7 recursos prácticos clave para poner de nuestra parte los tiempos de desplazamiento

Propósito

Uno de los mayores problemas que encontramos a la hora de ser más productivos es terminar el día y no saber en qué acciones se nos ha ido el tiempo exactamente. Tareas que parecen triviales y no tenemos en cuenta, al final de la jornada se convierten en los principales causantes de que no consigamos nuestros objetivos.

Algunos ejemplos pueden ser:

• Estar pendiente de emails constantemente.
• Recibir llamadas que cortan nuestra focalización.
• Recibir notificaciones continuas de WhatsApps.
• Divagar por las RRSS.
• Una interrupción en forma de conversación furtiva que corta el ritmo de una tarea.
• No tener en cuenta las horas de alimentación y que tengamos que dejar una tarea a medias para comer.
• Obviar los tiempos de descanso y perder el foco con facilidad.
• Olvidar los tiempos de desplazamiento.
• …

Con unos buenos hábitos y la estrategia correcta plasmada en un plan de acción, todos estos ladrones del tiempo se pueden controlar con perseverancia y cierta dosis de tiempo.

En este artículo nos vamos a centrar en los tiempos de desplazamiento, en mi opinión una cuestión de las que menos se tiene en cuenta y de la que, en ocasiones, nos percatamos incluso después de haber empezado a implementar algún método de planificación.

Programamos nuestros días como si tuviéramos la capacidad de teletransportarnos, sin tener en cuenta el tiempo que tardaremos en llegar a los lugares y consiguiendo que nuestra programación quede totalmente distorsionada.

Vamos al lío…

Consecuencias

¿Cómo repercute en nosotros no tener en cuenta los tiempos de desplazamiento?

Desaparece el tiempo sin saber cómo.

Tu día vuela y el tiempo desaparece sin haber conseguido la mayoría de tus metas. Ni siquiera sabes cuánto has destinado a realizar los desplazamientos del día, por lo que no puedes mejorar en este aspecto.

Siempre llegas tarde a todos lados.

Al no tener definidos los desplazamientos, ni siquiera te has planteado el mejor horario para realizarlo o la mejor ruta a seguir. Entonces, dejas a la suerte el comerte un buen atasco decidiendo a última hora la ruta, por lo que, lo más probable es que elijas mal, llegues tarde a tu cita y arrastres este retraso para el resto del día.

Clientes y colaboradores decepcionados.

Lo anterior, te lleva a llegar tarde a todos los sitios y con ello, perder un turno en algún organismo oficial, el turno médico o peor aún, quedar mal ante algún cliente o colaborador con el que hayas programado una cita. La otra persona tendrá la percepción de que no valoras su tiempo, se hundirá su confianza en ti y, en consecuencia, perderás grandes oportunidades de futuras colaboraciones.

Objetivos diarios sin cumplir.

Otra cita a la que fallarás indudablemente es a la que tienes contigo mismo cada día. Olvídate de alcanzar los objetivos planteados en el plan de acción diario. Tus tareas se irán retrasando y al final del día tendrás que añadir unas cuantas a la lista de objetivos no conseguidos.

Tener que renegociar cada día todo.

A continuación, no te quedará otra que renegociar tus metas cada día, lo que hará que tus objetivos a medio y largo plazo también se resientan con el tiempo, retrasando todos y cada uno de tus proyectos. ¿Te das cuenta de que esto es un goteo constante de tiempo y dinero que pierdes?

“El estrés de andar todo el día corriendo y al límite de tus capacidades afecta directamente a tu salud”

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Estrés de ir todo el día al límite.

Por último, y en mi opinión lo más importante, aquello que afecta directamente a tu salud; el estrés de andar todo el día corriendo y al límite de tus capacidades simplemente por un mal cálculo a última hora o, más bien, por no haber planificado adecuadamente el día.

Soluciones

 ¿Cómo podemos solucionarlos?

Tal cual te comenté al principio, todo éxito en la productividad personal viene precedido de un buen hábito y estrategias adecuadas. La solución, simple, aquí tienes 7 recursos para aplicar desde hoy mismo:

Cada semana elabora tu plan de acción diario teniendo en cuenta los desplazamientos.

Crea el hábito de incluir los tiempos de desplazamiento en tu plan de acción diario. Verás que los objetivos que te marques a principio del día se parecerán mucho más a lo que puedas marcar como hecho una vez terminada la jornada.

Si tienes programada una cita o recado ten en cuenta un aproximado del tiempo que invertirás en llegar a ella.

En cada cita o recado, incluye el tiempo que dedicarás a desplazamiento en forma de anotación. Este hábito te dará una gran ventaja a la hora de establecer tus objetivos de forma realista.

Elige los horarios y rutas de desplazamiento en función del tráfico de la zona.

Tu dirás: ¡Colega, no soy adivino! Ya, pero ¿a que sabemos cuales suelen ser las horas punta de cada zona?

No se trata de saber exactamente cómo va a estar el tráfico, pero sí tener una noción aproximada para hacer una buena elección.

Aquellas citas en las que puedas elegir el horario, sitúala en función del tráfico que vayas a encontrar según la hora del día.

Fija cada cita para 10 minutos después de la hora de llegada estimada.

Lo dicho, no somos adivinos, algún día, por mucho que planifiquemos, el tráfico puede estar peor de lo normal o puede haber surgido cualquier contingencia importante e imposible de evitar. Lo mejor siempre es dejar unos minutos de margen para evitar que estos casos nos afecten.

Si resulta que no ha surgido nada y llegamos esos 10 minutos antes, utiliza ese margen para visualizar la reunión, hacer alguna llamada, enviar algún email o WhatsApp o simplemente para relajarte antes de la acción.

Ajusta los tiempos, pero sin pasarte, deja el margen de 10 minutos, si llegas antes, eso que tienes de más.

Una vez comenzamos a habituarnos a plasmar estos tiempos en nuestro plan de acción, a todos nos viene la fantástica idea de ajustar los tiempos para ser más productivos. Esto es un gran error que nos puede llevar a la casilla de salida.

No necesitas 10 minutos más al día para ser más productivo, solo necesitas saber cómo sacarle el máximo partido cuando los tengas.

Ten en cuenta que tu mente no llega a un lugar y se pone a trabajar al 100%. Necesitas unos minutos de focalización.

Recuerda que, además del tiempo necesario para salvar el “obstáculo físico” de la distancia, debes aportar un tiempo extra para salvar el “obstáculo mental” de la falta de falta de concentración.

Añade otros 10 minutos para centrarte en la tarea en cuestión. No es lo mismo entrar en una negociación o reunión pensando en que llegas tarde o lo ajetreado del tráfico, a llegar con una completa idea mental de la misma que te permita dar lo mejor de ti desde un principio.

Trata de programar los recados y citas más cercanos en el mismo día.

De esta manera, pierdes el mínimo posible en desplazamientos. Elabora tu plan de acción por zonas, si un día tienes una reunión en una zona por la que puedas resolver algún otro recado, programa ese horario en función de ello. Te ahorrarás tener que hacer ese desplazamiento en otra ocasión y optimizarás tu agenda.

Conclusión

Para finalizar te dejo un resumen de cada uno de los consejos:

• Elabora tu plan de acción teniendo en cuenta los desplazamientos.
• Para cada cita o recado anota el tiempo que invertirás en llegar a ella.
• Elige horarios y rutas de desplazamiento en función del tráfico.
• Fija cada cita para 10 minutos después de la hora de llegada estimada.
• Ajusta los tiempos, pero sin pasarte.
• Ten en cuenta los minutos que necesitas para focalizarte al llegar.
• Trata de programar los recados y citas más cercanos en el mismo día. 

Recuerda, todo hábito necesita de perseverancia para ser implantado y experiencia para ser mejorado. Incluye este que te he presentado en tu sistema de planificación y ese tiempo que parecía gastarse sin sentido se convertirá en tiempo inteligentemente invertido.

Espero que estos consejos te ayuden a optimizar tu agenda diaria y consigas evitar uno de los mayores ladrones del tiempo.

Música del artículo: Time to Waste – Landon McNamara

Abrazo y a ser productivos.

Yan Vispo

Fundador del blog para ingenieros Rumbo Eficiente.

Ingeniero apasionado por la Productividad Personal y el mar desde donde traslada toda su experiencia para especializarse en ayudar a sus colegas a gestionar la presión inherente al actual panorama multi-proyectos mediante las 3 claves de planificación: Propósito, hábitos y estrategias.