7 puntos de fricción productiva en la oficina

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En un mundo ideal podrías llegar a tu oficina, sentarse en tu lugar de trabajo, repasar tu agenda, decidir qué tareas realizarás y poner manos a la obra para tenerlo todo listo antes de las seis de la tarde, hora en que apagarías tu ordenador y te irias a casa. Proporcionando lo mejor de ti mismo y sin interrupciones que te distraigan… Esto amigo mío es muy bonito pero como ya debes saber tiene poco que ver con la realidad. Lo más habitual es tener que hacer frente a numerosas interrupciones durante todo el día, que ponen a prueba nuestra paciencia, consumen nuestra energía productiva, y rompen nuestra concentración en el trabajo. Fricciones que debemos aceptar como inevitables y que debemos aprender a afrontar. En el post de hoy hablo sobre los principales puntos de fricción que nos solemos encontrar en nuestro trabajo de despacho.

1.Equiparar un correo con una tarea a realizar. Cada vez que descargamos nuestro correo, le damos un vistazo, y procesamos los asuntos más importantes interrumpimos nuestro flujo de trabajo. El problema se agrava cuando dentro del lote de nuevos correos aparece una emergencia - o lo que nosotros consideramos emergencia – y dejamos lo que estábamos haciendo, para dedicar unos minutos a analizar el asunto y hacernos una idea sobre si debemos parar máquinas y empezar a trabajar seriamente en el nuevo tema. En cristiano: decidir si es un marrón. El correo se convierte en una nueva tarea que inicialmente, convertimos en prioritaria para valorar la gravedad, mientras el resto de cuestiones que su resolución. Personalmente no creo que haya ninguna urgencia que llegue por mail, si el cliente no puede trabajar te llamará por teléfono, todo lo que llega por mail puede ser procesado y programado para hacer a posteriori. No hay que revisar el correo cada media hora, con dos veces al día hay más que suficiente. Evitaremos que se convierta en una obsesión.

2.Diluir nuestra concertación atendiendo las llamadas telefónicas. Recibo una llamada, desconecto lo que estoy haciendo, me centro con el problema del cliente, o del compañero, que requiere mi atención, cuelgo y vuelvo a lo que estaba haciendo. Una interrupción más profunda debido a la interacción con otra persona y al hecho de tener que centrar nuestra capacidad a su problema. Antes de volver al asunto anterior tendremos que recolocar las tareas que se derivan de la llamada, recordar dónde nos hemos quedado, y volver a centrarnos. Un dispendio de tiempo y energía demasiado grande. Solución: No coger llamadas de teléfono. No, no es broma. Si tenemos la posibilidad hablemos con la persona que gestiona las llamadas a la oficina y simplemente le pedimos que tome el encargo. A última hora de la mañana la podemos dedicar a devolver las llamadas. Evidentemente si el cliente tiene un problema real, como puntualizábamos en el anterior punto, no nos quedará más remedio que descolgar y dar la cara. Concentrar y realizar todas las tareas de un mismo tipo puede reducir la pérdida de tiempo.

3.No saber hacer puntos y aparte. Si eres de los que no sabes apartar la mirada del monitor tienes un problema. No podemos mantenernos focalizando nuestra atención durante toda la jornada, poco a poco perderemos ritmo de trabajo, nos distraeremos con más facilidad y acabaremos dejando pasar el tiempo mientras somos incapaces de realizar una tarea de cierta complejidad. Repite conmigo: Después de cada tarea finalizada, un paseo. No digo salir a la calle, levantarte, ir al baño, tomar un café, un bocado, o cualquier ruptura de rutina. Una microdesconexión. Una vez pasados cinco minutos, cuando hemos descargado la mente del anterior tema, volvemos al trabajo sin un lastre innecesario. Yo mismo cuando he tenido que hacer frente a un problema y mi estrés sube a niveles considerables suelo dar una vuelta por fuera la oficina, al volver lo ves todo de otra manera.

4.Perder el punto de referencia, no saber cuál es nuestra siguiente tarea. Si nos dedicamos a solucionar los temas pendientes, en lugar definimos una lista de tareas a realizar, caeremos en una dinámica perversa en la que priorizaremos todos los inputs que nos hagan llegar nuestros compañeros, clientes y jefes, perdiendo el control de nuestro día a día. Uno de los factores claves para perder calidad de vida en el trabajo. Una lista de tareas redactada durante los 10 primeros minutos de la jornada nos sirve de guía. Yo lo hago con las tareas de Outlook, puedo ir tachándolas e incorporando lo que va surgiendo. No perder tiempo decidiendo lo que tienes que hacer, evitando de incertidumbre y la desorganización.

5.El desorden de nuestro entorno de trabajo. Los escritorios grunge no se llevan. Si los documentos se van sedimentando encima de tu mesa, si vas apilando herramientas que no utilizas, todo ello suma la a hora de hacerte perder tiempo cuando buscar algo o distrayéndote cuando estás trabajando. Tu entorno de trabajo debe ser minimalista. Sobre la mesa del ordenador, los cuatro documentos que necesites y tu inputbox para todo aquello a procesar a posteriori. Nada más. Una vez terminado el trabajo guarda los documentos y deja el escritorio en condiciones para mañana.

6.Sistemas de archivos con un alto grado de complejidad. Tanto si practicas el archivo por sedimentación, como si dispones de un sistema con una indexación por varios conceptos, es probable que a la hora de buscar cualquier documento se te compliquen las cosas. Un orden por varios criterios es mejor que no tener ninguno, pero la verdad es que no hay nada como unos archivadores por orden alfabético. Convencional, fácil de asimilar para todo el mundo y rápido a la hora de usar.

7.Herramientas en malas condiciones. Ya sea por falta de mantenimiento o porque no se trata de la herramienta más adecuada para un trabajo en concreto, puede crearse una situación de conflicto. Uno de los problemas más comunes en mi sector -desarrollo de software- es el de trabajar con equipos que no han sido debidamente ampliados y les cuesta trabajar con varias aplicaciones (IDE, SGBD …) a la vez. Si sumamos las prisas, los problemas que nos obligan a reiniciar la ejecución de la aplicación, puede afectar seriamente nuestra estabilidad emocional. Recuerda que una mínima inversión en RAM agradece, y si sois usuarios de PC, desfragmentar el disco periódicamente.

En algunos casos, imposible de evitarlos, forman parte de nuestro día a día. Pero si conseguimos mejorar la gestión podemos obtener réditos en forma de mejora de la calidad de vida profesional, crear las condiciones para no vivir ahogados por todo lo que se nos va presentando i tener tiempo para disfrutar de nuestra vida profesional. He escrito el post pensando en mí día a día, estoy seguro que muchos de vosotros tenéis trabajos muy diferentes y que no coincidís con mi opinión, quizás podáis aportar nuevos puntos de vista. Si es así os agradecería que me ayudaseis a mejorar el contenido del post aportando vuestros comentarios. : )