Anular facturas emitidas por error y notas de crédito

Todo aquel que hace facturas de manera regular ha vivido ese momento de pánico al ver que hay una factura emitida por error. En ese momento suelen surgir las dudas, sobre todo si es la primera vez: ¿ahora qué hago con la factura errónea? ¿la elimino y ya está? ¿cuál es el procedimiento correcto?

Es posible anular una factura emitida por error. Antes de ponerte manos a la obra, conviene aclarar un punto importante. No es lo mismo anular que rectificar. No solo queremos explicarte la diferencia entre estos procesos, sino también cómo realizar cada uno de ellos, y de paso explicar qué es una nota de crédito.

Tomamos como punto de partida que ya sabes cómo facturar, al menos lo básico, y por eso ya has cometido un error del que necesitas arreglo. Sabiendo lo mínimo sobre el sistema de facturación, resultará más fácil que sigas la explicación y no te pierdas.

Llegados a este punto ya estás listo para que te contemos cómo anular una factura emitida por error.

Cómo anular una factura emitida por error: por dónde empiezo

Lo que tienes que tener presente en todo momento es que anular una factura debe ser la excepción y no la regla. Si lo haces regularmente esto se podría asociar con una práctica poco fiable.

Lo mejor es que siempre estés atento a los trámites que se hagan, y que esto sea algo circunstancial y excepcional. Nunca debes cancelar o eliminar una factura porque sí. Presta atención a esto que te decimos porque si no puedes vivir un verdadero entuerto legal.

Tu mejor opción en caso de que te encuentres en este problema es la factura rectificativa. También se la suele llamar factura de abono, aunque técnicamente esa denominación ya no es válida. Se trata de una factura con una serie numérica diferente que, además de reflejar el concepto “factura rectificativa”, añadirás los datos que deberían haber ido desde el principio.

En el concepto de la nueva factura generada debe ir de manera sencilla cuál es el número y la fecha de factura que modificarás. También tendrás que dejar estipulado cuál es la razón por la que decides modificarla.

Un ejemplo de lo que podrías poner en este caso es “rectificación por importe incorrecto”. En este punto nos vamos a detener para decirte que es de vital importancia que tu cliente guarde ambas facturas: la que hiciste por error y la nueva. Te recomendamos que tú también las guardes por si acaso.

Si todavía tienes preguntas te dejamos 2opciones:

• Señala el importe corregido en la factura rectificativa. En el caso de que se haya tratado de una suma incorrecta en los impuestos, puedes simplemente sumar o restar en lugar de cambiar toda la factura.
  Por ejemplo, puedes poner +35 o -80. No hay necesidad de cambiar el resto si está correcto.
  
• Indicar cuál es el importe final que debería haber estado desde el principio. Se refleja la operación corregida. Es decir, si es 400 + 35 = 435 o viceversa.
  Puede parecer que la primera opción es más sencilla, pero es verdad que está opción te respalda mucho más legalmente.

Hasta el momento nada hemos dicho sobre anular una factura, solo de cómo rectificarla. La ley estipula que solo podrás anular una factura en casos excepcionales. Los mismos son la anulación de un servicio o la devolución del producto que el cliente compró.

En el caso, por ejemplo, de una persona que cobró un servicio que finalmente no dará, se le permite emitir una factura negativa.

En ese caso no estaremos anulando ninguna factura, sino haciendo una con el mismo importe en negativo. De más está decir que tienes que guardar ambos documentos por si acaso.

Qué hago si se trata de una factura electrónica

Con el auge de la tecnología cada vez es más común que se realicen facturas electrónicas. Pero, ¿existe alguna diferencia en cuanto a las facturas normales o tengo que seguir el mismo procedimiento?

Es fácil. La factura electrónica, a efectos legales, es exactamente igual que la otra. En el caso de que tengas que anularla, fíjate si en ese programa puedes hacer facturas negativas, o tienes que irte a la factura de abono.

Ejemplos de anular una factura emitida por error

En el caso de que se tenga que dar de baja en casos excepciones de manera total y absoluta una factura, se puede hacer, pero tiene su procedimiento. Habría que enviarle un mensaje a la Agencia Tributaria, donde se escriba un mensaje con el asunto “baja de factura”.

Acto seguido, tendrás que especificar qué factura es identificándola con su número ubicado en el papel original.

Si lo que pasa es que quieres emitir una nueva, la misma tendrá que ser registrada en la Agencia Tributaria con un alta (A0), con su correspondiente número de factura y su fecha de expedición nueva.

Una vez que se emita esta factura rectificativa, sin ser aceptada la inicial, el emisor tendrá que registrar la nueva factura en el sistema como la sustitución de la anterior.

Nota de crédito o factura rectificativa: ¿qué me conviene más?

Parece que existe un debate empresarial entre si es mejor hacer una nota de crédito o una factura rectificativa. Lo cierto es que la Agencia Tributaria acepta las dos, así que da igual si tu gestor se pone exquisito o tú crees que mejor de tal o cual forma.

¿La diferencia? Varias, pero la principal es que la factura rectificativa se hace para anular una factura anterior cuyo IVA ya se ha liquidado. O sea, se anula una factura que corresponde a un trimestre que ya ha pasado.

Cómo crear una nota de crédito

Si eres de los que prefieren hacer una nota de crédito que una factura rectificativa, te conviene aprender cuáles son los pasos a seguir entonces.

Crea una nueva factura y aclara que es una nota de crédito.

Asígnale un número correlativo. O sea, si has venido haciendo facturas hasta ahora y ya has hecho 8, lo lógico es que la nota de crédito sea la número 9. No importa que la factura que se vaya a anular en este caso sea de otro número.

Tendrás que hacer referencia a la factura que estás anulando.

Los importes tienen que ir todos en negativo.

También tienes que tener en cuenta los siguientes puntos si ya has tomado la determinación de hacer una nota de crédito:

No tires a la basura la factura que hayas anulado o modificado, guárdalo todo siempre. En el caso de que Hacienda pregunta por ella, tenla a mano.

De igual manera hazlo con tu cliente, sino podrías buscarle un problema con Hacienda y lo perderías como tal.

Cuando se trata de una modificación porque te has confundido en alguno de los datos, una vez emitida la nota de crédito, envíala a tu cliente, y luego haz una nueva factura con todos los datos correctos. Fíjate bien que continue con la numeración de la serie.

Anular una factura emitida por error: factura rectificativa

En este caso, el procedimiento es diferente a la nota de crédito. Te explicamos cuáles son los pasos a seguir:

Aclara que se trata de una factura rectificativa.

La numeración responde a una serie diferente de la original, a diferencia de lo que ocurría con la nota de crédito. Un ejemplo sería Rect. 02.

Especifica qué tipo impositivo es y su correspondiente cuota repercutida. A pesar de que en la factura original aparezca el IVA, recuerda que en la factura rectificativa no tiene que constar.

Ahora ya sabes todo lo que tienes que saber para hacer frente a esos momentos de pánico que aparecen cuando nos equivocamos al realizar una factura incorrecta. Si para llevar tu empresa cuentas con Cloud Gestion ERP, verás que te resultará muy fácil realizar una factura rectificativa, cuanto tengas necesidad de ella. También te dejamos nuestro vídeo-tutorial para ello:

Cómo crear un factura rectificativa en Cloud Gestion