Almacenamiento en Cloud para empresas con más de X usuarios

Aparentemente, las empresas con muchos usuarios se encuentran huérfanas de soluciones para un almacenamiento de archivos en la Nube. Un almacenamiento que no siembre el caos, la confusión o lo hagan impracticable.

Las aplicaciones de consumo como Google Drive o Dropbox son adoptadas por las empresas tras experiencias personales satisfactorias. Todo el mundo cree que si algo les ha funcionado con dos o tres usuarios ya es apto para cualquier número de usuarios.

Son frecuentes las consultas que nos llegan preguntando si nuestro sistema evita el caos de usar Google Drive o Dropbox con muchos usuarios.

En informática, como en cualquier otro ámbito el número de usuarios importa.

Cualquier sistema se diseña con unas capacidades y una limitaciones. Una aerolínea no guarda los datos de los pasajeros en una hoja de Excel ni en una base de datos Access.

Las dinámicas de funcionamiento y las infraestructuras de los sistemas son muy diferentes si permite el uso simultáneo por parte de pocos o muchos usuarios.

El origen del caos en los almacenamientos de consumo

Llamamos almacenamientos de consumo a todos aquellos diseñados para uso particular y que posteriormente se comercializaron con versiones business para captar clientes del mundo empresarial.

Tanto Google Drive como Dropbox nacieron para el uso particular. Se trataba de proporcionar almacenamiento extra y acceso ubicuo en un momento en que los particulares tenían varios dispositivos.

Estas plataformas, con el fin de facilitar su uso, utilizan el mecanismo de la sincronización. Tan sencillo como hacer que los ficheros guardados en una carpeta se suban y guarden en ese repositorio de la Nube.

Esto que es una virtud para pocos usuarios que se conectan a ese sistema, es al mismo tiempo una maldición en la medida en que aumentan el número de usuarios.

La sincronización como medio de almacenamiento en la Nube para empresas

El problema principal de la sincronización es que mantiene copias de las carpetas de la nube en todos los ordenadores de todos los usuarios.

Si ya es difícil mantener unos criterios organizativos con dos personas, hacerlo con muchas más incrementa el problema. Si esas carpetas se cambian en el propio ordenador del usuario, incluso cuando no hay conexión con el sistema de almacenamiento, el resultado puede ser una amalgama de carpetas y archivos que producen confusiones, errores y descontrol.

El sistema de sincronización es cómodo para unos pocos usuarios pero nefasto para un determinado número de usuarios.

Los sistemas de almacenamiento en la Nube basados en la sincronización producen Conflictos de Archivo. Se llega a a un punto en el que personal de la empresa emplea más tiempo en resolver conflictos que en el trabajo propio de su actividad.

A mayor número de usuarios y mayor actividad con los documentos más desorden y tiempo empleado en encontrar la información correcta, recuperarla o percatarse de que ha sido modificada o movida del lugar dónde debería estar.

Notar que en este artículo solo estamos hablando del problema organizativo que puede producir la sincronización. No mencionamos otros problemas que pueden darse cuando los archivos de la empresa se encuentran replicados en gran cantidad de ordenadores de los empleados. Tampoco hablamos del contagio de virus o Ransomware por parte de la empresa, si algún empleado es contagiado en su ordenador (se tranmitirá rápidamente al resto).

Los sistemas corporativos no se basan en la sincronización.

Cualquier sistema corporativo intenta mantener solo un versión de la información válida y actualizada para todos los empleados.

Para mantener una versión real y actualizada no conviene permitir que cada empleado tenga una copia de la estructura de carpetas en su ordenador.

La filosofía de un sistema para multitud de usuarios, es la de una aplicación con la que conectas, trabajas y cierras. La información es la que tienes en pantalla y no depende de inciertas sincronizaciones posteriores desde ordenadores particulares.

Imagina 10 personas trabajando sobre la misma carpeta, si estamos conectados y los cambios se muestran directamente se minimiza la confusión.

Los sistemas corporativos como Dataprius emplean diversas técnicas para organizar la dinámica de trabajo con múltiples usuarios. Se usan técnicas de bloqueo de la información cuando algún usuario hace cambios.

Imagina que tres personas van a componer la lista de la compra. Imagina que se usa un mecanismo de sincronización. Todas ellas abren la lista, añaden productos. Cada una una de ellas ha anotado productos que ha visto que los otros no habían añadido. El problema es que una de ellas abrió la lista en su ordenador, actualizó la lista y solo hay 10 productos, no sincronizó mientras que las otras han apuntado 20 productos, esta persona sincroniza con su versión que solo incluye 10 productos, al final el trabajo de las demás personas ha sido machacado con esta versión.

Un sistema preparado para múltiples usuarios pondrá la lista en estado de bloqueo. De esta forma, si un usuario la está cambiando ese archivos en ese momento, el sistema te advierte de que está en uso. Posteriormente podrás abrir la lista y agregar los productos.

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