Administrar un Negocio Pequeño: 5 Controles

Es vital llevar controles de información para administrar un negocio pequeño. No es simplemente vender, pedir inventario cuando se nos antoje, y al final ver el estado de cuenta y pensar que eso fue lo que ganamos de utilidad.

Hay 5 controles que podemos desarrollar en excel para administrar un negocio pequeño:

Administrar un Negocio con Excel

Excel es una herramienta de office que permite manipular cifras de forma fácil y práctica. Si no sabe usar excel, le recomiendo tomar algun curso, dado que es fundamental en la administración del negocio.

Administrar un Negocio Pequeño 1. Control de Ventas

El primer control al administrar un negocio pequeño es llevar un registro de las ventas.

Dependiendo del giro y del tipo de negocio, debe de adaptar el uso de excel pensando en para que quiere la información recabada.

Por ejemplo, la forma más fácil de controlar las ventas, es simplemente llevar un registro de los productos vendidos al final del día, y al final del mes ver el total de ventas por producto. Esto nos indica cual es el producto más vendido y nos ayudará a llevar la relacion entre ventas, costos y utilidad.

En caso de que necesite llevar un control más detallado, por ejemplo de cada venta por producto, por pedidos, hay un tipo de programas llamado “Point of Sale” o “POS”.

Este programa es utilizado por negocios donde los pedidos son frecuentes, como un restaurante, una tienda de abarrotes, etc. Puede buscar en google como “programa pos” (articulo recomendado: como incrementar las ventas)

Administrar un Negocio Pequeño 2. Control de Inventarios

En la mayoría de los negocios donde se venden productos tangibles, se requiere llevar un control de inventarios para administrar un negocio. Los inventarios en términos sencillos es la cantidad de producto que tiene en su almacen y a la venta al público.

Un mal control, basado “al ojo” o por pura observación, conlleva a desabasto de los productos y por lo tanto a pérdidas de ventas potenciales.

En excel, es posible llevar un control basado en entradas y salidas. Es decir, por un lado vamos a sumar las entradas de producto, y restar las salidas, para determinar la cantidad real de inventarios.

Administrar un Negocio Pequeño 3. Control de costos

Dada la complejidad de los negocios, no basta con la formula “Precio – Costo del proveedor = Utilidades”. Hay muchos otros costos a considerar, divididos en:

Costos fijos vs. variables: Los costos fijos son aquellos que no dependen de las ventas, como la renta, sueldos o pagos de servicios. Los costos variables dependen del producto vendido, por ejemplo la materia prima, los insumos usados, etc.

Costos directos vs. indirectos: los costos directos son los costos más obvios, como el costo de 1 unidad por el proveedor. Sin embargo, hay gastos ocultos llamados costos indirectos. Estos son por ejemplo, el gasto de gasolina para ir a recoger el producto, el transporte, el desgaste de las maquinas, etc.

Para un análisis más detallado en excel, le recomendaría checar el curso de ALFA, Análisis Financiero Automático, donde vemos en excel como determinar los costos de un proyecto o idea de negocios.

Administrar un Negocio Pequeño 4. Control de Efectivo

Una razón por la que los negocios fracasan en la falta de control del efectivo circulante, que necesitan cada día para hacer transacciones con los clientes, pagar a proveedores, pagar deudas como servicios, renta, etc.

Es diferente el control del efectivo con el control de ventas, porque en caso de dar fiado, dar crédito, o problemas con la transaccion, la venta no refleja el dinero real en caja.

Para ello, es necesario administrar el negocio desde caja, y llevar un registro diario (incluso con una hoja y calculadora) del dinero físico que entra vs. el dinero que sale.

Administrar un Negocio Pequeño 5. Control de Deudas

Un aspecto poco comentado en Administración es el control de las deudas de corto y largo plazo.

Esto es, tener información de las deudas que tenemos que pagar, por ejemplo sueldos, salarios, renta, pago de servicios, créditos, pago de proveedores, etc., separado de las ventas.

Al separar este aspecto de las ventas, podemos determinar cuánto tenemos que vender al mes para satisfacer estas deudas.

Esto también es llamado punto de equilibrio, (lea articulo el mejor negocio) donde no ganamos pero tampoco perdemos.

En excel, al ir enlistando todas estas deudas, podemos fácilmente definir la deuda de la semana, mes y año, y hacer objetivos de venta mínimos que tenemos que alcanzar para manejar estas deudas.

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