Algunas barreras cuando se implanta un nuevo sistema

He leído un artículo en JAMIA que me ha resultado muy interesante y me gustaría comentarlo con vosotr@s.

Analizan la implantación de un sistema dispensador de medicación que usa códigos de barras. Para que os hagáis una idea, se trata de un hospital de tercer nivel con 750 camas en el que se dispensan unas 5,9 millones de dosis al año de forma centralizada.

Identificaron 3 barreras durante la implantación pero, al leerlas, son perfectamente aplicables a cualquier tipo de implantación, de hecho podríamos hablar de más barreras, pero por hoy bastará con estas tres. Seguiré la misma clasificación que han hecho en el artículo y le añadiré mis comentarios.

• PROCESO.

1. Formación. Sin ningún lugar a dudas una de las fases previas a una implantación más críticas, pues el éxito de la misma, al final, depende de los usuarios que trabajarán con el sistema. En el artículo comentan el limitado conocimiento previo sobre informática de muchos de los usuarios así como barreras lingüísticas (terminología informática). Es cierto que la formación no siempre se adapta a los usuarios que la van a recibir. Tú puedes llevar preparadas tus clases perfectamente y luego encontrarte que los discentes no saben que es un doble clic, pero claro, la formación se programa de forma muy ajustada dando por sentados unos conocimientos previos que no siempre existen y ya empieza todo mal, con malas sensaciones y frustación por parte de todos.
2. Problemas con los flujos de trabajo previos. Esto también es un problema demasiado habitual. Aunque en teoría los sistemas deberían estar diseñados para adaptarse a la forma de trabajar de los profesionales, no suele ser raro que tras la implantación tenga que cambiarse la forma de trabajar o de hacer algunas cosas. En esto pueden tener más peso del que deberían los proveedores, pues adaptar sistemas tiene costes que es preferible ahorrar (¿verdad?) y al final, los usuarios se adaptan al programa. Pero es curioso que esto no ocurre tanto en otros campos, ¿no creéis? También es verdad y hay que comentarlo, que en ocasiones estas implantaciones ponen de manifiesto flujos de trabajo ineficientes que mejoran cuando se adopta la forma de trabajar que impone el sistema.

• TECNOLOGÍA. Cada vez que se implementa un nuevo sistema, no se hace en un ámbito virgen… el nuevo sistema llega a un hospital que cuenta con sistemas previos cuyo funcionamiento es crítico y con los que la integración es fundamental. Bueno, esto no siempre ocurre y, también hay que decirlo, mucha culpa de esto la tienen las empresas y distribuidores que anteponen sus intereses comerciales y la competición con sus rivales a los intereses del cliente… eso sí, lo maquillan todo con mucha palabrería técnica… como no nos van a entender. Pero esto ya no ocurre tanto (aunque alguna vez me lo he encontrado y llega a sorprender lo infantiles que pueden llegar a ser) y en gran parte se debe a la evolución tan espectacular que han tenido los estándares. En el mundo de la informática sanitaria tenemos muchos ejemplos, siendo las estrellas el HL7 y DICOM. En resumen, creedme cuando os digo que la tecnología suele ser el menor de los problemas en una implantación.
• RESISTENCIA DEL PERSONAL. Aquí está la madre del cordero. Lo verdaderamente importante en cualquier cosa que hagamos (en una implantación, en un proyecto, en el trabajo…) son LAS PERSONAS. Es cierto que el ser humano es un animal resistente al cambio, pero hay que analizar más allá, porque gran parte de la responsabilidad en esta resistencia la tienen los líderes en la implantación. Si empezamos con un mal plan de comunicación y una formación deficiente, ya estamos generando resistencias. Pero es que también ocurre otra cosa que genera resistencias en la postimplantación temprana: una vez implantado el sistema, se olvida y a otra cosa, no se le hace un seguimiento adecuado, no se pregunta a los usuari@s “¿cómo os va?”… la implantación se convierte en un fin en lugar de en un medio para llegar a ese fin.

Evidentemente este tema da para mucho más, pero sólo quería compartir algunas opiniones con vosotr@s a colación del artículo.

En esta ocasión, no os voy a traducir las conclusiones, pues son muy largas y bastante he escrito ya.

Os daré enlaces al artículo original y a la versión traducida con Google.

Espero que os resulte interesante.