Los tiempos están cambiando: la tecnología avanza a un ritmo vertiginoso y ,si no estamos atentos, podemos vernos completamente desactualizados en cuestión de semanas.
Hay millones de herramientas que pueden ayudarnos en el día a día y que aún muchas empresas desconocen. No solo hablamos de ahorrar tiempo, también podemos ahorrar dinero utilizando herramientas que automatizan procesos o ayudan a gestionar nuestra empresa.
Según últimos estudios, un 73% de las empresas ya utilizan softwares que automatizan procesos. De los cuales, un 63% empezaron a hacerlo en el último año.
En la era digital en la que vivimos, el departamento que más se ha visto afectado y, a la vez, beneficiado es el contable.
Por eso, vamos a centrarnos en quizás la herramienta más útil de todas las que encontramos hoy en día: los programas de contabilidad.
Para Qué Sirven Y Cómo Elegir Un Software De Contabilidad
Cómo puede ayudarte un programa de contabilidad
Vamos a empezar con lo básico. Podemos dar por hecho que la mayoría ya saben que son y para qué sirven los programas de contabilidad. Pero puede haber mucha gente que recién está empezando con estos temas y quiera saber más.
En pocas palabras, un software de contabilidad es un programa que ayuda a gestionar de manera más organizada, centralizada y automática las cuentas de nuestra empresa.
Olvídate de tener un contable de quien estar pendiente para preguntar dudas, fechas, vencimientos, etc. Puedes consultar todo en pocos segundos, desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora.
Sabemos la importancia que tienen las cuentas y los números en una empresa. De ellos depende su éxito o su fracaso. Por eso es importante elegir bien en qué programa vamos a depositar nuestra confianza y cuál vamos a elegir.
8 aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un programa de contabilidad
1.Que sea accesible
Vamos a ser sinceros: no estudiamos contabilidad ni tenemos los conocimientos suficientes para llevar toda la contabilidad sin ayuda. No podemos de un dia para el otro lanzarnos a llevar las cuentas solos.
Hay que ver al programa de contabilidad como a un asistente. Si bien automatiza muchos procesos, siempre es necesario que haya alguien supervisándolos.
Por esto es importante que sea clara, sencilla y fácil de entender. Hay tipos de programas para gente más experta, y otros para gente que solamente quiere poder hacer lo básico. Dependiendo de nuestro nivel y nuestra confianza, vamos a tener que elegir el que más nos sirva.
No queremos ahogarnos en un número de cuentas y casillas de Excel. Queremos una interfaz amigable e intuitiva. Es importante prestar atención a su funcionalidad y aspecto antes de decantarnos por un programa de contabilidad.
2. Que sea adecuada para nuestra empresa
No todas las empresas son iguales ni todos los negocios se llevan de la misma manera. Incluso aunque el sector sea similar, cada empresa tiene su propia manera de hacer las cosas.
Ante la gran variedad de opciones en el mercado, muchos desarrolladores han pensado en centrarse en determinados nichos o mercados. Es decir, se han especializado en hacer programas que sean más específicos para determinados sectores.
Esto puede ser muy útil si tenemos la suerte de encontrar la horma de nuestro zapato. No obstante, no siempre es posible.
La parte negativa de esto es que estos software suelen centrarse en negocios generales. Si nuestra empresa no encaja con los parámetros en los que fue pensado el software, el efecto puede ser el contrario al esperado.
3. Que sea personalizable
Como respuesta al punto anterior, si no encontramos un software específico para nuestro negocio, siempre podemos buscar una opción personalizable.
Muchos software vienen ya, por defecto, con opciones para personalizar aspectos del programa para que se adapte a lo que necesitamos.
Sabiendo que no todas las empresas tienen las mismas necesidades, los desarrolladores han encontrado una buena manera de poder hacer que el software sea útil para una mayor cantidad de empresas, sin necesidad de cerrarle puertas a ninguna.
Si, aún así no encontramos nada que nos convenza, es posible contactar con estos desarrolladores para explicarles lo que necesitamos. Muchos ofrecen, a cambio de un pago extra, la opción de hacer un software único para nuestras necesidades.
Evidentemente el coste es mayor, pero podemos tener un software único que se adapte como un guante a lo que queremos.
4. Que pueda integrarse con otros softwares
Este aspecto es algo que no se suele tener en cuenta. Sobre todo en el caso donde no se tiene mucho conocimiento de herramientas de automatización y gestión.
Si nuestra empresa está lo suficientemente digitalizada, probablemente también estemos utilizando softwares específicos en otras áreas.
Ya sea CRM o un simple software de gestión de ventas, es muy tedioso tener que traspasar manualmente los datos de un programa a otro.
Por eso es importante tener en cuenta si el software que elegimos es compatible con los que ya tenemos. Si podemos integrar nuestros software de manera que se comuniquen y funcionen juntos, ahorraremos gran cantidad de tiempo y trabajo.
5. Que pueda funcionar en la nube
Este año pasado descubrimos que la gran mayoría de las empresas no estaban preparadas para el teletrabajo.
Hubo quienes pudieron solucionarlo en poco tiempo y quienes tuvieron que hacer malabares para adaptarse.
Es por eso que ahora hay que tener en cuenta que el programa pueda utilizarse y sea funcional desde cualquier parte del mundo. Nunca sabemos cuando ni desde donde necesitaremos consultar datos o hacer gestiones.
La nube nos ayuda a que nuestros documentos y datos estén guardados y seguros, pero a la vez accesibles desde cualquier ordenador.
Si tenemos pensado poder controlar en cualquier momento y desde cualquier lugar nuestra contabilidad, es necesario que pueda guardarse en la nube.
6. Que funcione en varios dispositivos
No todos los ordenadores son iguales, ni siempre podemos tener a mano uno. A veces necesitamos controlar algo y solo disponemos de nuestro teléfono móvil o tablet.
Es importante tener en cuenta que el software que elijamos sea multiplataforma. Es decir, que sea accesible desde distintos dispositivos.
Hoy en día es algo común, pero no todos los programas son igual de accesibles desde todos los dispositivos. Algunos tienen funcionalidades limitadas dependiendo de donde lo utilicemos.
7. Lee opiniones
Una de las ventajas del internet actual, es que nos permite interactuar y leer opiniones sobre casi todo. Esto puede ser muy útil a la hora de decantarnos por un software o por otro.
La opinión de los usuarios o clientes es muy importante y nosotros, como empresas, lo sabemos de sobra. Pueden influir mucho en las decisiones de los clientes potenciales.
En este caso, podemos usarlo a nuestro favor. Busca reseñas, artículos, comparativas y opiniones de otros clientes. Esto te ayudará a tener una idea general de si el programa es bueno o no.
Como todo, hay que saber tener una lectura analítica. No podemos fiarnos ciegamente de los comentarios, ya que hay muchos factores que pueden influir en una mala reseña.
Cuanta más información puedas recolectar de usuarios, más fiable e imparcial será tu decisión.
8. Pregunta a otros usuarios
Esto va de la mano con el punto anterior. Hay veces que leer los comentarios solos no basta para hacernos una idea.
Si tenemos opción de preguntar a alguien con una situación similar a la nuestra què software utiliza, puede ser muy útil.
Si se trata de una empresa con características similares a la nuestra y que lleve ya un tiempo usando el programa, mejor aún. Podrá aconsejarnos si es una herramienta útil o decirnos u aconsejarnos otra.
Si se trata de una persona en quien confiamos y que conoce nuestro negocio, mejor aún. La mejor reseña vendrá de quien màs conoce nuestra empresa.
En conclusión
Elegir un programa de contabilidad no es una tarea que hay que tomarse a la ligera. Existen muchas opciones distintas que pueden abrumarnos al principio si no tenemos las ideas claras.
Son muchos los que, ante la dificultad de elegir un programa, deciden abandonar la idea y seguir como estaban.
Hay que evitar esto. Como con casi todo, hay que esforzarse para poder obtener lo que buscamos. En este caso, la recompensa es un programa que puede hacernos ahorrar muchos disgustos y tiempo. Y, como ya sabemos, ahorrar tiempo es sinónimo de ahorrar dinero.
Nadie que haya implementado un software de contabilidad en su empresa te dirá que se ha arrepentido. Incluso aunque hayan elegido el primero que encontraron y su búsqueda no haya sido exhaustiva, los resultados se ven.
No dudes más y lánzate en la búsqueda de un programa para la contabilidad de tu empresa. Cuanto antes empieces, antes lo encontrarás y antes empezarás a ver los beneficios.
Sigue los tips que te hemos dado aquí y en poco tiempo encontrarás el software que mejor se adapte a tus necesidades. No tenemos dudas de que, cuando lo encuentres, no te arrepentirás.
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