que puede llegar a ser mortal para tu eficacia.

Elige tu primera acción en función  de fechas de entrega o vencimiento objetivas (establecidas por terceras partes), actividad relacionada con tus objetivos o actividad que requiere un gran nivel de energía para ser solucionada.

Un TMI no marca criterios objetivos de lo que es importante y aunque tú lo tengas claro en un momento de debilidad puede facilitar que te desvíes seleccionando por criterios como la sencillez o la diversión.

Contextos

Trabajar en grupos de acciones según el recurso necesario, la ubicación o la persona para realizar tu actividad me sigue pareciendo la mejor opción para reducir mi lista de próximas acciones y la carga psicológica que conlleva su gran extensión.

Trabajar por contextos

Centro mi atención en una lista reducida hasta dejarla a cero. Agoto un segmento de mi actividad pre-programada, dedicando energía a HACER, no a tomar decisiones sobre qué tengo que hacer o divagar punteando las listas.

Vaciar la lista de próximas acciones

Cada semana realizas una revisión para preparar los asuntos a trabajar durante los próximos 7 días y llenas tu lista de próximas acciones.

Durante la semana irán entrando otros asuntos, sólo los que son imprescindibles para no alterar el setup que tú has creado durante tu revisión. Esto te permite orientar tu actividad en bloques de siete días y no desviarte de lo que quieres alcanzar.

Trabaja en esta lista de próximas acciones hasta vaciarla. Probablemente tienes demasiadas cosas que hacer pero el objetivo debe ser el mismo. Resiste a la pulsión de dar entrada a actividad que no has decidido realizar durante la revisión semanal, que no te viene impuesta por un jefe o un cliente y que puedes realizar la próxima semana.

Cerrar asuntos

La actividad se ha de preparar, iniciar y cerrar. Tenemos tendencia a esmerarnos en los primeros pasos y no rematar con el mismo empuje lo ya empezado.

Una acción puede alargarse durante más de una hora, redactar este artículo por ejemplo, y quedó incompleta a causa de un imprevisto. ¿Qué hacer? procuró reanudarla en primer lugar cuando haya atendido el asunto entrante o replantear la acción en mi lista cambiando el redactado.

De Redactar el post sobre Cómo dinamizar tu actividad a Finalizar la redacción del post sobre cómo dinamizar mi actividad. Cambia el tiempo y el nivel necesario de energía, si utilizas estos recursos.

Es un detalle que suena a trampa pero cambia tu predisposición ante el trabajo.

Limitar los frentes abiertos

Un peldaño por encima de las acciones están los proyectos o los resultados que queremos alcanzar. Limitaremos los proyectos en los que trabajamos semanalmente.

Lo hacemos para mejorar el foco y no perder ancho de banda de una forma frívola pero también para aumentar el número de asuntos cerrados cada semana, evitando alimentar un sentimiento de frustración en el caso de no poder resolver temas – por falta de capacidad – semana tras semana.