7S de Mckinsey: Qué es y cómo se emplea

Hay varias herramientas cuyo nombre es de fácil recordación, pues tienen su origen en la primera letra de los componentes con que se hace. Tal es el caso de FODA o PESTAL. Otras herramientas obtienen su nombre a partir de una misma letra, que es con la que inician sus componentes. Por ejemplo el método de las 5's o las 6m de Ishikawa.

Bueno entusiasta, hoy hablaremos de una de esas herramientas cuyo nombre se obtiene de la mencionada manera. Aunque eso es lo menos importante.

Lo más importante es que la herramienta de la que hablamos hoy, congrega 7 factores internos básicos para evaluar si la estrategia de una organización está alineada con las actividades que se desempeñan actualmente.

Y adivina qué, los 7 factores inician con la misma letra.

¿Empezamos?

Qué es el modelo 7's de Mckinsey

Las 7s de Mckinsey es un modelo que reúne 7 factores básicos para el funcionamiento adecuado de una organización. Fue propuesto en el libro "En busca de la excelencia" en el año 1980 por McKinsey & Company (la más importante consultora estratégica en el mundo) en compañía de Tom Peters y Robert Waterman, quienes en ese momento hacían parte de la consultora.

Para qué sirve el modelo de Mckinsey

Como modelo es muy utilizado para la planificación estratégica de la organización a nivel interno, toda vez que permite valorar si la estrategia se encuentra alineada con los 7 factores.

¿Y por qué estos 7 factores? Porque se considera que estos 7 factores son fundamentales para cualquier negocio, por lo que un análisis que se base en ellos conduce a hacer un diagnóstico de la empresa para comprender más a fondo sus debilidades y fortalezas.

Con ello, Las 7-s aporta una serie de beneficios que podemos resumir en que:

• Facilita en el cambio organizacional
• Facilita en la fusión de organizaciones
• Logra identificar cómo puede cambiar una empresa
• Ayudar a implementar una estrategia

Entendiendo las 7s de Mckinsey

Como ya hemos mencionado, el modelo se presenta gráficamente como siete esferas, una en el centro y las otras rodeando. Las 7 esferas tienen la siguiente división:

Esferas duras: Estrategia, estructura y sistema. Su identificación es más sencilla que las esferas blandas, se perciben fácilmente y su administración es más fácil.

Esferas blandas: Estilo, personal, habilidades y valores compartidos. A diferencia de las esferas duras, su administración es más difícil, menos tangibles o más difusos, sin embargo representan la base de la organización y es más probable que logren crear una ventaja competitiva.

Veamos pues, en qué consiste cada esfera:

Primera S: Strategy (estrategia)

Consiste en la planeación desarrollada por una empresa. La cual, según el modelo McKinsey, debe estar alineada. Esto significa que la estrategia debe tener una articulación clara y estar enfocada a largo plazo para conseguir una ventaja competitiva.

Las preguntas para analizar esta esfera son las siguientes:

• ¿En qué consiste nuestra estrategia?
• ¿De qué forma pensamos usar nuestros recursos y capacidades para alcanzar nuestros objetivos?
• ¿Qué nos hace diferentes?
• ¿Como nos adaptamos a los cambios del mercado?
• ¿De qué forma competimos?

Segunda S: Structure (estructura)

Consiste en la estructura definida por la empresa para su organización.

• ¿Cuántos procesos hay?
• ¿Cómo se definen la jerarquía, responsables y autoridades?
• ¿Cuáles son las unidades de negocio?
• ¿De qué manera la organización estructura sus recursos (maquinaria, materiales, personas, tiempo, dinero, etc)?
• ¿Cómo se establecen los flujos de comunicación?

Tercera S: Systems (sistemas)

La estructura expone los procesos del negocio. Cada proceso tiene un "cómo" definido para lograr los resultados previstos. Con sistemas nos referimos a los métodos formales de operación establecidos como procedimientos y actividades, pero también los flujos de información y los métodos informales (no establecidos o documentados) de operación.

De nuevo, pensemos en los siguientes cuestionamientos para analizar este factor:

• ¿Cuáles son los sistemas que emplea la organización? Nota: A menuda las organizaciones emplean sistemas documentales, contables, financieros y comerciales. A eso nos referimos.
• ¿Dónde están los chequeos y controles en estos sistemas?
• ¿De qué forma se realiza el seguimiento y evaluación en estos sistemas?

Recuerda que sistema es un conjunto de elementos que interactúan para cumplir una función específica. Como he mencionado en otros artículos, me gusta pensar en la empresa como un cuerpo humano compuesto de sistemas. Tomemos por ejemplo el sistema digestivo, que no es más que un conjunto de órganos (procesos) que interactúan para cumplir unos resultados y cumplir unos objetivos. ¿Tiene controles y chequeos? Si. ¿Podemos realizar seguimiento y evaluación del sistema digestivo? Si, con exámenes médicos.

Son el factor central de modelo de 7 esferas de Mckinsey. Como explicamos antes en este post, los valores son los cimientos sobre los cuales se rige el comportamiento de los empleados.

• ¿Qué tenemos como valores organizacionales?
• ¿De qué manera se refleja en el personal los valores organizacionales?
• ¿Cómo percibimos nuestra cultura organizacional?

Quinta S: Skills (habilidades)

El personal cuenta con talentos y habilidades, al igual que la organización por el conjunto de habilidades de sus trabajadores. Dicho de otra forma, en habilidades pensamos en eso que la organización sabe hacer mejor que nadie. Y lo que no sabe hacer tan bien, lo subcontrata.

• ¿Cuáles son las habilidades más fuertes de la empresa o que más demostramos?
• ¿Nuestros trabajadores demuestran su capacidad para realizar su trabajo?
• ¿Qué habilidades nos faltan? Nota: Considera aquí las habilidades que tiene otros competidores directos o las habilidades necesarias dentro del sector donde compite la empresa.

Sexta S: Style (estilo)

Consiste en la forma de administración de la empresa. Para mí es uno de los factores menos tangibles. Piensa en el estilo como el liderazgo ejercido por la alta dirección.

• ¿La organización es burocrática?
• ¿Existe una cadena de mando muy definida para tomar las decisiones?
• ¿Se controla el tiempo a rajatabla?
• ¿Hay libertad en la toma de decisiones?
• ¿El personal trabaja de manera colaborativa o competitiva?
• ¿Cómo perciben los trabajadores el liderazgo en la organización?
• ¿Qué comportamientos o logros recompensa la organización?

Séptima S: Staff (personal)

Todo lo asociado al personal. Sus motivaciones, capacidad de desarrollo, desempeño general. Este factor busca que se reflexione en cómo la organización recluta, selecciona, contrata, evalúa, capacita, motiva y recompensa a los trabajadores.

• ¿Qué necesidades tiene el personal?
• ¿Cómo se siente el personal en la organización?
• ¿Dónde falta personal?

Cómo emplear las 7s de Mckinsey

Listo. Ya comprendemos de qué va las 7-s de Mckinsey, pero... ¿cómo lo usamos para beneficio de la organización?

Antes que nada, debemos tener presente que el modelo Mckinsey nos permite diagnosticar el diseño y efectividad del negocio. Si bien es fácil entender en qué consiste, su aplicación es mucho más difícil debido al sesgo que puede existir entre la alta dirección, de cómo deben ser la cosas, de cómo deberían estar los elementos alineados.

Por lo que, es muy importante que:

1. El análisis se haga entre un equipo multidisciplinario. Entre varios miembros de la alta dirección y también personas que conozcan la operación de los procesos. Si el análisis se queda entre solo directivos, el análisis de algunos elementos se quedará corto.
2. Seamos OB-JE-TI-VOS.

Dicho lo anterior, los siguientes pasos nos guiarán en la aplicación de los 7 factores de Mckinsey:

Paso 1: Identificando los aspectos que no se encuentran alineados

De seguro ya tienes una idea de qué tan alineados están unos aspectos con otros. Si no lo tienes claro, vuelve a darle una lectura a la descripción de cada uno de los aspectos y responde las preguntas que contienen. No obstante no te quedes solo sobre las preguntas que señalo. Existirán cuestionamientos únicos para cada organización, por lo que seguir reflexionando sobre cada factor complementará el análisis de Mckinsey.

Esto no es obligatorio que lo hagas, pero te propongo que, para ir consolidando el análisis, tomes una matriz de las 7s de Mckinsey e indique con un símbolo (por ejemplo circulo) cuando los aspectos se encuentran alineados y con otro símbolo (una x quizá) cuando no se encuentran alineados.

Con esto ya tienes identificados los aspectos que no están alineados y con la tabla sabes de un vistazo cuáles son.

Paso 2: Definiendo cómo debería ser

Ya sabes cómo estás. Ahora define cómo va a ser a futuro. ¿Qué alineación es la que deseas?

Dicho de otra forma, en este paso debemos definir cómo queremos que se encuentre cada una de las áreas de Mckinsey a futuro.

Este paso puede parecer sencillo, pero es muy importante. Pues si nos tomamos el tiempo suficiente para saber lo que queremos, el paso 3 (el plan de acción) nos llevará a donde no queremos estar.

No es algo simple. Definir cómo queremos estar como organización a futuro implica investigar cómo están los demás o qué tendencias organizaciones se están utilizando.

Paso 3: El paso a paso para alcanzar la situación deseada

Ya sabemos cómo estamos y cómo queremos estar a futuro. ¡Pues vamos por ello! En este paso definimos el plan de acción. Recuerda que una buena planificación implica no solo saber qué queremos hacer, sino quiénes lo van a hacer, tiempos, recursos, lugares, métodos, etc. Quizá esto te ayude: 5W2H para la planificación: Ejemplo práctico.

Paso 4: Ejecutando el plan de acción

Recuerda que la ejecución debe ser controlada. No siempre lo ejecutado corresponde a lo planificado, debemos ir ajustando en el camino, de ahí que sea necesario un monitoreo constante durante la ejecución.

Paso 5: Las 7s... otra vez

Puedes realizar otra revisión de las 7s' de Mckinsey. ¿Por qué? Porque las esferas cambian constantemente. Recuerda que una esfera afecta a las demás, por ende es necesario que revisemos cada cierto tiempo cómo se encuentran los factores.

¿Cada cuánto tiempo es lo recomendable? No hay respuesta para eso. Depende de la empresa, el sector, la competencia, la tecnología, y muchos aspectos más.

En este punto puedes diligenciar de nuevo la tabla que te expuse en el paso 1, donde colocabas un símbolo para señalar si un factor estaba alineado con otro o no. Es decir que tienes una revisión de cómo estaba la empresa antes y cómo está ahora implementados los cambios. Si comparas ambas tablas, de seguro habrán más circulos (factores alineados) que equis (factores no alineados).

Ejemplo de las 7s de Mckinsey

Vamos a imaginar una startup o empresa emergente que cuenta con 6 empleados. Imaginemos que se llama TechVog y provee software para bancos. Cuenta con 3 clientes grandes y 5 clientes pequeños.

Siendo una nueva empresa, su fundador se ha encargado de que su misión, visión y valores se reflejen sobre el personal de la organización (estrategia y valores compartidos). Actualmente atiende un solo mercado y utiliza sistemas básicos de nómina, contabilidad y atención a clientes (sistemas).

Los años pasan y TechVog comienza a crecer. Han pasado 6 años desde su fundación y TechVog cuenta con 50 empleados. El liderazgo comercial de la empresa todavía se sustenta en su gerente, pero los ingresos de la empresa se han estancado durante los últimos 2 años.

El gerente en compañía de personal de todas las áreas, realiza un análisis de las 7s de Mckinsey, encontrando que la estrategia no está alineada a la satisfacción del personal ni a sus habilidades. Además, que encuentra que no existe coherencia en el liderazgo ejercido por los líderes de procesos (estilo), por lo que concluye que el enfoque estratégico del que gozó la empresa los primeros 3 años de vida se ha ido desvaneciendo. Esto sumado al considerable aumento de clientes, pues actualmente la empresa atiende a 10 clientes grandes y 22 clientes pequeños, por lo que ha tenido que adaptarse a las exigencias de esos clientes.

El equipo de trabajo define qué es lo que desea para la organización y a partir de eso estructura un plan de trabajo.

Entre las medidas implementadas, TechVog comienza a desarrollar nuevas habilidades en su equipo de trabajo, capacitándolos y enviándolos a estudiar (habilidades). Lo anterior para hacerlos más productivos en su día a día dados los cambios tecnológicos.

Los últimos años la carga de trabajo en TechVog ha aumentado mucho, haciendo que sus trabajadores se queden trabajando hasta después de la jornada laboral, lo que ha aumentado la rotación laboral de sus empleados.

Para afrontar el problema, la empresa hizo una revisión de su estructura organizacional y cómo esta responde al cliente. Decidió crear un proceso de soporte separado del proceso de desarrollo (estructura) e implementó nuevas metodologías ágiles.

Adecuó la infraestructura de la organización para ofrecer espacios más confortables a sus empleados, junto a un plan de compensación por desempeño y logros obtenidos. (personal).

Tras un nuevo análisis de Mckinsey, la organización evidencia que las medidas implementadas junto a otros cambios en las demás esferas, logra alinear la estrategia.

Fuente https://ingenioempresa.com/7s-de-mckinsey/

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