Administra tus proyectos GTD para triunfar

A menudo tomamos los proyectos GTD como una simple secuencia de acciones agrupadas con una finalidad común. Algo meramente funcional, pero si pensamos un momento en el peso que tienen en el global de nuestra actividad, nos daremos cuenta del papel clave en la consecución de nuestros objetivos y en la actividad ordinaria. Una administración eficiente significa construir una estructura que facilite la gestión y genere una visión global de la actividad. Las siguientes líneas pretenden ir más allá de las bases y transmitir conocimiento para pulir imperfecciones y trabajar sin resistencias.

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El proyecto GTD como concepto

Todo empieza por entender los proyectos como lo que realmente son. Un conjunto de acciones físicas indivisibles con una finalidad bien definida, ya sea en forma de entregable (producto o servicio terminado), una fecha límite, o ambos topes. La actividad a realizar debe llevarnos a algún lugar, a uno bien definido. No caigamos en el error de abrir un proyecto para administrar la actividad surgida de una de nuestras áreas de responsabilidad. Al estar permanentemente abierto perderemos intensidad en la acción, dejando de atribuir – a medio plazo- la prioridad real a sus acciones.

El hecho de administrar un proyecto de nombre finanzas personales, un cajón de sastre con  acciones sobre la materia pero con diversos fines, hará que a medio plazo bajamos la guardia – el estado de alerta- frente a sus acciones. Priorizaremos acciones de otros ámbitos donde el retorno se produzca en forma de producto acabado y satisfacción obtenida por finalizar el tema.

El siegan a asimilar es las necesidades del proyectos según su tipología. Necesidades en forma de planificación de las acciones, límite y objetivo que persigue. La siguiente clasificación puede ayudar a entender el concepto:

• Microproyectos. Una tarea divisible en varias acciones físicas. Para hacernos una idea de 2 a 5 acciones fáciles de identificar a simple vista. La única dificultad es relajarse a la hora de descomponer la tarea en acciones. Recuerda: Acción como actividad física indivisible que puedes acabar en una sentada.
• Proyectos periódicos. Dentro de las rutinas o tareas periódicas, podemos encontrar algunas compuestas por varias acciones. Proyectos GTD de facto. La única diferencia con el anterior caso es la repetición de las mismas acciones cada vez que se plantea la necesidad de hacerlo, así que sólo tendremos que hacer el esfuerzo de identificarlas la primera.
• Proyectos complejos. Deben dar respuesta a una situación por la cual resulta difícil averiguar el objetivo y poco eficiente enumerar las acciones a realizar a simple vista. Debemos recurrir a la planificación natural para identificar la finalidad, la situación final de éxito y articular la actividad.

Resulta crítico distinguir un microproyecto de uno que necesita planificación natural, de lo contrario caeremos en la planificación reactiva disparando las imprecisiones y las posibilidades de fracaso.

Un inventario de tu actividad

Se hace hincapié en la necesidad de una lista de proyectos para facilitar las comprobaciones en la revisión semanal, y para generar una visión global de nuestra actividad. Siguiendo esta filosofía yo mantengo un conjunto de 3 listas que utilizo en diferentes momentos para analizar mis temas pendientes.

Divido la lista de proyectos en dos de proyectos en activos y proyectos en espera para poder focalizar en mi actividad en marcha. Durante la semana trabajo de la lista de asuntos activos, y durante la revisión semanal reviso la lista de proyectos parados para saber qué puedo poner en marcha. Esta variación me evita distracciones al ejecutar y finalizar actividades. Los activos suelen ser los prioritarios en ese momento en función de la fecha límite u otros criterios de prioridad.

La tercera lista entra al nivel de perspectiva de los objetivos. Cada objetivo es una lista de proyectos necesarios para completarlo. Se trata de una lista abierta por si debe incorporarse nuevos elementos para complementar la actividad hacia la meta fijada, teniendo en cuenta cambios en la planificación, factores externos y otros… Da más profundidad a la visión de la actividad, y permite responder a la pregunta ¿Que queda por hacer? con más precisión.

Cada proyecto debería tener su fecha límite. Si lo hacemos bien estableceremos una prioridad de ejecución que incluso puede llegar a niveles subconscientes. Al establecer una fecha de vencimiento establecemos un orden implícito a la hora de ejecutar las acciones de los proyectos en función de la fecha. A día de hoy los software GTD permiten generar una lista de nuestros proyectos, sin embargo estas variaciones no me suponen una carga extra de trabajo ya que es algo que me permite el actual software que utilizo actualmente para gestionar GTD.

Administración

Para administrar eficientemente nuestros proyectos implementaremos una revisión semanal, otra de mensual y utilizaremos de forma activa el concepto fecha límite. La revisión semanal servirá para limpiar las listas de los proyectos activos de acciones ya realizadas o mal ubicadas, identificar microproyectos presentes en el inbox y descomponer los mismos en acciones, planificar el proceso de programación natural para aquellos que lo necesiten, y elegir qué proyectos se realizarán durante la próxima semana y cuáles se detendrán. Para este último punto tendremos en cuenta las fechas límite del proyecto, los imprevistos y nuevas actividades surgidas durante la semana o presentes a la agenda y archivo de seguimiento.

Evidentemente aquellos que tengan una fecha límite real pesarán más que los proyectos a los que se la establecemos nosotros, o que directamente no tengan. La cuestión es que la dinámica para escoger una siguiente acción – o que adelante – se verá afectada por el vencimiento del proyecto como nuevo parámetro a tener en cuenta. (Puedes ampliar sobre gestión de fechas límite con este post de thinkwasabi.com). Te recomiendo fijar una fecha límite para proyectos que no tengan, como aquellas actividades que haces porque quieres, es la forma más eficiente para crear un autoimpulso a la hora de hacer.

Al final de cada mes realizo una revisión de los proyectos finalizados y de la lista de proyectos por objetivo para ver cómo va el progreso de los mismos. Aprovecho para eliminar o archivar material de apoyo de temas cerrados y mantener el orden de mi almacén de información.

Asimilando estos conceptos podrás dar un salto cualitativo en tu administración de proyectos. Desde entender el concepto hasta implementar cada uno de los cambios, son ideas que pueden representar una gestión más precisa de tus asuntos. Espero haberte dado alguna idea y sumar a tu forma de hacer. Si eres tú el que puedes aportar, deja tu idea, aquel detalle en tu forma de trabajar que marca la diferencia en la zona de comentarios.

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