Revista Coaching

8 quejas comunes acerca de las reuniones

Por Jcvalda @grandespymes

8 quejas comunes acerca de las reunionesLa gente se queja mucho de las malas reuniones. La siguiente lista, aunque no es exhaustiva, menciona algunas de las formas en que las reuniones causan sufrimientos innecesarios. Como facilitadores profesionales, estamos comprometidos a transformar las reuniones en encuentros agradables y productivos. Para ello, ofrecemos algunas sugerencias concretas sobre cómo mejorar tu próxima reunión.

  1. Ambiente inapropiado o inadecuado
    Evita las reuniones en restaurantes o en cualquier lugar cercano a una construcción. El ruido y otras distracciones hacen difícil -a veces imposible- concentrarse. Del mismo modo, las salas de reunión que son demasiado pequeñas o demasiado grandes para el número de participantes pueden reducir la productividad.
  2. Empezar y terminar tarde
    La gente tiene más cosas que hacer que asistir a tus reuniones. ¡Respeta su tiempo!
  3. Objetivo poco claro
    Si el objetivo principal de la reunión no es claro, los participantes no pueden entender por qué tienen que estar presentes. O pueden asistir las personas equivocadas. Explica el objetivo al comienzo de la reunión. Si la discusión se desvía del tema, haz que regrese a su rumbo.
  4. No tener agenda
    ¡Ni siquiera consideres la posibilidad de convocar a una reunión sin una agenda escrita! Si es necesario, se puede co-crear al comienzo de la sesión. Si no lo haces, casi es una garantía de tiempo perdido, aburrimiento y frustración.
  5. Agenda sobrecargada o mal estructurada
    Sé selectivo y realista. Prioriza. Agrupa temas relacionados. Trata los temas importantes, urgentes y/o controvertidos al principio, no al final.
  6. Informes verbales
    Los informes que no tienen ningún componente visual o escrito son tediosos para escuchar y muchas veces imposibles de comprender. Elimina los informes que no estén relacionados con temas de acción en la agenda. Insiste en que estos informes se preparen y distribuyan antes de la reunión.
  7. Pura discusión, ninguna propuesta
    Una vez que se han identificado y discutido las cuestiones fundamentales relacionadas con un tema de la agenda, comienza a encaminar la reunión hacia tomar una decisión. Esto puede significar la designación de una o más personas para desarrollar una propuesta para la próxima reunión, o invitar a presentar propuestas en el momento. En cualquier caso, no dejes que tus reuniones se caractericen por “muchas palabras y nada de acción”.
  8. Falta de seguimiento entre reuniones
    Antes de terminar la reunión, revisa la lista de temas “para hacer”, especificando quién es responsable y cuál es el plazo. Incluye esta información en las minutas que se envían a cada participante inmediatamente después de la reunión. Analiza los avances en la siguiente reunión. Haz que la gente sea responsable.

Autora Beatrice Briggs, fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio (IIFAC), es una consultora e instructora que ayuda a grupos en todo el mundo a trabajar en conjunto para alcanzar cambios positivos. Beatrice es nativa de los Estados Unidos y vive en México desde 1998. Se le puede escribir a bbriggs[@]iifac.org

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