#AprenderGTD: Cómo definir correctamente las siguientes acciones

En el anterior post de la serie, #AprenderGTD: El Santo Grial de GTD, empecé a desmenuzar el paso de aclarar, donde me centraba en la necesidad de vaciar completamente tus bandejas de entrada. Hoy voy a continuar con este paso centrándome en un punto de fricción que vas a reconocer enseguida: cómo definir correctamente las siguientes acciones.

En el paso de aclarar, cuando hemos tomado la decisión de que algo es accionable —ojo que en GTD nunca se pregunta ¿requiere acción?— debemos definir cuál es exactamente la siguiente acción. Es decir, la inmediata actividad física y observable que se va a necesitar hacer para que lo que sea se mueva, avanzando hacia —o completando— la consecución de algo. 

¿Te ha quedado claro? ¿Sí? Pues —basándome en mi experiencia como formador— me temo que probablemente no sea así. Te invito a leer otra vez, y despacito, el párrafo anterior.

Y es que como dice David Allen: This is both easier and more difficult than it sounds. Tan fácil, pero a la vez tan difícil. La definición de siguiente acción nos parece tan evidente, tan de Perogrullo, que atajamos en su comprensión. Es normal, antes de GTD nadie piensa realmente en «modo» siguiente acción. De esto precisamente hablaba hace poco en el post Definir tu trabajo con proyectos y siguientes acciones. 

Es tremendamente frecuente que, producto de un análisis rápido en el paso de aclarar, nos vayamos a algo de mayor entidad que lo que realmente es una siguiente acción. Tienes que pensar bien en qué es lo que viene a continuación. 

Una siguiente acción tiene que ser extremadamente concreta y también muy granular. Tanto, que incluso muchas personas sienten cierta reticencia a definir la siguiente acción as it is porque les parece poco grandilocuente. 

«No sea que mi jefa vea mi lista de recordatorios y me devuelva a primaria para que me enseñen a escribir con toda la pompa» 😉

Muchas veces, especialmente si tenemos poca experiencia en GTD, la redacción ya puede parecernos suficientemente clara y evidente, pero si rascamos un poco… llegan las sorpresas. 

Se me ha estropeado el lavaplatos… ¿Cuál es la siguiente acción?

• Fácil, lo primero que se te ocurre: Comprar un lavaplatos nuevo

Venga pues, adelante, hazlo…

• Ui, espera, antes necesito las medidas. 
• Y tengo que hablar con mi pareja del presupuesto. 
• Por cierto, ¿cómo se llamaba aquél outlet de electrodomésticos? 

Como puedes ver, «comprar un lavaplatos» —aunque te lo haya parecido— no es la inmediata actividad física y observable que vas a necesitar hacer para avanzar hacia disponer de un lavaplatos nuevo.

The Action Step Needs to Be the Absolute Next Physical Thing to Do. David Allen.

En realidad, en el ejemplo has definido tres siguientes acciones:

• Tomar las medidas del espacio que hay en la cocina para el lavaplatos
• Hablar con mi pareja sobre cuánto podemos invertir en un lavaplatos
• Enviarle un WhatsApp a mi cuñado para que me mande el enlace web del outlet de electrodomésticos

Cómo te decía, este es un punto de fricción muy habitual cuando estás implementando GTD. Muchas personas piensan que han determinado cuál es la siguiente acción, pero cuando la «aterrizan» en realidad no lo es.  

En este paso lo que necesitas es tomar decisiones, y ya sabes lo que pasa, esto no termina de gustarnos. Así que mantener cierta promiscuidad en esta toma de decisiones nos viene de perlas. Aclarar es un proceso clave de pensamiento y nos facilita el proceso. Porque si no decides ahora, tendrás que hacerlo dentro de un rato, y cada vez que te pongas con ello. Si no concretas cuál es tu decisión estarás tirando energía mental. Es imprescindible que finalices el proceso de pensamiento. Decide lo que quieras, pero decide algo. 

Otro ejemplo muy frecuente y muy evidente de esto que te estoy contando es utilizar verbos del estilo «Hablar con…». Si volvemos al lavaplatos, habrás visto que el verbo de una de las siguientes acciones era precisamente hablar. Pues este hablar, es porque yo he decidido que lo voy a hablar en persona, en casa. En este caso sí que representa una actividad física concreta.

Pero este «hablar» puede ser igualmente etéreo y refugio de una falta de decisión. Porque estarás de acuerdo conmigo que muchas veces cuando piensas en hablar, las opciones pueden ser múltiples, puedes hablar en persona —como en el ejemplo—, puedes hacer una llamada, puedes tener una conversación por WhatsApp, o por Teams, o por …

Cuando aclares, decide y define la siguiente acción, no es lo mismo hablar de tal tema en nuestra próxima reunión, que descolgar el teléfono para hablarlo. Decide lo que quieras, pero decide algo. Concreta.

Puedes estar pensando que te la estoy liando y que te estoy complicando, que tú, con un nivel de definición vago ya tienes suficiente. Si sigues este camino, sin definir correctamente las siguientes acciones te resistirás a hacerlas, lo que te llevará a procrastinar. Definir correctamente las siguientes acciones te garantiza el engagement apropiado.

Aclarar no es perder el tiempo, es invertir bien tu tiempo y energía en pensar bien y de una sola vez.

Photo by Hannah Olinger on Unsplash

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