«Aprender GTD»: Murió por un empacho de contextos

Seguimos en el paso Organizar de la serie «Aprender GTD» con los contextos. Hoy, como te anticipaba en el anterior post, continuamos con una de las fuentes clásicas de errores o disfunciones que se producen durante la implementación de la metodología GTD.

Los contextos dan, y darán, mucho que hablar. En mi opinión, buena parte de las discusiones y confusiones que conllevan es debido a que, como te cuenta José Miguel Bolívar en este post, la palabra contexto tiene más de un significado en la metodología (significados ciertamente relacionados, pero en definitiva diferentes entre sí).

Por un lado, un contexto significa «lo que necesitas para poder completar una acción determinada» y por el otro es el nombre que le das a una lista donde organizas recordatorios. De esta segunda acepción es de la que vamos a hablar en este post.

Sin duda, entender los cinco pasos como un flujo de trabajo lineal empeora la confusión. ¿En Organizar utilizamos un concepto de Ejecutar? ¿Cómo puede ser que en el paso de Organizar tengamos que pensar en el criterio limitante a la hora de ejecutar la siguiente acción?

En realidad el flujo de trabajo de GTD no es lineal, es más bien holístico. Todo se interrelaciona con todo. Estoy convencido de que si, poco a poco, lo vas interiorizando de este modo, te empezarán a cuadrar muchas cosas. En este caso concreto, descubrirás incluso que Aclarar y Organizar se interrelacionan más de lo que parece y tienen una relación bidireccional.

También resta en la correcta aplicación de los «contextos-lista» la mentalidad de archivista. Para organizarnos, siempre buscamos categorías temáticas donde poner las cosas. Cajones de colores en lugar de cajones de significados.

De esta manera la mayoría de personas, cuando montan por primera vez sus sistemas, hacen un ejercicio teórico para encontrar cuáles son estas categorías. Además, con el miedo de no dejarse ninguna. No sea que no sepan donde aterrizar una teórica siguiente acción que, en realidad, nunca va a llegar.

Y nacen sistemas que son verdaderos mastodontes, poco funcionales, lo que representa un notable punto de fricción. ¿GTD es complicado? Amigo/a, eres tú quien lo complica.

El ejercicio que yo te recomiendo es hacer el camino contrario, sin complicarte, empieza por lo básico. Y lo básico es comenzar —incluso— con una sola lista «Siguientes Acciones» (lo que sería un sistema SIN «contextos-lista») o bien con los «contextos-lista» básicos que puedes encontrar en los libros de David Allen.

A partir de aquí, con la experiencia, ya irás refinando para conseguir disponer de un sistema totalmente integrado.

Te recomiendo también, huir como de la peste del «¿Cuáles tienes tú?» o del «Yo tengo estos y me van muy bien». Anda que no he visto yo sistemas con «contextos-lista» copiados de otras personas y vacíos in aeternum. Pero claro, ya sabes como somos las personas: es más fácil copiar que pensar.

¿Qué quiero decirte? Que, para hacerlo bien, no copies: piensa.

Tampoco es raro que los «contextos-lista» vayan cambiando según evolucione tu vida. Y según evoluciones en el camino para dominar GTD. Sin ir más lejos, yo hice un cambio radical en mi enfoque respecto a los contextos hace tan sólo unos meses —y llevo más de 10 años usando GTD—.

Así que, para que este punto no se convierta en un punto negro, lo primero que es necesario entender es la utilidad de los «contextos-lista». Para disponer de un número de ellos que sea óptimo y funcional. Y para eso me remito al mismo David Allen.

How discrete these categories will need to be will depend on (1) how many actions you actually have to track; and (2) how often you change the contexts within which to do them.

Lo que viene a recordarte aquí Allen es la regla sagrada para casi todo: cuantos menos mejor, pero todos los necesarios.

El número ideal de listas para disponer de un sistema completamente integrado te lo da la combinación de dos variables: (1) cuantas siguientes acciones manejas y (2) cuánto te mueves/cambias de entorno/estado —interpretando entorno/estado de una manera muy, muy amplia—.

En mi experiencia, la buena práctica es ir de menos a más. En la medida en la que se te van petando las listas, vas pensando en maneras de dividirlas con base a los posibles cambios de contexto que tengan sentido para ti. Haz que sea un ejercicio empírico, no teórico.

Ejemplo:

Lista única de «Siguientes Acciones» → se convierte en inmanejable
La divido en → @Casa @Oficina @Recados → @Oficina se me peta
La divido en → @Ordenador @Oficina → @Ordenador se me peta
La divido en → @Chrome @Word @Excel @Outlook

Esta evolución hacia un esquema adecuado —ni muchos ni pocos— de «contextos-lista», en definitiva te permite:

1. Disponer de listas más cortas, más apetecibles y que te permiten ver lo que tiene sentido en cada momento.
2. Aumentar la calidad de tus elecciones sobre qué hacer en cada momento, ya que dispones de un reducido número de opciones.
3. Ayudar a darle más finezza a la definición de nuestras siguientes acciones, es como una doble verificación de que aclaras y organizas bien —la relación bidireccional que te mencionaba al principio—. ¿Tengo lo que necesito para ejecutarla? ¿Es realmente el verbo correcto?.
4. Trabajar por contexto te permite ser una persona más productiva porque aprovechas mucho mejor tu energía mental que si estás cambiando constantemente.

Y eso no es todo, hay mucha más chicha con los «contextos-lista», así que voy a continuar con ello en el próximo post de la serie…

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