Algunos de los errores más comunes del nivel supervisorio

Por Salvatore Tarantino

¿Es posible NO cometer errores?, en lo personal creo que es imposible. El prerrequisito para cometer un error en el nivel supervisorio es simplemente ser supervisor; lo importante no es el error, es cómo corregirlo, cómo enfrentarlo, cómo superarlo, cómo minimizarlo y finalmente, cómo aprender de él para luego evitarlo.

1) Delegar lo que no es Delegable

Tenga cuidado en permitir y dejar, que otro haga lo que usted debe hacer. Son muchos los ejemplos que pudiera listar pero solo citaré dos y hablaré muy brevemente de uno.

a) La Responsabilidad a diferencia del Poder, se comparte mas no se delega.

b) No Permita que otro, gire instrucciones a sus supervisados directos. Solo usted dirige su supervisión, toda orden de acción debe necesariamente, generarla y emitirla usted en todo caso, deberá ser autorizada explícitamente por usted.

2) Permitir la Competencia entre sus Supervisados

Cuando esto ocurre, es clásico encontrar un producto final que por si solo refleja este error.

Ella hizo lo que le correspondía y yo hice la mía, se juntaron ambos trabajos y se entregó, gran error. Si y solo si ambas personas son expertas en el trabajo, el producto final entregado es medianamente aceptable, pero nunca será excelente.

Obviamente el error no es de ninguno de los dos, es exclusivamente suyo, ¿Qué pasó con la coordinación?, ¿Qué pasó con el trabajo en equipo?, cuidado, ¿De quien es la responsabilidad del producto final?.

3) No se tienen Objetivos Claros

Este error es sinónimo de "Entropía - Caos", cuando esto ocurre hay una producción industrial de "yo pensaba", "yo creía", "yo asumí". Y mientras esto ocurre con el personal de base, el supervisor también pensaba, creía, suponía y finalmente asumió que todos estaban abocados a cumplir con el objetivo.

En toda Supervisión o Gerencia, la dependencia entre el personal es realmente alta, basta con que uno falle para colocar en aprietos al resto del equipo. Definitivamente esto se debe evitar a toda costa y para ello, se deben formular los objetivos de la forma mas clara posible. Un simple apretón de manos, en más de una oportunidad ha sellado tratos millonarios, pero por lo general, alcanzar un objetivo en base a un acuerdo oral significa tener problemas. Es responsabilidad exclusiva del supervisor, garantizar que el supervisado entienda claramente el objetivo asignado, se deben evitar a toda costa los sobreentendidos.

4) No se tienen Estándares de Calidad

El establecer los estándares de Calidad es el siguiente paso después de definir los objetivos.

Básicamente es establecer el como lograr el producto final de la forma mas optima posible. Bien puede lograrse el objetivo pero no necesariamente de la forma esperada, cuidado con la eficacia y la eficiencia.

5) Olvidarse de la retroalimentación

Por lo general y en especial cuando el equipo de trabajo está conformado por especialistas en la materia, los subordinaos no ven la necesidad de la retroalimentación, después de todo ¿no se supone que ellos saben lo que deben hacer?. De esta forma, usted solo obtendrá retroalimentación cuando la solicite.

Indiscutiblemente, la retroalimentación es bidireccional, mientras sea oportuna y directa propicia correcciones sobre la marcha y por ende garantiza un mejor desempeño de ambas partes, tanto es así que muchos autores recomiendan adoptar la retroalimentación como un aspecto operativo dentro de todo proceso.

6) Su equipo de trabajo necesita estar Informado

Si necesito informar a todos, pasaré todo el día informando y ¿Cuándo haré mi trabajo, si me la pasaré buscando la información y posteriormente informando?. Error, su principal trabajo es precisamente ese.

Este proceso de información es tanto hacia abajo como hacia arriba, usted se encuentra exactamente en la mitad de la vía, actúa como una válvula que permite el flujo en ambas direcciones, no se le ocurra disminuir y mucho menos cerrar una vía porque la presión del flujo aumentará hasta el punto que la válvula (usted) en cualquier momento estallará.

7) Automatizar un proceso sin mejorarlo antes

Este es uno de los clásicos errores de los que les encanta derrochar dinero y horas hombre, de los que les encanta trabajar doble, de los que se sientes protegidos al justificar su ineficiencia echándoles la culta a otros.

Si se toma un proceso manual ineficiente y se automatiza sin cambios y sin optimización, al final se tendrá un proceso automatizado altamente ineficiente, aún incluso aquellos procesos manuales eficientes que son automatizados sin optimización no justifican su inversión.

Muchos autores afirman que entre el 30 y el 70% del mejoramiento obtenido provienen de las mejoras realizadas antes de la automatización.

Cuidado, por lo general este error genera malestar, genera perdidas económicas y genera desgaste cubriendo a la supervisión o gerencia de un manto de poca credibilidad.

8) Asumir que sus supervisados siempre están disponibles

Una de las herramientas fundamentales en el nivel supervisorio es la Planificación y con ella la distribución de la carga junto la correcta asignación. Cuidado con la improvisación, puede ser fatal.

Recuerde y tenga siempre presente que sus supervisados son seres humanos NO Robots; tenga siempre a la mano el mapa de actividades (recuerde colocar en él las vacaciones y el entrenamiento) de todo su personal, éste es un buen asesor a la hora de asignar alguna tarea.

Tenga especial cuidado en el equilibro de las asignaciones, la sobrecarga puede activar una reacción en cadena y cuando menos se lo imagine puede estar en el ojo del huracán.

9) No ser un buen cliente

Este es un error que amerita respeto. En más de una ocasión puede convertirse en la pieza clave en la elaboración de un producto.

A medida que mejore como cliente mejorará notablemente su rol de proveedor. Usted sabe bien que el servicio que presta tiene restricciones, le aseguro que su proveedor padece del mismo mal y así, mientras más entienda dichas restricciones mas acertada será su planificación.

Promueva la interrelación entre sus supervisados y sus homólogos del proveedor, de tal manera de tener lubricado el flujo bidireccional de información logrando así, un beneficio mutuo en pro del objetivo común, la elaboración y entrega del producto con la calidad esperada.

10) No darle importancia al entrenamiento

Éste es uno de los errores que impactan directamente en la aptitud de la empresa. Mi equipo está conformado por especialistas con mucha experiencia ¿para qué los voy a entrenar si son todos unos expertos?; grave error.

Tanto la Ciencia como la tecnología avanzan a pasos agigantados, la empresa debe necesariamente correr al mismo ritmo. En este mundo globalizado, un pequeño descuido y se queda atrás, si lo duda pregúntele a la Internet.

El entrenamiento no solo apunta a adquirir nuevos conocimientos sino también a reforzar los conocimientos que ya se tienen, permitiendo así la búsqueda constante del mejoramiento continuo de los procesos.

11) Tratar de conservar al empleado que quiere irse

Cuidado con este error, por qué éste, representa el broche de oro de una secuencia de errores cometidos.

Generalmente se presenta cuando estamos ante la presencia de un empleado valioso, pero gracias al aleteo de una mariposa este empleado sufre un cambio en su actitud, cambio que usted no le dio importancia pero al igual que una bola de nieve, ahora es tan grande que quiere irse.

Nunca añada este error a los ya cometido. Por un lado permítale irse, ya la decisión fue tomada y por el otro lado, reflexione y aprenda de los errores cometidos, trate de no volver a generar otro aleteo.

12) No reconocer el mérito

Éste también lo podríamos llamar el 2×1, si este error genera dos productos en paralelo, ambos productos fatales para su gestión.

El primero, es un catalizador que acelera el descenso en el desempaño, ¿para qué esforzarnos en lograr una alta calidad si al jefe no le importa?, a él le da igual.

El segundo, al no darle importancia al trabajo realizado se da origen a la desconfianza, el supervisado empieza a creer que usted se quiere llevar todo el crédito.

Recuperarse de este error es realmente cuesta arriba, yo le aconsejaría evitarlo a toda costa.

13) No me gusta el chisme, pero me entretiene.

Esta frase por lo general se asocia a aquellos que les encanta hablar de la vida ajena, sin embargo, aquí me refiero a algo que muchos no lo consideran un error, más bien lo usan como arma a fin de orientar y muchas veces dirigir un determinado comportamiento grupal.

Sí, ponen a rodar una pequeña bola de nieve, manipulan alguna que otra frase y esperan los resultados. Táctica muy usada en las altas esferas gerenciales. Que lastima, tantas horas sentado en un pupitre, miles y miles de horas de estudio, entrenamientos, cursos y mas entrenamientos profesionales, hablamos a diestra y siniestra de moral, ética, de honestidad y al final del día no nos damos cuenta que personificamos la hipocresía, que cumplimos con cualquier rol menos el profesional.

Este error lo podríamos llamar el 3×1, sí este error genera tres productos en paralelo, combinación explosiva y fatal para su gestión.

1. La toma de decisiones basadas, en el mejor de los casos, en medias verdades. Increíble pero, ¿por qué se invirtieron tantas horas hombre en la Planificación Estratégica?, o a menos que, el chisme, la bola de nieve, el rumor fue engendrado en la Planificación Estratégica, de ser así, estaríamos ante la presencia de un Milagro, ¿cómo podría sobrevivir esa empresa así?
2. Cristalización de un golpe de estado al Profesionalismo y la Credibilidad, le garantizo, sin ser pitoniso, que su destino es incierto, y si no me cree, pregúntele a sus Clientes, si es que tiene alguno.
3. Perdida total del respeto, toda mentira o media verdad, tiene patas cortas, una vez descubierto le aseguro que su Gerencia estará inmersa en el Caos.

Es increíble lo dañino que es este error y que tan fácil es no cometerlo, simplemente evítelo.

14) Tratar de tapar el Sol con un dedo

Este es un error realmente simpático, no por el error en si, es más bien por el hecho de pensar que usted es mago. Sí, asume que por obra de magia usted puede tapar, puede esconder algo que es evidente solo paras usted ya que sus cualidades intelectuales le permiten colocar un manto de invisibilidad para que la organización (empresa) no lo note.

Este error proviene de un análisis generado por el corazón y no por el cerebro, asociado estrechamente con el desempeño, consiste en pretender echarle la culpa a cualquier cosa, "el indicador está mal formulado", "la tecnología provoca el problema", "no se tiene el incentivo adecuado", "los planes de la alta Gerencia apuntan al sur, pero lo correcto es ir al norte".

Por favor, no siga listando causas, a medida que avanza se va hundiendo cada vez más. Mi querido amigo, deje de formar parte del problema, hay una expresión que dice "zapatero a su zapato", enfrenta el problema, busque ayuda, analice detalladamente y en forma objetiva las posibles causas, busque la causa raíz, ¿tu problema viene de un problema aun mayor?.

15) No observar el bosque

Cuidado con este error, parece inofensivo pero gracias al efecto Mariposa, en un futuro no muy lejano, puede convertirse en una causal de despido.

Dependiendo de su nivel jerárquico dentro de una organización este error puede ser garrafal. Una vez cometido, éste se dispersa a una velocidad incalculable, generando a su paso una serie de fenómenos que inciden directamente en el metabolismo de los diferentes procesos que atraviesan toda la organización.

Su Gerencia NO es una isla dentro de un archipiélago, es un órgano dentro de un cuerpo llamado empresa, que al igual del ser humano, todo órgano está relacionado con el todo, y así, cualquier cambio químico o físico en uno de sus órganos, impacta el bienestar del TODO.

A la hora de una toma de decisión tenga siempre a la mano el mapa y el plan de vuelo de la Organización (Planificación Estratégica, Objetivos Estratégicos y Corporativos) tenga siempre presente las entradas y salidas de su Gerencia, sus Clientes internos y externos, en fin montado en el helicóptero, evalúe la factibilidad y el impacto de la decisión que quiere tomar.

Usted dirá, ¿para que tanta parafernalia de cosas si mi decisión es una decisión técnica, muy particular de un proceso interno de mi Gerencia?

Excelente mi querido lector, pero entre otras cosas, ¿le preguntó a la Planificación Estratégica si se tiene previsto un cambio en la Tecnología?, ¿le preguntó a los Objetivos Corporativos si se tiene un plan global de actualización y su posible decisión está inmersa en dicho cambio?, ¿ya evaluó el impacto de dicha decisión sobre los procesos de sus Clientes?.

En fin, deje de seguir viendo el árbol (su Gerencia) móntese en el helicóptero y comience a ver el bosque (Empresa)

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