Cuando los responsables en la comunidad de propietarios adoptan acuerdos en la Junta de Propietarios, estos acuerdos deben reflejarse en un libro de actas.
El libro de actas de la comunidad debe estar custodiado por el secretario de la misma, además, cada acta deberá firmarse por el presidente de la comunidad y por el mismo secretario al terminar la reunión o en un plazo de diez días naturales y este acta deberá ser remitida a todos los propietarios. En cuanto a las obligaciones del secretario, es importante destacar que también deberá conservar durante 5 años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
Por otro lado, es importante saber que el acta de cada reunión de la Junta de propietarios debe tener un contenido mínimo que está regulado por la Ley de Propiedad Horizontal.
Actas de la comunidad de propietarios
- La fecha y el lugar de celebración.
- El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
- El carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
- Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
- El orden del día de la reunión.
- Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.
Errores del acta de la comunidad propietarios
Si existen errores en el acta de la comunidad de propietarios, estos serán subsanables siempre que el acta contenga inequívocamente:
- Fecha y lugar de celebración.
- Propietarios asistentes, presentes o representados.
- Acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación.
- Firma del presidente y el secretario.
La subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios. Esta junta tendrá posteriormenteque que ratificar la subsanación.
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