Ahorrar en tu empresa es más fácil de lo que crees

Especialmente en estos tiempos de crisis las empresas necesitan reducir sus costos y mantener la competitividad.
Y aunque pueda parecer una tarea complicada, descubrirás que en realidad ahorrar en tu empresa es más fácil de lo que crees.

Hoy te comparto una lista de al menos 15 consejos prácticos para reducir los gastos significativamente en tu negocio a partir de hoy (y sin sacrificar tu productividad).

Cuando hablamos de reducir costos descubriremos que hay 3 decisiones a considerar:

• Costos que podemos reducir inmediatamente
• Costos que requieren un proceso controlado de reducción
• Costos que tomarán un poco más de tiempo porque requieren un cambio en la cultura de la compañía

Cada punto en particular deberá ser evaluado y priorizado por separado y se deberá poner especial atención a los llamados "gastos hormiga" que son todos aquellos gastos muy pequeños que apenas se notan pero que consumen gran cantidad de recursos casi siempre innecesarios.

1. Utiliza más correo electrónico y menos papel. El uso de papel suele ser un costo excesivo que no notamos por la costumbre. Sin embargo es conveniente que tu personal se acostumbre a utilizar medios electrónicos para cruzar toda clase de información y utilizar papel solo cuando sea estrictamente necesario. A la larga ahorrarás en papel, tintas, electricidad y depreciación de tus equipos de impresión.
2. Utiliza impresoras en red. La utilización de redes permite compartir distintos recursos en la oficina, desde impresoras hasta discos duros. No necesitas una impresora por computadora, ni siquiera por departamento. Puedes tener un área de impresión con un par de buenas impresoras compartidas y con uso controlado de tinta.
3. No utilices tintas de marca. Esta comprobado que las tintas genéricas funcionan perfectamente bien, no causan ningún daño a las impresoras y cuestan hasta un quinto de lo que cuesta un cartucho de tinta original. Si no te sientes seguro, realiza pruebas con una sola impresora hasta que compruebes los resultados.
4. Contrata los servicios de un contador externo para auditar tu contabilidad. En apariencia esto pudiera ser más un gasto que un ahorro pero si lo analizas detenidamente invertir en una auditoría externa al menos una vez al año te puede ahorrar muchísimo dinero por problemas fiscales y multas que muchas veces no son detectados sino hasta que están en una fase de conflicto con hacienda o las agencias tributarias.
5. Controla el uso de Internet en tu compañía. Los sistemas informáticos permiten administrar en detalle que aplicaciones puede usar cada persona en la oficina. Procura conceder a tus colaboradores el uso de las herramientas que sean estrictamente necesarias para el desempeño de sus labores y desactívales todo acceso a programas de chat, facebook, twitter, juegos, pornografía, apuestas, etc. Un estudio reciente sugiere que se pierden unos 650 millones de dólares en productividad en USA por esta razón. Asesórate con tu administrador de sistemas para esta tarea.
6. Revisa los horarios extraordinarios de tus empleados. Muchos empleados tienen la tendencia a promover el trabajo en horarios inhábiles con la finalidad de ganarse unas horas extras en sus ingresos. Sin embargo, estas horas no siempre son imprescindibles. Una revisión detallada es conveniente y deberás implementar controles que permitan asegurar que un empleado trabaje horas extraordinarias cuando verdaderamente lo ameriten las metas de la empresa.
7. Permitir retiros anticipados para empleados antiguos. Suele ocurrir en las compañías antiguas que tienen en sus nóminas a empleados que han laborado muchos años pero que muchas veces ya no son determinantes para el desempeño de la empresa. En esos casos se deberá evaluar la posibilidad de un retiro anticipado que reduzca los costos por pasivo laboral.
8. Utiliza personal Outsourcing. Las compañías modernas hacen cada día más uso de personal externo también llamado outsourcing. Estos empleados trabajan para tu compañía pero son contratados en realidad por un tercero con quién acuerdan las condiciones de ingresos. Eso te desliga directamente de pasivos laborales, permisos pagados, vacaciones, permisos por parto, etc. Y te permite tener personal por períodos de tiempo enfocados en actividades específicas.
9. Consigue siempre los mejores precios por parte de tus proveedores. Se dice que es tan importante saber comprar como saber vender. Y es verdad! Asegúrate de obtener siempre los mejores precios en productos y servicios por parte de tus proveedores. Establece relaciones fuertes con ellos de tal manera que te aseguren los mejores beneficios por comprar frecuentemente. Esto puede representar un ahorro significativo a largo plazo.
10. Ahorrando en combustibles. Uno de los gastos más fuertes de las empresas suele ser el combustible. Es conveniente hacer una evaluación general de los viajes que se realizan ya sea para entregas, reuniones, mandados, mensajería, citas de negocios, trámites, etc. Debes revisar la frecuencia con la que se realizan y las rutas que se utilizan a fin de hacer más eficiente el uso del combustible, la depreciación de vehículos e incluso el tiempo! Tip: muchos pilotos de vehículos suelen dar algunas "vueltas" adicionales cuando hacen algún viaje para perder tiempo y retornar tarde a la oficina. Esas vueltas adicionales son un altísimo costo si lo evalúas detenidamente.
11. Considera trabajar desde tu casa. Si tu empresa es pequeña o estás iniciando deberás evaluar detenidamente que tan necesario es tener un local comercial o una oficina. Muchas grandes compañías han comenzado en el garage de su casa y eso les ha permitido elevar su rentabilidad. Tener un local representa además de la renta y los depósitos invertir en mobiliario y equipo que muchas veces sobrecarga tu presupuesto innecesariamente.
12. Paga con servicios o productos. Una tendencia comercial cada vez más fuerte entre las grandes compañías es pagar a sus proveedores un porcentaje de sus honorarios con productos o servicios de tu empresa haciendo más efectivo tu flujo de caja y la rotación de inventarios. Desde luego esta estrategia deberá ser previamente indicada a tus proveedores a fin de evitar inconvenientes posteriores.
13. Revisa el uso de tus gastos en servicios básicos. Asegúrate que el uso de tus servicios básicos sea eficiente: electricidad, agua, teléfonos. Muchos excesos provienen del mal uso de ellos y las soluciones pueden ser muy sencillas pero se debe comenzar por detectarlos. Desde apagar computadoras o equipos que no están en uso hasta reducir las llamadas innecesarias o bien implementar servicios de llamadas VoiP como Skype pueden ser soluciones interesantes que reducirán significativamente tus costos.
14. No contrates lo que puedes hacer tu mismo. Este punto nos habla de hacer más eficiente el uso del recurso humano con el que contamos. Así que en lugar de contratar un mensajero o personal de mantenimiento adicional seguramente puedes asignar ciertas tareas a algunos de tus empleados actuales. Desde luego esto no siempre es bien aceptado al principio pero es conveniente para que las empresas no se debiliten por el gasto excesivo y a la larga representa empleo para todos.

El punto No. 15 quise dejarlo al último porque me parece el más importante de todos. Y es que la mejor forma de ahorrar en la empresa es brindando un servicio excepcional a nuestros clientes. Si en algo se pierde muchísimo es cuando un cliente decide irse a nuestra competencia por la mala calidad de nuestra atención. Si ellos lo atienden mejor o le hacen sentir importante entonces si estamos perdiendo el verdadero y más valioso activo de nuestra compañía: los clientes.
¿Tienes otras sugerencias para ahorrar en la empresa? Me encantaría que las compartieras!