Aprende a usar el calendario con efectividad

El calendario es, probablemente, una de las herramientas de organización que más personas utilizan. Sin embargo, el desconocimiento de las mejores prácticas relacionadas con el uso del calendario sigue siendo muy elevado, incluso entre aficionados y profesionales de la efectividad.

El motivo que me lleva a escribir este post es intentar explicar, de manera clara, sencilla y concisa, algunos conceptos básicos relacionados con el uso efectivo del calendario, así como las mejores prácticas que recomiendan, bien de forma implícita, bien de forma explícita, las metodologías de efectividad personal más avanzadas y con mayor soporte científico: GTD^® y OPTIMA3^®.

Usar el calendario de forma adecuada conlleva respetar los principios básicos de la organización, lo que implica evitar mezclar fechas reales y fechas falsas, limitando su contenido a información y recordatorios asociados exclusivamente a fechas reales. Veamos a continuación que tipos de fecha existen y cuáles pueden o no pueden ir en el calendario.

Fechas objetivas

Como explico con detalle en este post, una fecha objetiva es una fecha real. Las fechas objetivas son normalmente fechas que vienen impuestas y son difíciles o imposibles de negociar, aunque también pueden ser fechas propuestas por la propia persona a otras personas. En el momento en el que esas otras personas aceptan la fecha propuesta, ésta se convierte en un compromiso mutuo.

Por otra parte, el incumplimiento de una fecha objetiva tiene por lo general consecuencias indeseables, entre las que se incluye el incumplimiento de compromisos con terceras personas.

El concepto de "fecha objetiva" es parte de la metodología OPTIMA3^® y no aparece en GTD^®, si bien es cierto que Allen deja claro, aunque de manera implícita, que el uso de fechas inventadas es una mala práctica productiva.

La información y los recordatorios de acciones asociados a fechas reales concretas tienen que ir en el calendario. Los recordatorios de acciones que deben completarse antes de una fecha pueden estar opcionalmente en el calendario pero tienen que estar necesariamente organizados en otro sitio.

Fechas autoimpuestas

Una autoimpuesta es una fecha ficticia que se añade, desplaza o sustituye a una fecha real. Precisamente por ser autoimpuesta, se puede renegociar en cualquier momento, ya que todas las personas son capaces de renegociar consigo mismas una fecha autoimpuesta.

Por otra parte, la consecuencia del incumplimiento de una fecha autoimpuesta es la frustración y pérdida de credibilidad que para la propia persona supone dicho incumplimiento.

Asimismo, es muy importante evitar confundir las fechas autoimpuestas con las fechas objetivo, error en el que en ocasiones caen hasta los más veteranos expertos en productividad.

Por último, el concepto de "fecha autoimpuesta" está implícito y es habitual en las metodologías que recomiendan la mala práctica de "planificar", como por ejemplo ZTD y, en general, todas las metodologías obsoletas que siguen recomendando el uso de TMI s.

Evidentemente, el uso de autoimpuestas está desaconsejado en GTD^® y totalmente prohibido en OPTIMA3^®.

Fechas objetivo

Una fecha objetivo (target) es también una fecha ficticia, pero con la gran diferencia de que en lugar de una fecha autoimpuesta, es solo una referencia, lo que hace que sea imposible incumplirla, por definición. Su utilidad es muy similar a la de la "información relevante para una fecha concreta", en la medida que sirve como recordatorio de una intención o de un objetivo, lo que nos puede ayudar a la hora de tomar decisiones sobre otros posibles compromisos con fecha.

Por otra parte, el incumplimiento de una fecha objetivo es imposible, ya que es únicamente una referencia a una intención, no a un compromiso. Por eso, incluso si llega la fecha y nuestro objetivo o intención no se ha cumplido, nos va a proporcionar información útil y relevante sobre lo realista de nuestras expectativas y/o la complejidad de nuestras circunstancias.

Es muy importante evitar confundir las fechas objetivo con las fechas autoimpuestas.

Hay además un tipo específico de fechas objetivo, que son las "cajas de tiempo" o "time boxes". Su característica diferencial es que, en lugar de "fechas", son " momentos objetivo", es decir, bloques de tiempo que reservamos en nuestro calendario a fin de asegurar que podemos dedicar la atención necesaria a nuestro trabajo predefinido.

Usar "cajas de tiempo" o "time boxes" es una buena práctica productiva, siempre y cuando no se decida a priori qué se va a hacer en ese tiempo. La buena práctica es elegir qué hacer cuando llega el momento, ya que es en ese instante cuando dispondremos de la información relevante más actualizada para poder elegir lo correcto.

El concepto de "fecha objetivo" no aparece explícitamente en GTD^® y su uso está permitido, aunque desaconsejado, en OPTIMA3^®. Por su parte, el concepto de "cajas de tiempo" o "time boxes" tampoco se menciona en GTD^® y su uso está altamente recomendado en OPTIMA3^®.

Resumen

La utilidad del calendario depende del cumplimiento de los principios fundamentales de la organización.

Si mezclas en tu calendario información y/o recordatorios sobre fechas reales y fechas falsas, estás obligando a tu cerebro a tener que identificar cada vez de qué tipo de fecha se trata, lo que hace que el calendario pierda su utilidad a la hora de reducir la carga cognitiva sobre tu cerebro.

Por eso, si quieres contar con una herramienta de organización que de verdad te resulte útil y te ayude a elegir con confianza qué hacer y qué no en cada momento, aprende a usar el calendario con efectividad. Es tan fácil como asegurarte de poner en él únicamente información real y relevante.