Administra tus áreas de responsabilidad

Imagen vía Tito_Pedro bajo licencia Creative Commons

Si hace tiempo que leéis el blog, o si no ya os lo cuento yo, he intentado dar una visión funcional sobre la productividad, y en especial sobre el método GTD. Explicar los conceptos desde una visión personal donde mi experiencia sirva para ilustrar la teoría. Daros las gracias porque ha tenido bastante aceptación, pero una de sus carencias es que algunos conceptos básicos han quedado en el aire. Hoy pensaba escribir un post sobre las áreas de responsabilidad. Por suerte para todos vosotros Jeronimo Sanchez – autor y editor del blog sobre productividad el Gachupas- escribió un post sobre el tema hace unos días en la serie GTD para Dummies. El artículo que tenéis a continuación sobre las áreas de responsabilidad se puede concebir como una extensión del suyo. Un punto de vista más funcional.

¿Que son las áreas de responsabilidad?

Son todas aquellos aspectos, temas de nuestra vida sobre los que tenemos capacidad de decisión. Todos tenemos responsabilidades, ya sea por propia voluntad o impuestas por otros, y estas nos motivan a fijarnos unas metas, a marcarnos unos objetivos que debemos alcanzar.  Cada una de las áreas nosotros intervenimos y jugamos un papel activo.

Para llegar tendremos que trazar un camino, y para ello deberemos elegir qué acciones concretas debemos realizar. Que hacer, y que no hacer es lo que marca la diferencia. Escogemos, tomamos unas decisiones, que tienen unas consecuencias y que conllevan una responsabilidad.

Suelen ser pocas, menos de una decena. En mi caso se dividen en:

• Profesional. Todo lo que referente a mi trabajo. Horizontes en la empresa, gestión de futuros proyectos y expectativas, temas en curso …
• Programación. Incluyo todo lo que tiene que ver en reciclaje para mantener en forma mi faceta profesional, proyectos personales, estar al loro de las novedades etc …
• Formación. Cursos, estudios reglados y actividades que se derivan.
• Blogging. Mi actividad como blogger. Gestión del blog personal y sus artículos, así como colaboraciones en otros blogs.
• Finanzas. Administración de las finanzas personales.
• Personal y social. Temas de familia,  relaciones con amigos y otras personas. También incluyo todo lo que me permite conocer gente nueva, sociabilizar.
• Desarrollo. Todo lo que me ayuda a crecer y ser más eficiente. Promoción de mi faceta 2.0. Estudio e interés por aspectos que se acaban convirtiendo en material para formación. Aprendizaje sobre productividad y GTD. Revisión continuada de mi sistema GTD.

Como administrarlas?

GTD fija diferentes revisiones periódicas para actividades a un nivel inferior. Por ejemplo una revisión semanal para mantener en forma nuestro sistema. Con una periodicidad mayor – de 4 a 6 meses – deberíamos establecer una revisión de nuestras áreas de responsabilidad para verificar qué peso tienen cada una de ellas, evitando que alguna tome un protagonismo excesivo y viceversa. Por otro lado nos daremos cuenta si estamos avanzando hacia nuestros objetivos, o estamos estancados.

Para medir la importancia de cada una de ellas, deberíamos llevar un registro de proyectos finalizados desde la última revisión. Tenemos que poder cuantificar de alguna manera el peso relativo de cada área en nuestra vida. Tiempo, esfuerzo y cantidad son magnitudes que pueden ser calculadas y que por tanto, pueden darnos una idea de los resultados obtenidos. Nuestro sistema GTD debería contar con un apartado de estadísticas para facilitárnoslo.

Para tener una referencia visual e intuitiva, podemos utilizar un mapa mental –para cada área de responsabilidad – donde se mapeen/dibujen los caminos a cada uno de los objetivos que nos hemos marcado.

El dibujo ilustra una rama de mi área de responsabilidad dedicada al blogging, concretamente la mejora del contenido del blog. Se va descomponiendo en objetivos cada vez más detallados, a medida que nos alejamos del nodo central (Blogging), y que finalmente se convierten en proyectos. Las hojas de cada rama – los nodos más externos – son los proyectos que se deben completar para llegar al objetivo. Te hago un par de pinceladas:

• Cada vez que finalizamos un proyecto lo marcamos en negrita y insertamos la cruz verde indica que la hemos completado. Si aún estamos trabajando lo marcamos con la bombilla.
• Cuando completamos todos los proyectos, hacemos lo mismo con el nodo de nivel superior.
• Todas las ramas deben tener el mismo número de niveles. Normalmente desde el nodo central hasta las hojas que representan el proyecto hay 4 o 5 niveles. Si hay alguna rama que no llega, puede ser porque se haya abandonado, completado o aún no se haya especificado.

El tema da para un post, pero daros cuenta de que es tremendamente visual. El sistema de marcas nos permite saber cómo avanzan nuestros asuntos con un solo vistazo. Puede parecer redundante definir los proyectos con un mapa mental y en una aplicación pero aumenta el rendimiento a la hora de hacer tus revisiones, sobre todo las de proyectos y áreas de responsabilidad. Para hacer mapas mentales, utilizo la aplicación FreeMind.

Una vez que tengais los datos en la mano, os toca a vosotros transformarla en información útil que podáis utilizar para tomar decisiones, cambios de rumbo en según qué aspecto de vuestra vida, o recalibrar vuestros objetivos. Insisto en que deberíais leer el post de Jeronimo Sanchez primero y después este como complemento. También os recomiendo su serie GTD para Dummies, donde repasa todos los conceptos necesarios para entender este sistema.

Espero vuestros comentarios. Me gustaría que me comentarais como realizáis la revisión de vuestras áreas de responsabilidad, algo que hacemos todos, aunque no sigamos ningún sistema. Para comentarios o sugerencias sobre el blog enviarlos a mi cuenta de twitter @davidtorne.

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