Alcanza la excelencia por medio de indicadores

por Workmeter

Existen toda una serie de indicadores que te guiarán en tu camino hacia la máxima productividad y eficiencia empresarial

Mejorar las horas productivas y la eficiencia de tu empresa no se hace sobre la nada, sino que es imprescindible contar con una serie de indicadores que te permitan guiar tu gestión del tiempo y tu forma de trabajar. Sobre estos indicadores podrás extraer conclusiones que te permitan optimizar el trabajo en tu empresa.

Las métricas y las mediciones -los KPI´s- son la fuente de la productividad y de la mejora continua ya que resultan los únicos datos objetivos en los que puedes basar tus valoraciones y toma de decisiones. Herramientas de software automatizadas como WorkMeter te permiten realizar una medición de cada detalle para que puedas obtener información precisa sobre qué se puede mejorar y cómo debes avanzar hacia la dirección correcta. Sin estos datos, resulta imposible alcanzar los objetivos, mantenerse en el tiempo y superarlos. Veamos a qué indicadores nos referimos:

Key Process Indicator

KPI son las siglas de Key Process Indicator, es decir, los indicadores clave de un proceso, un número que señala dónde nos encontramos exactamente respeto a los objetivos marcados.

Cada vez más las empresas van incorporando métricas en el área de Recursos Humanos para apoyar la toma de decisiones, en los departamentos de ventas o marketing para conocer la evolución del número de visitas a la web, número de clientes, número de llamadas....Pero aún no disponen de indicadores fiables, automatizados y objetivos que les permitan conocer el desempeño de los trabajadores, cuyas horas productivas repercute directamente en la consecución de los objetivos y resultados.

A la hora de evaluar si el proyecto avanza hacia el objetivo marcado tenemos que realizar un seguimiento con diferentes indicadores que midan datos clave relacionados con dos parámetros:

• Los resultados: para verificar el cumplimiento de los objetivos específicos planteados
• El esfuerzo o datos intermedios: son datos que nos permiten valorar cómo se han alcanzado esos resultados.

Es decir, los indicadores sirven para realizar mediciones, tanto de los resultados como del esfuerzo ejercido, y sirven de base para definir objetivos de mejora, ya que a través de su observación podemos extraer conclusiones para diseñar modificaciones en las actividades y/o en la forma de llevarlas a cabo, que te permiten optimizar los resultados y aumentar las horas productivas de tus empleados.

Muy importante es la comunicación. Si las personas conocen su posicionamiento respecto a los objetivos generales y respecto a lo que se espera de ellas, les resultará más sencillo hacer el esfuerzo que les acercará a esos objetivos estratégicos y con ello a la misión.

Qué indicadores debes implementar

Las métricas que explicamos a continuación aportan visibilidad sobre una serie de indicadores fundamentales para darse cuenta de la gestión del tiempo y funcionamiento de una empresa a diferentes niveles, relacionados con la actividad, el uso de aplicaciones y la propia productividad. A partir de esos de esos datos se podrán extraer conclusiones que permitan implementar cambios de mejora.

1. Actividad Individual: La actividad individual es un indicador empresarial que refleja la suma de horas que una persona permanece en el puesto de trabajo, desde que llega por la mañana a la empresa hasta que sale al final de su jornada laboral. El resultado de la suma de horas de actividad individual puede ser distinto al horario laboral, debido al hecho de que la actividad refleja el tiempo real que se está trabajando que no suele coincidir al 100% con el tiempo de permanencia en la empresa.

2. Definición de actividad por equipos: Es un indicador empresarial que pone de manifiesto el tiempo, medido en horas, que los equipos de trabajo están activos y trabajando efectivamente dentro del horario laboral fijado por la empresa.

3. Definición de actividad por proyecto: El indicador empresarial "actividad por proyecto" muestra el tiempo invertido en cada proyecto para un rango de fechas. Los resultados pueden verse a nivel individual o a nivel de grupo. Este indicador permite ver el número exacto de horas que se han dedicado a cada proyecto en concreto, tanto individualmente como por equipos

1. Definición de uso de aplicaciones. Este indicador empresarial nos muestra no sólo un listado exhaustivo de todas las aplicaciones que se usan dentro de una organización, sino que también refleja el tiempo que se ha dedicado a cada una de ellas en particular.

1. Definición de productividad vs actividad: El indicador empresarial productividad vs actividad muestra la diferencia entre las horas totales de actividad diaria y las horas de actividad que se han dedicado al uso de herramientas productivas. Pone de manifiesto el número de horas dedicadas a actividades productivas para la empresa.

2. Definición de productividad por equipos: Productividad por equipos es un indicador empresarial que pone de manifiesto el tiempo productivo de los equipos de trabajo respecto de su actividad. Representa la suma del tiempo que el grupo de trabajo ha dedicado a actividades consideradas como productivas por la organización.

3. Productividad por proyecto: Este indicador empresarial nos muestra la productividad empresarial ya que refleja, de todo el tiempo invertido en un proyecto, la proporción que se ha dedicado a actividades productivas. Poniendo de manifiesto qué parte del total del tiempo invertido en un proyecto, se ha dedicado realmente a trabajar en actividades productivas.

Este indicador nos permite conocer la distribución por proyecto del tiempo efectivamente productivo en la empresa. De esta forma accedemos a una información necesaria: cuánto tiempo productivo se le está dedicando a cada proyecto que hay activo en la empresa.

4. Definición del indicador tiempo medio de actividad El tiempo medio por actividad (TMA), es un indicador empresarial que nos permite ver el tiempo en el que se trabaja con una aplicación de forma ininterrumpida. Puede mostrar las interrupciones, pero, sobre todo, muestra los cambios de una aplicación a otra.

El panel de control en la mejora continúa

Para poder mejorar tienes que contar con un panel que te permita observar el posicionamiento y la evolución de los diferentes indicadores que estás midiendo, es decir, un panel de control. En la siguiente imagen puede verse el panel de control de una empresa que quería que sus empleados pasasen un determinado tiempo al teléfono y, a la vez, le interesaba que disminuyeran el uso del correo electrónico.

Se pueden observar los indicadores de desempeño relativos al esfuerzo y también los del rendimiento. Se mide por ejemplo el número de incidencias cerradas por individuo, el número de incidencias cerradas por grupo o el tiempo medio de resolución de una incidencia. Al final, estos objetivos permiten esa mejora continua.

La medición de datos es una nueva cultura de empresa y, como tal, debe expandirse a todos los departamentos y trabajadores de la organización. Todas las personas deben ser conscientes de su implicación y rendimiento, deben conocer cómo trabajan y en qué emplean su tiempo de trabajo para poder obtener una visión realista de lo que está sucediendo en la empresa. Con la imagen facilitada por estas herramientas de software como puede ser WorkMeter, los empleados aprenden a aprovechar al máximo sus horas productivas, evitar los ladrones de tiempo y gestionar su tiempo de manera más eficaz en tareas que de verdad aportan mayor valor a su trabajo y a la organización. Estos indicadores son la base en la que se debe basar cualquier programa de teletrabajo que busque ser exitoso, ya que para ello debemos fomentar la corresponsabilidad y la autogestión, que solo conseguiremos si cada trabajador es consciente de cómo trabaja.

Fuente http://es.workmeter.com/blog/bid/362119/alcanza-la-excelencia-por-medio-de-indicadores

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