Aclarar, toca tomar decisiones

Ya vimos el primer paso de GTD®, que consistía en capturar todas las cosas en las que debías hacer algo. Recordarás que una de las condiciones para una buena captura era la de no pensar en lo capturado. Así pues, ahora ha llegado el momento de hacerlo. En esto consiste el segundo paso de GTD®: aclarar.

Tienes los contenedores de recogida o bandejas de entrada llenas de cosas, por lo que tendrás que vaciarlos. Este proceso de vaciado debe hacerse regularmente ya que, si no, los contenedores puede convertirse en cuellos de botella, y serán una fuente de estrés.

Aclarar es vaciar de cosas los contenedores tomando decisiones sobre lo que son y lo que debe hacerse con ellas. ¡Este paso no implica aún hacer!

No debe asustarte la palabra decidir, ya que se trata de decisiones sencillas en un proceso muy mecánico. El vaciado debe ser completo, recorriendo cada contenedor, cosa a cosa, hasta el final, y sin devolver nada a la bandeja de entrada.

El proceso es sencillo, porque se basa en unas simples preguntas que siempre tienen respuesta.

1. ¿Qué es?
2. Requiere acción, ¿si o no?
3. Si es que si, ¿ahora o en el futuro?

Y a partir de aquí, sólo se pueden tomar SEIS posibles decisiones. ¡Sí, sólo seis! ¿Sorprendido?

Si no requiere acción:

• Eliminar si no nos aporta nada.
• Archivar si puede ser útil en el futuro.
• Incubar: si es algo que quizá quiera hacer algún día.

Si requiere acción:

• Hacer y olvidarse, si hacerlo te lleva menos tiempo que gestionarlo. (La famosa regla de los dos minutos…)
• Delegar, si alguien es más adecuado que tú para hacerlo.
• Aplazar, si debes hacer algo lo antes posible.

Las cosas que has decidido aplazar, debes definirlas como siguientes acciones. Debes pensar concretamente en qué lo hará avanzar/finalizar y redactarlo con exactitud. De esta manera, cuando te pongas a hacerlo, será simplemente esto: hacerlo. Y no tendrás que volver a pensar acerca de ello.