Almacenamiento en Nube sí. Pero organizado y gestionado.

El almacenamiento en la Nube es ya una herramienta imprescindible en multitud de empresas. Se tienen claras las ventajas pero se detecta un inconveniente de peso.

Podemos constatar el creciente número de usuarios que manifiestan su descontento debido a la desorganización y el caos en la organización de los archivos.

Aunque los sistemas de almacenamiento en Cloud han proporcionado grandes ventajas a las empresas, sobre todo a la hora del acceso a la información, también han provocado problemas de organización y control de la información.

Esto tiene mucho que ver con el modelo de almacenamiento en la Nube adoptado mayoritariamente, está claro que es el Disco Virtual, dónde los mas usados son Google Drive y Dropbox.

Los usuarios padecen la falta de organización y problemas de gestión con el uso del Disco Virtual en los siguientes casos:

• Al no saber dónde se encuentran los documentos.
• Al no saber a ciencia cierta si estamos tratando con la última versión de un archivo.
• Desorden en la organización de carpetas.
• Desconocimiento de qué se ha compartido con quién y cuando.
• Cambios abruptos en las estructuras de carpetas.
• Indefinición de parcelas de información según el rol del usuario en la empresa.

Los Discos Virtuales propician este tipo de situación por no haber sido diseñados para el uso empresarial. Simplemente nacieron para su uso particular y luego se modificaron para expandir el mercado de posibles clientes.

En la Nube también se produce desorden en la gestión de documentos

Dicho esto, cabe remarcar que existe una gran diferencia entre simplemente almacenar y gestionar correctamente los documentos almacenados en la nube ya que de esta forma se obtiene control, orden y seguridad sobre los archivos almacenados.

El almacenamiento en la nube no es un cajón donde guardar archivos. Debe incluir herramientas que faciliten la gestión y el control de tus documentos.

Para las empresas, el almacenamiento en la nube, puede ser la necesidad inicial por la que muchas recurren a la búsqueda de este tipo de aplicaciones, pero cuando se adquiere un volumen considerado de documentación, se vuelve contraproducente si el sistema no está dotado de ciertas herramientas para la adecuada gestión de su documentación.

Las herramientas de gestión que el sistema debe incluir, son al menos las siguientes:

• Poder realizar búsquedas de archivos incluso por contenidos.
  La búsqueda de archivos eficiente y rápida es una de las característica imprescindibles cuando se trata de la gestión del almacenamiento en la Nube. Es importante que estas búsquedas estén disponibles en todas las interfaces de la plataforma tanto en sus versiones de escritorio como en las aplicaciones móviles y accesos web. Se sabe que en el trabajo con los documentos en empresas, en la actualidad se emplea un 16% del tiempo en la localización de los archivos. Las búsquedas por tanto, mejoran la gestión y aportan un alto grado de eficiencia.

• La posibilidad de añadir etiquetas o metadatos para clasificar y categorizar los archivos de manera consistente.
  Esto facilitará enormemente la búsqueda y recuperación de información en todo momento.

• Disponer de historial de acceso y modificación de los documentos.
  El historial de acceso y edición de los documentos es una herramienta muy útil para el trabajo en equipo, ya que con él puedes saber en todo momento qué compañero accedió al documento en cuestión y cuándo lo modificó.

• Guardado automático y recurrente de los archivos que se editan online.
  La herramienta de guardado automático para los documentos con los que se trabaja online, supone un extra de seguridad y tranquilidad para la empresa y la correcta gestión de su documentación ya que se aseguran de que las modificaciones que se van realizando sobre un archivo se van guardando automáticamente cada pocos segundos, por lo que en caso de ocurrir cualquier inconveniente sobre el equipo, el trabajo realizado está actualizado y a salvo.

Gestión adecuada y control de los documentos en la empresa

Recomendaciones para una correcta gestión de tus archivos en la nube

Además de las herramientas mencionadas para una adecuada gestión de la documentación de su empresa almacenada en la nube, ofrecemos una serie de recomendaciones para poseer siempre el control de la documentación de su empresa, sin importar el volumen de datos que se maneje.

1. Establecer una estructura de carpetas lógica y coherente que refleje la organización de la empresa y facilite la navegación y búsqueda de archivos.

Este punto es fundamental y puede ser el más importante para que con el paso del tiempo y el incremento del volumen de documentos, no se vea afectado el orden y el control. Es lo mismo que cuando se tiene establecido un criterio para la organización y el archivado de la documentación de la empresa en papel, pero a nivel digital.

2. Definir y aplicar políticas claras de permisos de acceso para evitar modificaciones o eliminaciones accidentales de archivos importantes.

Es imprescindible que cada persona solo pueda acceder a las carpetas para las que se encuentra autorizado. Por poner un ejemplo, un trabajador de un departamento, puede que no tenga acceso a la documentación de otra sección de la empresa, o en general, los trabajadores no tienen por qué tener acceso a la información de los socios o del consejo de administración, al igual que un cliente no puede ver la documentación de otro. Esto queda claramente definido al aplicar una estructura clara en las carpetas y los permisos adecuados sobre ellas.

3. Fomentar el uso de una única versión de cada archivo y promover la colaboración en línea para evitar la duplicación innecesaria.

Si existen diferentes versiones de un mismo archivo, puede ocurrir que no todas estén actualizadas, dando pie a que un compañero trabaje sobre un fichero que no es el correcto, o puede que se envíe por error a un cliente un documento al que le falte o sobre información. Toda esta problemática se evita al trabajar todos en la nube con el mismo archivo.

4. Criterio fijo en toda la empresa para la nomenclatura de los archivos.

Imprescindible llevar a cabo este criterio ya que facilita enormemente la gestión de la documentación, bien a la hora de realizar una búsqueda o bien cuando nos encontramos situados sobre la carpeta en cuestión, poder detectar de un simple vistazo, cual es el documento que necesitamos visualizar, enviar, o editar.

Al seguir estas prácticas y promover una cultura de organización y colaboración en la empresa, se puede evitar el desorden y aprovechar al máximo las ventajas que ofrecen las herramienta de almacenamiento en la nube.

Para llevar a cabo todas estas recomendaciones y disponer de todas las herramientas mencionadas entre muchas otras, Dataprius es la intranet para el almacenamiento y trabajo directo con los archivos en cloud creada para empresas exclusivamente. Un sistema en constante evolución, donde la mayoría de mejoras implantadas vienen de necesidades detectadas en sus propios clientes aparte de la continua innovación siempre pensada para mejorar la eficacia de las empresas y la relación con sus clientes.

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