9 consejos para elegir el sistema ERP adecuado para su empresa

Elegir el sistema ERP adecuado puede hacer que su negocio sea positivo o negativo. Es posible que haya experimentado una implementación fallida, por lo que lo sabe de primera mano. ¿Piensas en un sistema ERP para tu negocio?

Hay formas inteligentes de elegir el sistema ERP adecuado. ERP, o Enterprise Resource Planning, ayuda a las empresas a integrar las operaciones, el marketing y los sistemas financieros en toda la empresa.

El sistema ERP adecuado ayudará a su empresa a mejorar la productividad, la gestión y sus resultados. Con más de 200 sistemas ERP, es esencial asegurarse de elegir el correcto antes de realizar una inversión.

Si desea mejorar la gestión e implementar un sistema ERP, no sucederá de la noche a la mañana. Con estrategia y conocimiento, puede suceder más rápido de lo que cree. Para darle una idea del tiempo que lleva, la selección e implementación de un ERP puede llevar de 6 meses a dos años.

La decisión puede afectar a su empresa en los próximos años. No es una decisión para tomar a la ligera. Antes de realizar una inversión significativa en infraestructura, debe investigar. Aquí hay 9 consejos para elegir el sistema ERP adecuado para su negocio.

9 consejos para elegir el sistema ERP adecuado

La elección del sistema ERP adecuado debe tomarse en serio. Antes de seleccionar un sistema ERP, asegúrese de tener claro el diseño que necesita su empresa. Como cualquier otra cosa, requiere trabajo.

La decisión no debe tomarse individualmente. Las mejores implementaciones de ERP incluyen gerentes o directores de cada área de la empresa desde el inicio. Después de todo, es un sistema de planificación de recursos empresariales.

Por ejemplo, un sistema ERP incluye procesos esenciales para el funcionamiento de una empresa.

El sistema incluye:

• Gestión de inventario y pedidos
• Contabilidad y finanzas
• Recursos humanos
• Relaciones con los clientes y más.

No hay nada que tomar a la ligera aquí. En su nivel más básico, el software ERP integra estas funciones en un sistema para optimizar los procesos en toda la empresa. El objetivo es ahorrar tiempo, aumentar la productividad y el impacto final.

Estos 9 consejos para elegir el sistema ERP correcto lo ayudarán a asegurarse de tomar la decisión correcta. Antes de realizar la inversión, consulte esta lista de verificación.

1. Empiece por la parte superior

Obtener el apoyo de la alta dirección es fundamental. Es necesario desde el principio que el tono en la parte superior sea tanto de apoyo como de responsabilidad para un sistema ERP. Las mejores implementaciones de ERP comienzan desde arriba.

Las personas de todos los niveles aumentan su compromiso con el proyecto y la implementación más cuando la dirección está impulsando la iniciativa. Esto no significa que los ejecutivos deban conocer todos los elementos de línea del proyecto.

Deben estar al tanto de la participación de los jefes de departamento, el estado semanal y los impactos en la implementación del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

2. Esquema del alcance

Antes de comenzar a solicitar solicitudes de propuestas para su sistema ERP, describa el alcance. Cuando describa su contenido, concéntrese en los procesos comerciales y los requisitos del sistema. Esto le ayudará a reducir los métodos que funcionarán y los que no funcionarán para su empresa.

Cuanto más específico seas, mejores serán tus propuestas. Cuando un proveedor trabaja con usted, es un socio en el éxito de su proyecto. Obtener los requisitos iniciales correctos en todos los procesos y sistemas ayudará a que el proyecto comience bien.

Uno de los mayores fallos de los sistemas ERP es la falta de requisitos por adelantado, lo que provoca retrasos y sobrecostos presupuestarios. Asegúrese de incluir a los jefes de departamento y de TI en el proceso de requisitos.

No cometa el error de seleccionar un sistema basándose únicamente en los rumores del mercado, la apariencia y el precio. Algunas de las mejores implementaciones de sistemas ERP incluyen ser específicas de la industria y satisfacer sus necesidades comerciales.

3. Gestión de cambios

La gestión del cambio es esencial para incluirla en su proceso de planificación. Implementar un sistema ERP no es fácil. El impacto en las organizaciones antes, durante y después de la implementación es masivo.

Considere los impactos día a día durante la implementación. Si no lo sabe, solicite información al departamento de TI sobre la mejor manera de implementarlo: tenga en cuenta los comentarios de las operaciones. Piense en los plazos para las operaciones y las finanzas.

Asegúrese de comunicar en los puntos fundamentales a los equipos y empleados lo que está sucediendo, cómo se verán afectados y los beneficios a largo plazo. Es importante demostrar que los puntos débiles valen la pena a largo plazo. Cuanto antes obtenga la aceptación, más fácil será el proceso.

4. Campeón de ERP interno

Justo cuando la organización comienza a considerar un sistema ERP, asigne un campeón. Esto ayudará a la empresa a coordinar esfuerzos desde el principio. Asegúrese de tener un ganador o un equipo interno. No confíe únicamente en el gerente de proyecto del proveedor. Es probable que necesite su propio especialista en ERP, entonces, ¿qué hace un consultor de ERP? Administre su ERP, desde la implementación, la configuración hasta el análisis continuo y el soporte operativo.

Seleccione a alguien con conocimientos sobre procesos y sistemas y que se sienta cómodo manejando a otros. Utilice a su consultor como líder, quien será responsable de recopilar los requisitos, aprender el nuevo sistema, administrar las conversiones de datos y coordinar la capacitación de la empresa.

Muchas empresas cometerán el error de dedicar todo su tiempo y energía a la selección de software y no a gestionar el proceso. Es esencial tener un equipo interno que trabaje en todo el proceso en todos los departamentos.

5. Solicite referencias

Con un sistema ERP que esté considerando seriamente, solicite al menos tres referencias. Asegúrese de preguntar a los clientes qué salió bien, qué salió mal y qué habrían hecho de otra manera.

Si un proveedor no puede darle tres referencias, es un buen indicador, no son las adecuadas para su negocio. Si formas parte de alguna asociación, pide a tus amigos de confianza que te recomienden también los excelentes sistemas ERP.

6. Evalúe sus opciones

Al evaluar los sistemas ERP, asegúrese de mirar entre 3 y 10. Presente a los proveedores sus requisitos y revise sus propuestas en detalle. Pregunte por arreglos de tarifa fija. Esto desafiará al proveedor a profundizar en su organización con anticipación.

Los tableros son un área que las organizaciones pasan por alto y que luego pueden aumentar los costos.

Asegúrese de describir todos los detalles en el contrato y el documento de alcance para evitar sorpresas desagradables. Es mejor tomarse el tiempo necesario en el front-end con requisitos, opciones y garantías que pagarlo después de manera dolorosa.

7. Personalice con precaución

Cualquier proveedor que evalúe para un sistema ERP, personalícelo con precaución. La personalización aumenta el tiempo, el presupuesto y factores desconocidos. Algunos cursos pueden requerir personalización para algo que necesita, en comparación con otro sistema que lo tendrá incluido.

Asegúrese de preguntar a varios proveedores . Aproveche la oportunidad de revisar sus procesos para determinar si es necesaria la personalización o si es hora de simplificar y estandarizar. Ese es uno de los beneficios de los sistemas ERP, para empezar.

8.Hazlo compatible con dispositivos móviles

No olvide verificar para asegurarse de que el sistema sea compatible con dispositivos móviles. Con el aumento de la movilidad, tener acceso a los sistemas ERP solo en un escritorio no funciona. Quieres tener un sistema que también permita el acceso en teléfonos inteligentes.

9. Tómese el tiempo para entrenar

Puede tener el mejor sistema y fracasar capacitando a los empleados en él. Esta parte es tan importante como obtener los requisitos del sistema. El campeón interno estará a cargo de la implementación y capacitación del sistema ERP.

Es fundamental considerar qué departamentos deben implementarse primero y en qué momento. Considere ejecutar una prueba piloto en una ubicación o departamento remotos. Realizar pruebas de aceptación de usuarios en general y pilotos es inteligente en cualquier proceso de implementación.

Diseñe un programa de capacitación exacto con actualizaciones periódicas para los empleados. Asegúrese de comunicarse regularmente con los empleados. También es importante revisar la implementación en función de las horas punta y los días festivos.

El sistema ERP adecuado para su negocio

Los 9 consejos para asegurarse de implementar el sistema ERP adecuado para su negocio lo prepararán para el éxito. Tómese el tiempo necesario para cada paso de su negocio.

Es esencial crear y cultivar una cultura de aceptación y responsabilidad desde el principio. Para mejorar sus posibilidades de éxito con su sistema ERP, siga estos 9 consejos.

¿Qué acción tomará a continuación para tener el sistema ERP adecuado?

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La perseverancia es la mejor idea para emprender un negocio.