7 tipos de reuniones inútiles

Por Lisa Girard

Para muchos negocios, las juntas rutinarias pueden no tener un verdadero enfoque o una agenda clara, lo que termina convirtiéndose en una pérdida de tiempo. Te compartimos siete graves pecados que debes evitar en cualquier reunión, así como algunos consejos para evitarlos.

1. Reuniones que se convierten en rituales inútiles En las empresas frecuentemente se reúnen porque es la hora de su junta de ventas semanal, mensual o anual. “Las reuniones que son rituales en lugar de necesarias por lo general son aburridas y hacen que los asistentes “apaguen” el cerebro”, señala Joe Calloway, consultor en negocios.

Tip: Primero, examina tu rutina. “No tengas juntas a menos de que puedas definir específicamente por qué es necesaria y cómo va a ayudar en la organización”, dice el experto. También, diseña una agenda y envíasela a los involucrados para que les dé tiempo suficiente de prepararse.

2. Reuniones que son un monólogo Los directivos en las juntas por lo general dan largos sermones y usan una aburrida presentación en PowerPoint. “Un monólogo es generalmente una de las formas menos efectivas de enseñar, informar o motivar gente a la acción”, dice Calloway.

Tip: Motiva a tu equipo a hablar, compartir ideas y comentar de lo que han escuchado. Si muestras una presentación en PowerPoint hazla visualmente interesante y evita los textos largos.

3. Reuniones sin líderes En las salas de juntas se pierde mucho tiempo esperando a que la gente se una a la videoconferencia o entre a la reunión y después se pierde aún más tiempo poniéndolos al corriente de lo que se perdieron. “Esto castiga a quienes llegaron puntuales, dejando a los empleados estresados y apurándose en el resto de sus actividades”, afirma Gary Bradt, estratega de negocios.

Tip: Elige a un líder que sea organizado y firme que deje que los impuntuales se pongan al corriente por su propia cuenta. “Usa el tacto, no necesitas ser Atila el huno, pero si eres demasiado amable, permitirás que se den muchas pláticas sin sentido”, sugiere Bradt.

4. Reuniones que se basan en regaños en lugar de estrategias Uno de los clientes de Bradt gastaba el 95 por ciento del tiempo de una reunión pidiéndoles a sus gerentes que explicaran por qué sus números habían bajado y sólo el 5 por ciento planeando estrategias futuras. No era de sorprenderse que todos los asistentes salieran de la junta con cara larga.

Tip: Usa el pasado como una plataforma para entender y planear acciones futuras, no como un medio para regañar a la gente, recomienda Bradt. El poder de la inteligencia grupal debe usarse para evitar errores y avanzar.

5. Reuniones que interrumpen las horas productivas Muchas empresas tienen juntas en la mañana, interrumpiendo las horas más productivas de los empleados, sentencia Jackie Freiberg, coautor del libro Nanovation: How a Little Car Can Teach the World to Think Big and Act Bold.

Tip: Agenda las reuniones en la tarde, cuando escapar del cubículo sea un alivio bien recibido por los empleados.

6. Reuniones que se realizan en ambientes insípidos En la mayoría de las juntas, los empleados se reúnen alrededor de una mesa y se mantienen enfocados en el líder que se encuentra a la cabeza. Freiberg cree que este formato inhibe las discusiones y las ideas creativas.

Tip: Llévate a tus empleados a caminar en el parque o aunque sea alrededor del edificio o en el estacionamiento. “Cuando no estás “ojo a ojo”, tienes las agallas de decir ciertas cosas”, sugiere Frieberg. “Y mientras caminas ves las cosas de una manera diferente, lo que estimula a las ideas”.

7. Reuniones formales y rígidas Pocos líderes de juntas tienen sentido del humor. El resultado es una habitación llena de empleados aburridos, dice Eric Chester, autor de Reviving Work Ethic.

Tip: Inicia la junta con música, un chiste o una anécdota interesante, recomienda Chester. “En la era de YouTube y de iTunes, no hay razón por la que no inyectar un poco de humor en una reunión para atraer la atención, desarmar la negatividad y generar entusiasmo”.

Autora Lisa Girard

Fuente: www.soyentrepreneur.com

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