Antes de comprar una impresora multifunción

Lo que necesita saber sobre las funciones de la MFP

Las impresoras multifunción (MFP) se han vuelto increíblemente populares entre las pequeñas y medianas empresas y no es de extrañar; una MFP puede ahorrar espacio, reducir los costos de energía y mejorar la productividad al integrar las tareas tradicionales de oficina de impresión, fax, escaneo y copia en un solo dispositivo. Los equipos multifuncionales (también conocidos como "todo en uno") siguen bajando de precio al tiempo que mejoran sus prestaciones.

¿Su empresa necesita una impresora multifunción?

Un MFP es esencialmente una impresora con capacidad adicional de escaneado/copiado y fax. Normalmente, los fabricantes de impresoras comercializan tanto una impresora básica como una multifunción basada en el mismo motor de impresión. Incluso si no necesita enviar faxes, escanear o copiar con regularidad, disponer de un dispositivo multifunción le ofrece la flexibilidad de hacerlo cuando lo necesite.

Si su empresa no necesita escanear/copiar y enviar faxes, la compra de una unidad "sólo impresora" es menos costosa y puede ser más sencilla de operar, ya que los equipos multifuncionales normalmente vienen con alimentadores de documentos (que aumentan el tamaño y el peso), paneles de control más complejos y software adicional para enviar faxes, escanear, etc.

Selección del tipo de impresora

Si la impresión es el uso principal previsto de la MFP, es importante que sus necesidades coincidan con las capacidades de la impresora. Los modelos más caros suelen estar diseñados para velocidades de impresión más altas y un uso más intenso.

Afortunadamente, existe una amplia selección de equipos multifunción disponibles que se basan tanto en motores de inyección de tinta como de impresión láser. Incluso hay equipos multifunción que destacan en la impresión de fotografías en color.

¿Es necesario enviar un fax?

Algunos dispositivos MFP ya no incluyen módems de fax, lo que está bien para las empresas que no necesitan intercambiar faxes con clientes o proveedores. El fax sigue siendo útil para enviar y recibir documentos que requieren firmas, pero la configuración de su propio servicio de fax requiere una conexión a una línea telefónica. Una línea telefónica normal puede compartirse con una máquina de fax si no es necesario atar la línea telefónica mientras se envían o reciben faxes. De lo contrario, se necesita una línea telefónica separada.

Si necesita capacidad de fax pero no quiere la molestia y el gasto de configurar su propio fax, hay varios servicios en línea que le permiten enviar y recibir faxes a través del correo electrónico, la web o el teléfono inteligente.

La mayoría de los equipos multifunción vienen con una unidad de digitalización de resolución baja a media diseñada para la digitalización de documentos. Si necesita un escaneado de alta resolución de fotos u otros medios, como diapositivas o negativos, necesitará un escáner independiente o un dispositivo multifunción que se especialice en el escaneado/impresión de fotos, como la línea de dispositivos multifunción Canon Pixma.

Alimentadores automáticos de documentos

Si desea enviar por fax, escanear o copiar documentos grandes, asegúrese de que el dispositivo multifunción que elija tenga un alimentador automático de documentos (ADF) con suficiente capacidad de hojas. Normalmente, las MFP menos costosas tienen ADFs más pequeños de 20 a 30 hojas, mientras que los modelos más caros pueden contener 50 hojas o más.

Dúplex automático (impresión a dos caras/escaneado/copia/fax)

Es muy probable que en algún momento desee escanear, enviar por fax o imprimir documentos a dos caras. Si su dispositivo multifunción no tiene impresión a doble cara automática y desea imprimir en ambas caras de una página, deberá imprimir las páginas impares del documento, tomar las páginas impresas, voltearlas, devolverlas a la bandeja de entrada de papel e imprimir las páginas pares. Esto es tedioso y propenso a errores, así que considere el dúplex automático una característica muy deseable, especialmente considerando que ya no es la opción cara que solía ser.

Conectividad

Cuando se trata de conectarse a un MFP, cuantas más opciones haya, mejor. Además del conector USB estándar, si desea conectar la MFP a una red, necesitará un puerto con cable (Ethernet) o capacidad inalámbrica (Wi-fi) (para imprimir desde dispositivos móviles).

La mayoría de los equipos multifunción con conectividad Wi-Fi son compatibles con los protocolos estándar inalámbricos del sector, como Apple AirPrint, Google Cloud Print o NFC (lo que le permite puntear un smartphone o tablet compatible con NFC en el equipo multifunción y hacer que se conecte automáticamente).