«Aprender GTD»: ¿Ejecutas de verdad, o haces el tonto?

Hoy, en la serie «Aprender GTD», vamos a entrar ya en el quinto paso: Ejecutar. El que seguramente sea el paso peor entendido de GTD.

Es habitual pensar que Ejecutar es sencillamente hacer. Y la mayoría de preguntas y debates sobre este paso se centran en la aplicación de los criterios limitantes de contexto, tiempo y energía: de sí me pongo etiquetas con estos conceptos, de dudar de si ese filtro lo aplico bien, u otras cosas por el estilo. Cuando en realidad ese aspecto es casi anecdótico.

Recuerda que, cuando llegas al momento en el que debes elegir qué hacer, lo que te encuentras en tus listas son todo opciones accionables e importantes para ti, sobre las cuales te has comprometido a actuar (si no, en el paso de aclarar hubieses decidido que no son accionables). Así que, una vez hayas descartado aquellas que «físicamente» no puedas hacer, haz la que más te apetezca, así de sencillo.

El verdadero problema, el que hace descarrilar la implementación de GTD durante el paso de ejecutar, se sitúa en otro ámbito: que tengas un sistema que solo te sirve de decoración y no cambies ni un ápice la manera en la que trabajas.

En un speech de David Allen le oí comentar algo del estilo: no hagas el tonto intentando mantener un sistema que no vas a usar. Si no quieres o no te apetece tener un sistema de organización en el que vayas a confiar, no hace falta que gastes energía en ello. Vive feliz tal y como estás.

Y siempre pienso en ello cuando muchas personas se olvidan de su sistema a la hora de ejecutar. Invierten energía y recursos en montar un sistema y llenarlo, incluso en mantenerlo. Pero, a la hora de la verdad, sigue siendo un actor secundario en esa película que es tu frenesí diario. De hecho, incluso termina naciendo un engendro de sistema B al que le dedicas más cariño.

El correo electrónico, las interrupciones y las urgencias fake se lo comen con patatas. Y no es raro el día en el que terminas no entrando en tu sistema.

Este sistema, más que el eje de tu actividad, se termina convirtiendo en una especie de reservorio de cosas varias. Lo utilizas como una —peligrosa— red de seguridad que de alguna manera incluso te alivia. Porque tienes la sensación que, al menos, esas cosas las tienes apuntadas en algún sitio. Y de vez en cuando puedes fustigarte viendo todo lo que no has hecho y seguir echándole la culpa a los ladrones del tiempo.

Uno de los grandes cambios de usar GTD es la transición que se produce en tu manera de trabajar. Si lo usas bien, vas migrando de vivir constantemente en modo reactivo a dar paso al modo proactivo. Una manera de trabajar más tranquila y efectiva.

Si algo llega, lo capturas, lo aclaras y lo organizas. Y a partir de tus listas eliges qué hacer en cada momento. Si lo haces así, tú llevas el timón=modo proactivo.

Esto es radicalmente diferente de capturar solo lo que no te ha cabido y no has podido hacer de manera inmediata. Y tener la sana intención de entrar en tu sistema en algún momento del día a ver si hay suerte y tachas algo. En este caso el timón de tu vida lo tiene lo último que llega=modo reactivo.

Si sigues estando en esta segunda casuística, hazle caso a David Allen y no hagas el tonto.

Si no estás dispuest@ a cambiar tu manera de trabajar, y superar prejuicios tales como «si no atiendo al correo de manera inmediata lo estoy haciendo mal», o «tengo que estar siempre en verde en el Teams», o «si digo que ahora no puedo, me van a marcar con la letra escarlata», no te molestes en dedicar recursos a mantener un sistema de organización.

No hacerle sitio a los diferentes hábitos que conforman GTD es ejecutar mal.

Pero no pasa nada. Siéntete libre de llegar donde quieras, lo único que te recomiendo es que mantengas una conversación honesta contigo sobre hasta dónde te apetece llegar y hasta dónde quieres cambiar.

También te digo que no necesitas usar GTD al 100% para lograr avances en tu sensación de efectividad. Si ya te va bien lo que has conseguido, pues enhorabuena.

En serio te lo digo, deja de darle vueltas, utilizar GTD no es obligatorio. Lo que no puede suceder en ningún caso es que GTD se convierta en una carga.

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