#AprenderGTD: Si no vacías no aplicas GTD®

Vamos dejando atrás los puntos de fricción que nos encontramos al capturar y empezamos el tránsito de la serie #AprenderGTD hacia el siguiente paso: aclarar. Y lo vamos a hacer, precisamente, en el punto donde los dos pasos se dan la mano: el momento de vaciar los contenedores donde hemos —o se nos han— capturado todas aquellas cosas que llaman nuestra atención.

Si no los vaciamos con regularidad, esta primera sensación de control que logramos con la captura se desvanece, ya que cambiamos el estrés que nos genera el ruido de las cosas que tenemos en nuestra cabeza por el estrés de saber que tenemos los contenedores llenos de cosas. 

Como bien sabes, en GTD® las capturas están temporalmente en estos contenedores. Estas capturas necesitan ser transformadas y organizadas en tu sistema. No basta con capturar lo que llama tu atención y dejarlo allí. Es imprescindible vaciar regularmente todos nuestros contenedores —bandejas de entrada—.

Si bien es verdad que cuando capturas algo esto deja de generarte ruido mental, el efecto es sólo temporal, ya que si no tomas una decisión al respecto, tardará poco en volver a meterse en tu cabeza.

He observado que muchas personas aplican mal este paso y lo utilizan sólo en base a esa primera sensación de control. Para ellas, las bandejas de entrada son sólo un parking de elementos del tipo «me tengo que acordar de…» o «me lo apunto para que no se me olvide». Reconocerás este comportamiento porque es el típico uso de los Post-it. Y esto no es ni el paso de capturar, ni es GTD®. Punto negro de manual.

Si crees que el paso de capturar sólo es esto que te acabo de describir, se caerán en cascada todos los beneficios que te proporciona la metodología y para ti no tendrán sentido el resto de pasos.

El otro día te contaba que pensar nos cuesta. Y aclarar es pensar en pura esencia. 

Así que si ya puedo sobrevivir con una mínima sensación de control ¿para qué me voy a complicar? Campo abonado pues para buscar estrategias menos exigentes.

Y una de ellas es la que te contaba, le vas echando un vistazo a tus bandejas de entrada de vez en cuando para ver si hay algo que queme, y vas tirando. Pero nada de aclarar…

Utilizas los contenedores de captura como una pseudo-lista amorfa de recordatorios de corto plazo. Y quizá sí que, de vez en cuando, aclares y organices alguna cosa que hace días que está en la bandeja de entrada.

Pensamos que aclarar regularmente entorpece el flujo de trabajo al que estamos acostumbrados —modo de trabajo según surge, reactivo totalmente—, o que es imposible mantener la cadencia de capturar y aclarar, porque la realidad avanza demasiado deprisa. Que si la abuela fuma: tú lo que no quieres es cambiar.

Todas estas creencias significan puntos de fricción a la hora de implementar el paso de aclarar. 

Te habrás fijado que, al principio del post, insistía en la importancia de vaciar. De entrada, te puede parecer el verbo más tonto de los tres que conforman el paso de aclarar (pensar, decidir y vaciar). 

Pero para mí es el más importante. Porque es el indicador indiscutible de que vas por el buen camino. Hasta que no vacíes —al aclarar— por completo tus bandejas de entrada, no estarás aplicando GTD®.

Si al aclarar picoteas entre elementos, o sencillamente sólo llenas tus bandejas de entrada y les echas un vistazo de vez en cuando, lo estás haciendo mal. Con el añadido que cada día que pasa es peor, porque vas acumulando y acumulando…

Mi propuesta para vencer esta fricción es que, si ves que te cuesta establecer el hábito de aclarar regularmente, predefinas unos momentos en tu día a día para aclarar. De alguna manera fuerza una rutina para empezar a coger tracción y «oblígate» a aclarar dejando a cero tus bandejas de entrada. 

Como te digo habitualmente, para hacer este ejercicio, utiliza el sentido común. Mayor frecuencia de aclarado, menos elementos que aclarar, menos pereza. Si, por ejemplo, dejas el aclarado para última hora de tu jornada laboral, probablemente tengas mucho que hacer con muy poca energía disponible, situación ideal para una buena dosis de procrastinación. De todos modos, no hay una receta concreta para ello, cada persona tiene su realidad. Lo que sí puedo asegurarte es que, en todas las realidades, aclarar como toca es perfectamente viable.  

Nunca menosprecies el poder de vaciar tus bandejas de entrada.

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