«Aprender GTD»: Las confusiones más habituales al organizar recordatorios

Vamos a seguir viendo como organizar recordatorios. En el anterior post de la serie te concretaba lo que significa que algo esté organizado. Te decía que: «tu sistema estará organizado en tanto que todos sus elementos estén agrupados en un mismo lugar según el significado que estos tengan para ti».

Así que, una lista organizada es una lista cuyos elementos tienen un mismo significado para ti. Esto que conceptualmente parece tan claro es una continua fuente de errores. Y supone un punto de fricción muy popular entre las personas que están implementando GTD.

En buena parte, el problema viene dado porque tenemos que vencer la mentalidad de archivista que nos han inculcado desde la infancia. Porque GTD no es un archivo. Aunque también influye la «novedad» que GTD representa respecto a otros sistemas de organización basados en listas (por ejemplo… una lista única).

Así que lo que voy a hacer hoy va a ser una lista con las confusiones más habituales en lo que respecta a organizar recordatorios en tu sistema GTD. Todos ellos los he ido recopilando a lo largo del tiempo.

Estoy convencido de que te va a ser de gran utilidad, porque me apuesto lo que quieras a que lo que verás no te será para nada desconocido.

Creo incluso que en algún momento vas a seguir pensando que soy un poco tiquismiquis. Seguirás diciéndote: «este par de elementos al final son —casi— lo mismo y no hace falta separarlo en dos listas diferentes». Otra vez la falsa sensación de eficiencia. Otro atajo que te lleva por el mal camino.

Tener una lista con recordatorios de diferente índole supone una carga cognitiva que te puedes ahorrar. ¿Te molesta encontrarte una docena de lentejas en un paquete de arroz? Pues eso. El arroz con el arroz y las lentejas con las lentejas.

Vamos a ello, confusiones más habituales a la hora de organizar recordatorios:

• Recordatorios de Siguientes Acciones que no deben ser ejecutadas en un día o momento concreto en la lista «Calendario». Si son recordatorios de siguientes acciones que puedes hacer en cualquier momento se organizan en la lista «Siguientes Acciones».
• Recordatorios de Siguientes Acciones relacionadas con un Proyecto en la lista «Proyectos». Las siguientes acciones se organizan en la lista «Siguientes Acciones». Separadas del proyecto. Un proyecto no es un contenedor de acciones.
• Recordatorios de elementos que no necesitas revisar semanalmente durante tu Revisión Semanal en tu lista «Proyectos». Estos elementos normalmente son Objetivos, que puedes organizar en un checklist que revisarás cuando lo consideres necesario.
• Recordatorios de resultados, que requieren más de un paso para conseguirlos, en tu lista «Siguientes Acciones». En realidad son proyectos, y se organizan en tu lista «Proyectos». Si consideras, por lo que sea, que no necesitas un recordatorio para este proyecto, debes definir y organizar la siguiente acción que te permita avanzar hacia este resultado. Lo que no vale es intentar hacer un 2×1 redactando un recordatorio a medio camino de proyecto y de siguiente acción con la intención de que haga la función de ambos.
• Recordatorios de acciones que aún no son accionables en tu lista «Siguientes Acciones». Esta lista sólo contiene acciones accionables. Si quieres conservar un recordatorio de alguna acción futura, este se organiza en tu Material de Apoyo.
• Recordatorios de acciones delegadas en tu lista «Agendas». Estos recordatorios se organizan en la lista «A la Espera». Es mala práctica dejarlas en la lista «Agendas» de manera perenne para hacer un seguimiento random. Puedes organizar un recordatorio en esta lista cuando efectivamente hayas decidido hacer seguimiento del estado de esta acción delegada, y que lo hayas decidido hacer cuando hables con la persona a quien se lo has delegado.
• Recordatorios de eventos que esperas que sucedan en la lista «A la Espera». Esta lista contiene siguientes acciones delegadas, es decir, cosas que tienen que hacer terceras personas para completar o avanzar en algo que tú quieres conseguir. Si estás pendiente que, por ejemplo, salgan unas entradas a la venta, esto se organizaría —aunque es cierto que puede organizarse también otros sitios— en tu calendario.

Por si te lo estás preguntando, he dejado expresamente para un próximo post las confusiones más habituales en el mundillo de los contextos. 😉

¿Qué te ha parecido esta lista para organizar recordatorios correctamente? Te propongo que en tu próxima Revisión Semanal utilices esta lista para verificar que tienes un sistema organizado y me cuentes cómo te ha ido.

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