¿Alquiler, compra o renting de impresoras para empresas? Pros y contras de cada opción

Toda empresa necesita diversos recursos tecnológicos para agilizar sus tareas, funcionar y ser más productiva. Uno de estos recursos fundamentales son las impresoras. En la actualidad, existen diferentes opciones para tener este equipo: se pueden alquilar, comprar u optar por el renting de impresoras. Cada una de estas alternativas tiene sus pros y contras.

Alquiler de impresoras

Una empresa que necesita temporalmente una impresora o tiene que imprimir en ocasiones específicas, por ejemplo, en ciertos proyectos o en un evento, puede considerar alquilar el equipo, pues es una forma de tener acceso a él sin establecer un compromiso a largo plazo.

Además, solo se paga por el tiempo que se tiene el equipo y no hay que hacerse cargo de su mantenimiento o reparaciones, porque normalmente se incluye en el contrato de alquiler.

Esta es también una forma de acceder a equipos más modernos sin tener que gastar mucho dinero, porque hay proveedores de alquiler que ofrecen impresoras de última generación.

Si bien el alquiler ofrece flexibilidad, hay que tomar en cuenta que, si la necesidad de impresión es continua y a largo plazo, se puede terminar pagando más que lo que se invertiría en la compra del dispositivo.

También, al alquilar una impresora, el equipo no es de la empresa, por lo que no se le pueden hacer modificaciones y personalizaciones sin la aprobación del proveedor, que a la vez es quien se encarga del mantenimiento y reparaciones, lo que puede generar inconvenientes si su servicio es lento.

Renting de impresoras

La modalidad intermedia entre el alquiler y la compra es el renting de impresoras, una opción muy popular entre las empresas que necesitan una alternativa más eficiente. Esta modalidad es un contrato que se establece a mediano o largo plazo para acceder a impresoras de última tecnología sin tener que comprarlas ni asumir los riesgos relacionados con el alquiler.

Al elegir el renting, las empresas pagan una cuota mensual fija en la que está incluido el uso del equipo, los consumibles, su mantenimiento y reparaciones. Gracias a esto, no es necesario hacer desembolsos grandes de una sola vez, sino que se planifica el pago cada mes, que no varía.

Otra de las ventajas del renting es que, cuando finaliza el contrato, tienes la opción de decidir si renovar el equipo o elegir uno más moderno. De esta forma, tu empresa siempre tendrá impresoras actualizadas y eficientes, sin tener que preocuparse por comprar un dispositivo que con el tiempo quede obsoleto y haya que hacer una nueva inversión considerable.

En la mayoría de los contratos de renting se deja claro que es el proveedor quien lleva a cabo las tareas de mantenimiento y las reparaciones, con el fin de que el funcionamiento de la impresora esté siempre en perfecto, sin que la empresa tenga que asumir esos costes adicionales.

Aunque a simple vista hay semejanzas con el alquiler, hay que destacar que los contratos de esta última modalidad suelen ser a corto plazo, pero los de renting son más largos, dando así estabilidad a medio o largo plazo a la empresa contratante.

Claro, hay algunas desventajas en el renting de impresoras y una de ellas es que no se obtiene la propiedad del equipo, sino que esta es del proveedor y hay que devolverla al terminar el contrato (o renovar). Además, aunque puede ser más económico que el alquiler en la mayoría de los casos, si se prolonga durante muchos años, el coste total puede superar el de la compra del equipo.

Ten presente que, dependiendo del proveedor, se exigen contratos largos, lo que resulta desfavorable si las necesidades de la empresa cambian repentinamente.

Comprar impresoras

La compra de impresoras es la modalidad a la que normalmente recurren las empresas para contar con este equipo y que pase a ser de su propiedad, lo que les otorga control total sobre este, por ejemplo, usarlo cada vez que se necesite sin tener que esperar la autorización de un tercero.

Aunque es cierto que la inversión inicial puede ser importante, adquirir una impresora puede terminar siendo más económico a largo plazo, sobre todo si los planes son usarla durante muchos años.

Al tener la propiedad del equipo, hay mayor flexibilidad en su mantenimiento, pues eres tú quien decide si te encargas de él o contratas a alguien para que realice esta tarea. Esto permite a la empresa ahorrar dinero si encuentran el servicio a precios competitivos.

Sin embargo, comprar impresoras también tiene algunas desventajas que hay que considerar. Una de ellas tiene que ver con el coste inicial que, dependiendo del tipo, modelo, tecnología incorporada y marca, puede resultar elevado, especialmente para empresas pequeñas o para aquellas que necesitan varios dispositivos.

Por otro lado, se debe asumir el riesgo de que, con el tiempo, lo más seguro es que el equipo quede desactualizado u obsoleto y no se adapte a las nuevas necesidades y tecnologías.

Aunque antes hablamos de la flexibilidad de mantenimiento, no se puede olvidar que este puede generar gastos adicionales no previstos, sobre todo si el equipo debe ser reparado o reemplazado.

Alquiler, compra o renting de impresoras, ¿qué opción es la mejor para tu empresa?

Comprar, alquilar o elegir el renting de impresoras es una decisión que depende de las necesidades particulares de cada empresa.

Si se requiere impresoras de última generación sin comprometer una gran cantidad de dinero en su compra, el renting puede ser la mejor opción. Por otro lado, si la necesidad de impresión es temporal, el alquiler ofrecerá la flexibilidad que se busca. Por último, si quieres tener control total sobre el equipo y minimizar costes a largo plazo, la compra sigue siendo una alternativa válida.

La clave entonces está en analizar con detenimiento las necesidades a corto, medio y largo plazo, además del presupuesto disponible. Por supuesto, también hay que detenerse a considerar las ventajas y desventajas de cada opción para quedarse con la que mejor se adapte a la empresa.