Adaptarse al teletrabajo con una plataforma adecuada a la empresa ya no es una opción. Es necesidad.

Poder continuar trabajando de manera remota en cualquier momento y desde cualquier lugar, es ya una necesidad para aquellas empresas que no quieran quedarse atrás y detener su actividad y por tanto sus ingresos ante los contínuos cambios y restricciones que estamos viviendo.

Gracias a la tecnología existente puede ser realmente sencillo adaptarse al teletrabajo en aquellas compañías que su actividad lo permita, es decir, aquellas que no se dediquen a trabajos manuales por ejemplo.

Que nadie lo dude. ¡El teletrabajo ha venido para quedarse! Siendo así, es conveniente preparse y adaptarse lo antes posible a los tiempos actuales, ya que no sabemos cuando pueden restringir de nuevo la movilidad y circulación de personas.

Existen en la actualidad distintas plataformas que posibilitan el trabajo remoto desde casa o cualquier otro lugar, de la misma forma que trabajas en la oficina.

Queremos mostrar las características que éstas deben tener para poder realizar un trabajo seguro, eficaz y siempre bajo el control y supervisión del administrador/es.

Características del sistema para un teletrabajo protegido, seguro y eficaz.

Lo primero y fundamental que siempre recomendamos comprobar desde Dataprius, antes de contratar el servicio, es la seguridad de la plataforma en sí, y que ésta ofrezca la adecuada protección de los datos de la empresa.

Consideramos importante recalcar el hecho de que el Tribunal de Justicia de La Unión Europea anuló el pasado Julio de este año 2020, la supuesta norma equivalente a RGPD, Privacy Shield. Por lo que aquellas empresas adheridas a la misma, no cumplen RGPD, y por tanto quedan fuera de las normativas europeas de protección de datos. En lo que concierne a la empresa, podemos decir que si venden la información a terceros, no hay defensa al respecto.

Para considerar que la plataforma elegida es adecuada a nuestro negocio, una vez comprobado el cumplimiento de la protección de datos, existen ciertas características que harán que las tareas diarias se realicen de manera más eficiente, rápida y controlada, aunque no se trabaje desde la oficina.

La centralización de documentos es la clave.

Si los documentos sólo están disponibles en los servidores de la empresa, entonces, existe una dependencia a la localización física que ya debería ser cosa del pasado.

Si la documentación de la empresa se encuentra centralizada en una plataforma accesible por todos los empleados, clientes y colaboradores de su compañía, desde cualquier lugar y en cualquier momento, entonces habrá dado el primer paso hacia la libertad de la localización.

De esta forma, usted podrá comprobar desde cualquier lugar, el trabajo que están realizando sus empleados, o enviar a un cliente en cuestión de segundos, el documento que le solicita aunque se encuentre en su casa o en otro país. Es lo que ahora se conoce como teletrabajo, trabajo remoto, smartwork, etc.

De nuevo recalco la importancia de que la plataforma elegida disponga de un alto nivel de seguridad para poder depositar en ella lo más preciado de su compañía. Su información y datos.

Características esenciales para el teletrabajo.

Teletrabajo, trabajo remoto, smartwork, work from home o telework.

Edición de archivos online multiusuario.

Esto simplemente significa que varios usuarios deben poder editar al mismo tiempo y de manera colaborativa, documentos word, excel, etc.

De hecho, lo mejor es que se puedan editar desde la misma plataforma, sin necesidad de tener instaladas las costosas licencias office en cada ordenador, ya que con el teletrabajo, cada usuario puede tener en casa, una versión o programa diferente lo cual puede causar conflictos en los archivos.

Por ello de nuevo repetimos que la centralización es clave, y es así para todo. Si todos trabajan desde la plataforma, todos editan online simultáneamente, evitando conflictos de archivos, versiones, etc.

Relación digital con colaboradores y clientes.

Enviar documentos a nuestros clientes y colaboradores, es de las tareas más habituales, realizadas por todas las empresas, por ello, es mejor si se hace desde una plataforma segura.

En la actualidad es habitual el envío de documentación mediante enlaces. Sin embargo durante el confinamiento hemos observado cómo se han enviado multitud de documentos sensibles y confidenciales por enlaces públicos. ¡Sí, públicos!.

¿A que parece una locura? pues sólo hay que buscar en google para descubrir que es tan cierto como la vida misma. ¿Acaso a las empresas no les importa la confidencialidad de sus clientes? ¿Es acaso que a los empleados no les importa cómo, siempre y cuando la documentación llegue a su destinatario? ¿Quizás no se plantean que ese enlace público se queda ahi, en internet y en Google para siempre?

Sea como fuere, para aquellos a los que les preocupe la privacidad de los datos de su compañía, existen aplicaciones que disponen de esta misma función pero con seguridad.

De hecho es posible enviar archivos sueltos, carpetas completas o incluso archivos de gran tamaño, siempre desde la misma plataforma, siempre centralizado, siempre seguro.

Trabajando con los archivos.

Como es sabido, hoy en día, todos trabajamos con archivos digitales, por lo que es de esperar que dentro de la misma aplicación que contratemos, podamos realizar diversas funciones con los mismos.

Enumero algunos ejemplos que a mi en particular, me resultan de gran ayuda ya que me considero adicta a realizar la tarea que sea, en los mínimos pasos posibles, para minimizar al máximo el tiempo invertido en cada una de ellas.

Dicho esto, algunas de estas funciones que me resulta fantástico poder realizar a golpe de click y siempre dentro de mi repositorio central de documentos, son:

• Conversión de archivos a distintos formatos, pero sobre todo de PDF a Word y viceversa.
• Firma de documentos PDF con el certificado digital, siempre dentro de mi plataforma de trabajo sin tener que descargar el archivo, firmarlo y de nuevo subirlo. Como decía antes, me encanta ahorrarme pasos de trabajo para hacer lo mismo.
• Envío de documentos a golpe de click.
• Poder guardar documentos adjuntos directamente desde outlook con un complemento para ello. Pulsando un botón, y seleccionando la carpeta deseada, ya lo tienes en su sitio.
• Historial de absolutamente todas las acciones realizadas en el sistema por todos y cada uno de los usuarios.
• Permisos de acceso y visibilidad para que los clientes y cada departamento solo pueda ver y/o acceder a lo que le corresponda.
• Autoguardado de los documentos cuando se está editando online.

Estas son sólo algunas de las características que a mi parecer resultan bastante útiles, pero existen multitud de funciones para teletrabajar de manera eficiente.

Soporte técnico personalizado.

Hay empresas a las que no les importa trabajar con su documentación en Google Drive o Dropbox, incumpliendo protección de datos. De hecho es sabido por todos que comercian con los datos y en el caso de Google, saben más de nosotros, que nosotros mismos o nuestros familiares y amigos.

Sin embargo cuando uno tiene cualquier tipo de duda, consulta o problema al trabajar, me resulta impensable, por muy tecnológico que sea todo hoy en día, que no haya alguien detrás que conteste a mis preguntas.

Por ello es una de las características más valoradas, el que el sistema disponga de un soporte técnico formado por personas que entiendan nuestras inquietudes y resuelven nuestras dudas a la mayor brevedad posible.

Si tienes alguna característica que te resulta realmente útil al teletrabajar o que por el contrario echas en falta para ganar eficiencia, te animo a que las propongas en un comentario, para que así todos podamos seguir mejorando y evolucionando en esto del trabajo remoto.

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