Administracion del activo corriente.

En los años setenta, Levy Strauss & Company empleó a George Daly como director financiero. Antes de ese momento, la empresa se había orientado al crecimiento en ventas y productos nuevos, pero casi no prestó atención a los controles financieros.

Uno de los retos que Daly enfrentó fue el exceso de cuentas por cobrar y de inventarios.

Los márgenes de utilidades habían disminuido, y los préstamos y las cuentas por pagar se acumulaban a fin de financiar la acumulación progresiva de activos circulantes. El periodo de las cuentas por cobrar fue solo de 2.6 rotaciones al año. Se les estaba escapando la situación de las manos.

Uno de los primeros problemas que Daly trató fue el de las cuentas por cobrar. Se había instituido facturar fuera de tiempo, estudiar los pagos y dar seguimiento a los cobros de los deudores. También estableció modificaciones en las políticas crediticias para mejorar la calidad de las cuentas por cobrar y asegurar su pronto pago. Con respecto a los inventarios, la organización dejó de producir la línea de productos que se movía lentamente y se concentró en los jeans básicos. Se establecieron controles para el manejo de inventarios en forma más precisa y eficaz.

La combinación de estas decisiones tuvo resultados impresionantes. Después de un período de dos años, el período de cobro de cuentas se redujo a 48 días y la rotación de inventarios se incrementó a 3.9 al año. Los márgenes de utilidad aumentaron y la empresa pudo disminuir su razón de deuda con fondos obtenidos de un mejor manejo de los activos circulantes.

El término activos líquidos se usa para designar el dinero y los activos que se convierten con facilidad en dinero. Se dice que los activos presentan diferentes grados de liquidez. Por definición el dinero es en sí mismo el más líquido de todos los activos; los demás tienen diversos grados de liquidez, de acuerdo con la facilidad con que pueden convertirse en efectivo.

Para los que no sean dinero, la liquidez tiene dos dimensiones:

el tiempo necesario para convertir el activo en dinero.

el grado de seguridad asociado con la razón de conversión, o precio, obtenido por el activo.

Aunque la mayor parte de los activos tienen un grado de liquidez, el estudio se centrará en los activos más líquidos de la organización: efectivo y valores realizables. Por tanto, la administración de la liquidez incluye el cálculo del importe total de estos dos tipos de activos que mantendrá la empresa.

Las cuentas por cobrar y los inventarios pueden y deben evaluarse desde la misma perspectiva que los activos fijos. Muchos proyectos de presupuestos de capital incluyen las cuentas por cobrar y los inventarios, así como el componente de activos fijos. Un ejemplo sería un nuevo sistema de distribución que incluya un nuevo almacén e inventarios adicionales, o un nuevo producto que requiera instalaciones de fabricación diferentes y más cuentas por cobrar e inventarios. Las cuentas por cobrar y los inventarios difieren de los activos fijos en que, en su mayor parte, se analizan en términos de niveles globales; los activos fijos se analizan en términos de activos específicos. Sin embargo, desde el punto de vista de la valuación global de la organización esta distinción carece de importancia. Los proyectos de presupuestos de capital pueden ser evaluados como un paquete de activos.

Para el presente análisis, se considera que la organización tiene políticas establecidas en relación con los pagos por concepto de compras, mano de obra, impuestos y otros gastos. Por ello, las cuentas por pagar y las acumulaciones representan variables de decisión de pasivos; que cambian para mantenerse de acuerdo con los cambios del nivel de producción o de servicios prestados y, en el caso de los impuestos por pagar, con un cambio en los ingresos antes de impuestos. En cierto modo, este componente de pasivos circulantes representa financiamiento interno; su tendencia es aumentar conforme se amplía la organización y disminuir cuando se reduce. En cambio el otro componente de los pasivos circulantes, el componente activo, sería determinado como parte de decisiones fundamentales que incluyen la determinación de la composición de vencimientos y otras condiciones de la deuda de la empresa. Por otras condiciones se quiere hacer referencia a los siguientes hechos: que la deuda esté o no garantizada, el tipo de garantía, el tipo de característica de opción a compra y si es o no convertible.

El primero es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se presentan en el curso normal de los negocios - pagos por compras, mano de obra y dividendos.

El segundo se relaciona con mantener un colchón o amortiguador para hacer frente a eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del negocio, menores cantidades por precaución se necesitarán. La posibilidad de obtener préstamos de inmediato para afrontar este tipo de egresos de efectivo también reduce la necesidad de este tipo de recursos. Es importante señalar que no todos los recursos para transacciones de la organización y las cantidades por precaución tienen que mantenerse en efectivo; es obvio que una parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi representan dinero).

El motivo especulación se relaciona con mantener efectivo a fin de aprovechar los cambios estimados en los precios de los valores. Cuando se espera que las tasas de interés aumenten y que disminuyan los precios de los valores, este motivo sugiere que la organización debe conservar efectivo hasta que se termine el incremento en las tasas de interés. Cuando se espera que las tasas de interés desciendan, el efectivo se puede invertir en valores; la organización se beneficiará con cualquier descenso futuro en las tasas de interés y aumentos en los precios de los valores, aunque la mayor parte no mantiene efectivo a fin de aprovecharse de los cambios esperados en las tasas de interés. Por lo tanto este desarrollo se centrará en los motivos de transacción y precaución de la organización, conservando estas cantidades en efectivo y en valores realizables.

La función de la administración de efectivo:

La administración del efectivo comprende el manejo del dinero de la organización y obtener así la mayor disponibilidad de efectivo y el máximo de ingresos por intereses sobre cualquier fondo que no se esté utilizando. En el extremo la función comienza cuando un cliente extiende su cheque para pagarle a la organización una cuenta por cobrar; la función termina cuando un proveedor, un empleado o el gobierno obtiene fondos cobrados por la organización para el pago de una cuenta por pagar o una acumulación. Todos los activos entre estos dos puntos caen dentro de la esfera de la administración del efectivo. Los esfuerzos de la organización para hacer que los clientes paguen sus cuentas en tiempo determinado caen dentro de la administración de las cuentas por cobrar. Por otra parte, su decisión sobre cuando pagar las cuentas incluye la administración de las cuentas por pagar y las acumulaciones.

Por lo general la tesorería o la gerencia financiera de una organización administra el efectivo. El presupuesto de efectivo, útil para el proceso, suele ser una proyección mensual de los ingresos y las deudas. El presupuesto de efectivo indica la posible disponibilidad del mismo en relación tanto con el momento como la magnitud. En otras palabras, dice cuanto efectivo es probable que se tenga, cuando y durante cuanto tiempo. Es necesario tomar en cuenta la incertidumbre y, para hacerlo, se preparan presupuestos de efectivo múltiples bajo supuestos alternos. En esta forma el presupuesto de efectivo sirve de base a la planeación y control del mismo.

Primero se considera la aceleración de los cobros, lo cual no significa otra cosa que reducir la demora entre el momento en que los clientes pagan sus cuentas y el momento en que los cheques se cobran y su importe queda disponible para ser utilizado.

El segundo punto, que representa el tiempo en que los cheques están en tránsito, tiene dos aspectos. El primero es el tiempo que le lleva a la empresa procesar los cheques en forma interna, este período se extiende desde el momento en que se recibe el cheque hasta que se deposita para ser acreditado en la cuenta de la organización. El segundo aspecto de los cheques en tránsito comprende el tiempo que se tarda para procesarlos en el sistema bancario, el cheque se convierte en fondos disponibles cuando se presenta al banco girado y este lo paga en realidad.

Este tiempo de tránsito es importante para el gerente o director financiero, pues casi nunca la empresa puede hacer retiros sobre un depósito hasta que los cheques que componen dicho depósito sean cobrados, como lo importante son los fondos disponibles, el gerente financiero quiere reducir en lo posible el tiempo de tránsito.

El control efectivo de los egresos también puede dar por resultado mayor disponibilidad de efectivo. Mientras que el objetivo fundamental de los cobros es su máxima aceleración, el de los desembolsos es retardarlos. La combinación de cobranza rápida y pagos lentos producirá la máxima disponibilidad de fondos.

Una forma de maximizar la disponibilidad de efectivo es "jugar con la flotación". En el caso de los pagos, la flotación es la diferencia entre el importe total de los cheques girados sobre una cuenta bancaria y el saldo que aparece en los libros del banco. Por supuesto que es posible que la organización tenga un saldo negativo en sus libros y uno positivo en el banco, debido a que los cheques en circulación no han sido cobrados a la cuenta a la que fueron girados. Si es posible estimar con exactitud la magnitud de los cheques en flotación, se puede reducir los saldos bancarios e invertir los fondos para obtener rendimiento positivo.

El entorno cambiante es la creciente complejidad de las aplicaciones de computadoras en la administración del efectivo y en las transferencias electrónicas de fondos. Una de ellas, con la cual estamos familiarizados, son las tarjetas plásticas con codificación magnética que pueden emplearse para obtener efectivo, traspasar fondos de una cuenta a otra, pagar cuentas, obtener préstamos y otras operaciones. Estas operaciones pueden llevarse a cabo en una institución financiera, en una máquina electrónica automática de pagos que funciona las 24 horas y en ciertas tiendas de consumo. En las tiendas es posible pagar una compra con estas tarjetas, pues los fondos se transfieren en forma electrónica del cliente a la tienda.

Una vez que la organización ha determinado un saldo óptimo de efectivo, el resto de sus activos líquidos se invierte en valores negociables. Con frecuencia las organizaciones mantienen valores con características inferiores para necesidades menos inmediatas. Primero se necesita investigar las razones por las que varían los rendimientos: las diferencias en el riesgo de falta de pago, en la posibilidad de negociarlos, dentro del término hasta el vencimiento y en el gravamen fiscal a que estén sujetos.

Riesgo de falta de pago: Cuando se habla de riesgo de falta de pago se refiere a que el prestatario no cumpla con las obligaciones contractuales de hacer los pagos del principal y de intereses. Es normal que los inversionistas exijan una prima de riesgo para invertir en valores que no estén libres de este tipo de riesgo. Cuanto mayor sea la posibilidad de que el prestatario no cumpla con los pagos, será mayor el riesgo financiero y la prima que exija el mercado.

Negociación: La posibilidad de negociar un valor se relaciona con la capacidad del dueño para convertirlo en efectivo.

Existen dos dimensiones:

el tiempo que se necesita para vender el activo.

Las dos se encuentran interrelacionadas en el sentido de que, con frecuencia es posible vender un activo en un período corto si se hacen las suficientes concesiones en los precios. Para los documentos financieros, la posibilidad de negociación se juzga en relación con la capacidad de vender un volumen importante de valores en un período corto sin tener que hacer concesiones importantes en los precios. Cuanto más negociable sea el valor, será mayor la capacidad para llevar a cabo una gran operación cerca del precio fijado. En general cuanto más baja sea la posibilidad de negociar un valor, será mayor el rendimiento necesario para atraer inversionistas. Por tanto, el diferencial en rendimiento de distintos valores con el mismo vencimiento se deberá no sólo a las diferencias en el riesgo de falta de pago sino también a las diferencias en la posibilidad de negociación.

Para gran parte de las organizaciones, las cuentas por cobrar y los inventarios son inversiones muy importantes, con frecuencia son mayores que las inversiones en activos fijos. El interés por el rendimiento de los activos que han manifestado muchas organizaciones en años recientes se ha centrado cada vez más al punto de atención sobre los fondos comprometidos en las cuentas por cobrar e inventarios. Si estos activos circulantes se administran en forma eficiente, esto influye muy intensamente sobre la cantidad de fondos invertidos. En ambas situaciones, la inversión óptima se determina comparando los beneficios que se obtendrán de un nivel particular de inversión con los costos de mantener ese nivel. Primero se consideran las políticas de crédito y cobranza de la organización en forma global y después se discuten procedimientos para la cuenta individual. El ciclo de flujo de efectivo comprende el realizar adquisiciones antes de las ventas, mientras qu cuentas por cobrar se generan al mismo tiempo que la venta y se convierten en efectivo solo posteriormente.

Las condiciones económicas y las políticas de crédito de la organización constituyen las influencias principales en el nivel de cuentas por cobrar de la organización. Desde luego, las condiciones económicas están fuera de control del administrador financiero. Pero al igual que sucede con otros activos circulantes puede variar el nivel de las cuentas por cobrar de acuerdo con el compromiso entre el rendimiento y el riesgo. Disminuir los estándares de calidad puede estimular la demanda, lo que a su vez conducirá a mayores utilidades; pero existe un riesgo en mantener cuentas por cobrar adicionales, así como un mayor riesgo de pérdidas por cuentas malas. Es necesario insistir en que las políticas de crédito y cobranza de una organización no son independientes de las otras organizaciones. Si el producto y los mercados de capital son razonablemente competitivos, en la práctica de créditos y cobranzas de una organización, influirán lo que hagan otras. Si cargamos

$ 200.- por nuestro producto y si exigimos el pago dentro de los 15 días de embarque, mientras la competencia vende un producto parecido en $ 200.-, pero da condiciones de 60 días, tendremos dificultades para vender.

Las políticas de crédito y cobranza están interrelacionadas con la fijación de precios de un producto o servicio y deben contemplarse como parte del proceso global de competencia.

Entre las variables de políticas a considerar figuran la calidad de las cuentas comerciales aceptadas, la duración del periodo de crédito, el descuento por pronto pago, cualquier condición especial. En conjunto estos elementos determinan en gran parte el período promedio de cobro y la proporción de las pérdidas por cuentas malas.

La organización determina su política de cobros mediante la combinación de procedimientos de cobranza que lleva a cabo. Estos procedimientos incluyen cartas, llamadas telefónicas, visitas personales y acción legal. Después de un punto en el tiempo, a menudo 90 días de la fecha de pago, muchas organizaciones encargan el cobro a una empresa de cobranzas. Aquí los pagos aumentan a 50% de la suma cobrada. Dentro de una escala, cuanto mayor sea el importe relativo gastado, será menor la proporción de pérdidas en cuentas malas y más corto el período promedio de cobranza, si todos los demás factores permanecen iguales. Las relaciones no son lineales. Es probable que los gastos iniciales de cobranzas ocasionen poca reducción en las pérdidas por cuentas malas. Los gastos adicionales comienzan a tener efecto importante hasta cierto punto y después tienden a influir poco en la reducción adicional de estas pérdidas.

Después de establecer las condiciones de venta que se ofrecen, la organización tiene que evaluar a los solicitantes de crédito y tomar en cuenta las posibilidades de una cuenta mala o de pagos lentos. El procedimiento de evaluación de crédito incluye tres pasos relacionados: obtener información sobre el solicitante, analizarla para determinar el nivel de crédito y tomar la decisión. A su vez esta decisión establece si debe concederse y cual será su importe máximo.

Los inventarios constituyen el nexo entre la producción y la venta de un producto. La empresa manufacturera debe conservar cierta cantidad de inventarios durante la producción, inventario que recibe el nombre de bienes en proceso. Producción en proceso, materia prima y producto terminado, permiten a la organización ser flexible. El inventario de la producción (el que se encuentra en varias etapas de producción o almacenamiento), permite programas eficientes de producción y la adecuada utilización de los recursos. Sin esta clase de inventario, cada etapa de la producción tendría que esperar que la fase anterior terminara la unidad. Los retardos y el tiempo ociosos resultantes dan a la organización el incentivo para mantener un gran inventario de producción en proceso.

El inventario de materias primas le da a la organización flexibilidad en sus compras. Sin él, debería vivir al día. El inventario de productos terminados permite a la organización flexibilidad en sus programas de producción y mercadotecnia.

A semejanza de las cuentas por cobrar, convienen los inventarios mientras los ahorros sean mayores que el costo total que implica mantener el inventario adicional. El equilibrio al que se llega al final depende de las estimaciones de los ahorros reales, el costo de conservar inventario adicional y la eficiencia de su control. Sin duda para este equilibrio se requiere coordinar las áreas de producción, mercadotecnia y finanzas en la consecución del objetivo global.

La cantidad económica de orden, es un concepto muy importante en la compra de materias primas y en el almacenamiento de productos terminados e inventarios de producción en proceso. En este análisis se determina la cantidad óptima de orden de un elemento del inventario, si conocemos la proyección de su uso, el costo de orden y el costo de mantenimiento del inventario.

Además, en la práctica, no se conoce con certeza la demanda o utilización de los inventarios; que por lo general fluctúa durante un determinado período. Es normal que la demanda de inventarios de productos terminados esté sujeta a la mayor incertidumbre. Además de la demanda, el tiempo de espera requerido para recibir la entrega de inventarios, una vez que se ordena el pedido, generalmente está sujeto a variaciones. Debido a estas fluctuaciones, por lo general no es factible permitir que el inventario esperado baje hasta cero antes de ordenar un nuevo pedido, como podría hacer la organización cuando se conocieran con seguridad el uso y el tiempo de espera. Es necesario mantener inventarios de seguridad.

No sólo se perderán las ventas inmediatas sino que peligrarán las ventas futuras si los clientes compran a otros proveedores. Aunque el costo de oportunidad resulta difícil de medir, tiene que ser tomado en cuenta por la administración e incluido en la decisión de los inventarios de seguridad. Cuanto más alto sea el costo de quedarse sin inventarios, mayor será el inventario de seguridad que la administración estará dispuesta a mantener, si todos los demás factores permanecen sin cambios.

El costo de mantener inventarios adicionales es crucial. Si no fuera por este costo, una organización podría mantener cualquier inventario de seguridad que fuera necesario, para evitar cualquier posibilidad de quedarse sin inventarios. Cuanto más alto sea el costo de mantener inventarios, más costoso será mantener inventarios de seguridad, si los demás factores permanecen sin cambios. La determinación de la cantidad adecuada de inventarios de seguridad incluye equilibrar la probabilidad y el costo de quedarse sin inventarios contra el costo de mantener suficientes inventarios de seguridad para evitar esta eventualidad. En definitiva, el asunto se reduce a la probabilidad de quedarse sin inventarios que la administración esté dispuesta a tolerar.

Cuanto mayor sea el costo de oportunidad de los fondos invertidos en el inventario, más bajo será el nivel óptimo de los inventarios promedio y también la cantidad óptima de orden en igualdad de circunstancias.

Sabemos que cuanto mayor sea la eficiencia con que una organización administra su inventario, más pequeña será la inversión requerida y más grande la riqueza del accionista, a condición de que las demás circunstancias permanezcan inalteradas.

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