Actas de reunión: la guía completa

Uno de los documentos que más interrogaciones levantan son las actas de reunión. No sabemos muy bien cómo se tienen que redactar, quién y cómo. En esta guía, te indicaremos pautas y consejos para que tus actas de reunión sean lo más precisas posibles.

Un acta de reunión permite captar la esencia de la reunión, incluyendo detalles como: 

• las decisiones tomadas (mociones realizadas, votaciones, etc.) 
• los próximos pasos previstos
• identificación y seguimiento de los puntos de acción

Las actas son un registro tangible de la reunión para sus participantes y una fuente de información para los miembros que no pudieron asistir. En algunos casos, las actas de las reuniones pueden servir de punto de referencia, por ejemplo:

• cuando los resultados de una reunión repercuten en otras actividades o proyectos de colaboración dentro de la organización
• las actas pueden servir para notificar (o recordar) a las personas las tareas que se les han asignado y/o los plazos

¿Quién firma un acta de reunión?

No todos las actas de reunión se tienen que firmar. Si se trata de una reunión sencilla de una empresa, no hace falta firmar nada. Sin embargo, si se trata de un acta de reunión vecinal o de consejo de administración.

Acta de reunión vecinal

Según Gesiten:

Debe firmar el acta la persona que presidió la junta. En ausencia del presidente debe presidir la junta el vicepresidente y en ausencia de los dos la junta puede nombrar entre los propietarios asistentes a un presidente provisional para esa reunión, que será quien firme el acta.

En las juntas donde se nombra nuevo presidente puede surgir la duda de si el acta la firma el presidente saliente o el entrante. Debe firmar el acta el presidente saliente, que es quién actúa de presidente en la Junta.

Acta de reunión de consejo de administración

Según la web Escuela Legal:

La respuesta es sumamente sencilla. Sólo deben firmar el acta el Secretario y el Presidente.

Una vez el acta ha sido aprobada, tanto si corresponde a una sesión de Junta general, como si pertenece a una reunión de Consejo de Administración, debe ser firmada por las personas indicadas.

¿Cuándo se hace un acta de reunión?

Nosotros recomendamos que se haga un acta de reunión en todas las reuniones, ya que mejora considerablemente la productividad de las mismas. Aveces, en las startups, por temas de velocidad, no se hacen siempre actas, pero recomendamos hacerlo en cualquier tipo de estructura.

¿Cómo se hace un acta de reunión?

Antes de empezar a tomar notas, es importante entender el tipo de información que hay que registrar en la reunión. Como ya se ha dicho, es posible que tu organización exija un contenido y un formato específico que tendrás que seguir, pero, por lo general, las actas de las reuniones suelen incluir lo siguiente

• Fecha y hora de la reunión
• Nombres de los participantes en la reunión y de los que no pudieron asistir (por ejemplo, «lamentaciones»)
• Aceptación o correcciones/modificaciones del acta de la reunión anterior
• Decisiones tomadas sobre cada punto del orden del día, por ejemplo
• Medidas adoptadas o acordadas
• Próximos pasos
• Resultados de las votaciones, por ejemplo (si es necesario, detalles sobre quién presentó las mociones; quién las secundó y aprobó o a mano alzada, etc.)
• Mociones aprobadas o rechazadas
• Puntos aplazados
• Nuevos asuntos
• Fecha y hora de la próxima reunión

Actas de reunión: Revisión de la redacción después de la reunión

Una vez terminada la reunión, es el momento de reunir las notas y redactar el acta. Aquí tienes algunos consejos que pueden ayudarte:

• Intenta redactar el acta lo antes posible después de la reunión, mientras todo está fresco en tu mente.
• Revisa tu esquema y, si es necesario, añade notas adicionales o aclara los puntos planteados. Comprueba también que todas las decisiones, acciones y mociones estén claramente anotadas.
• Asegúrate de incluir suficientes detalles
• En el caso de las actas del Consejo de Administración, en particular, recomendamos incluir una breve descripción de cada medida adoptada, así como la justificación de la decisión.
• Si se ha debatido mucho antes de aprobar una moción, anota los principales argumentos a favor y en contra. 
• Edita para garantizar la brevedad y la claridad, para que el acta sea fácil de leer

En cuanto al formato de las actas, hay que tener en cuenta algunas cosas: 

• Ser objetivo
• Escribir en el mismo tiempo en todo momento
• Evitar el uso de nombres, salvo para registrar las mociones y los segundos. 
• Evita las observaciones personales: el acta debe basarse únicamente en hechos 
• Si necesita hacer referencia a otros documentos, no intente resumirlos. Indica simplemente dónde se pueden encontrar o adjuntarlos como apéndice.  

Actas de reunión: plantillas

En Internet puedes encontrar numerosas plantillas de actas de reunión. Aquí te dejamos las mejores plantillas de actas de reunión que hemos encontrado

Plantilla de actas de reunión en Evernote

Evernote es uno de los programas de productividad más usados en el ámbito empresarial. Aquí puedes encontrar una plantilla de acta de reunión para usarlo directamente en Evernote

Aquí puedes encontrar una plantilla de acta de reunión en Evernote

Plantilla de acta de reunión en Notion

Notion es otro programa de productividad empresarial con uso cada vez más extendido. Si usas este programa, aquí encontrarás una plantilla para usarlo directamente en Notion.

Aquí puedes encontrar una plantilla de acta de reunión en Notion

Plantilla de acta de reunión en Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 es todavía uno de los programas más usados en el sector empresarial. 

Aquí puedes encontrar una plantilla de acta de reunión en Microsoft Office 365

Plantilla de acta de reunión en Google Docs

Las herramientas de ofimática de Google son cada vez más usadas en el ámbito empresarial. 

Puedes encontrar plantillas de Google Docs para actas de reunión en la sección de Plantillas de Google Docs:

The post Actas de reunión: la guía completa first appeared on Blog de SpacesON.